Taloyhtiön hallitus: miljoonien omaisuus harrastajien käsissä

Johdanto: miljoonien yritys iltaharrastuksena

Suomalaisen kotitalouden suurin yksittäinen omaisuuserä on useimmiten asunto, ja valtaosa kaupunkiasunnoista on asunto-osakeyhtiössä. Silti tätä omaisuutta johtaa lähes aina joukko naapureita, jotka kokoontuvat muutaman kerran vuodessa kerhohuoneeseen kahvikupin ääreen. Heillä ei yleensä ole koulutusta, perehdytystä eikä juuri palkkiota. Heillä on kuitenkin lakisääteinen vastuu rakennuksesta, jonka jälleenhankinta-arvo mitataan kymmenissä miljoonissa euroissa.

Tämä ristiriita on suomalaisen asumisen ehkä vähiten puhuttu rakenteellinen ongelma. Pörssiyhtiön hallitukseen ei valita ketään vain siksi, että hän sattuu asumaan pääkonttorin vieressä ja ehtii tiistai-iltaisin. Taloyhtiössä juuri näin toimitaan, ja useimmiten se myös toimii, kunnes jotain menee pieleen. Silloin vahinko on usein suuri, pitkäkestoinen ja kaikkien osakkaiden maksettavaksi jäävä.

Yle kuvasi asetelman osuvasti jo vuonna 2016 otsikolla Suuri vastuu, pieni kokouspalkkio – miljardiomaisuutta hoidetaan vapaaehtoisvoimin. Jutun luvut ovat edelleen puhuttelevia: noin 250 000 suomalaista istuu taloyhtiöiden hallituksissa, ja 97 prosenttia hallituksista on valittu asukkaiden joukosta. Ulkopuolisia ammattilaisia oli tuolloin noin 2 500 taloyhtiössä, ja palkkiot liikkuivat isännöintiyrittäjän sanoin "kympeissä, korkeintaan reilussa satasessa vuositasolla".

Kymmenessä vuodessa paljon on muuttunut. Korjausvelka on kasvanut, rakennuskustannukset ovat nousseet, korot palasivat nollan tuntumasta arkeen, ja energiatehokkuusvaatimukset kiristyvät. Suuri osa 1960–1980-lukujen kerrostalokannasta on nyt tai pian linjasaneerauksen, julkisivukorjauksen tai vesikaton uusimisen edessä. Päätökset, joita hallitukset tekevät, ovat kasvaneet sekä rahassa että monimutkaisuudessa. Hallitustyön perusmalli on silti pysynyt lähes ennallaan.

Tässä kirjoituksessa käyn läpi, mitä taloyhtiön hallitukselta laissa odotetaan, miltä amatöörimäisyys arjessa näyttää, miksi se tulee kalliiksi ja mitä hallitusammattilaiset voivat muuttaa. Tarkoitus ei ole moittia vapaaehtoisia. Useimmat hallituksen jäsenet tekevät työtä hyvässä uskossa, omalla ajallaan ja usein kiitosta saamatta. Ongelma on järjestelmässä, joka jättää miljoonaomaisuuden hoidon sattuman, jaksamisen ja naapurisovun varaan.

Kirjoitus on pitkä, koska aihe on laaja. Jos olet hallituksen jäsen, puheenjohtaja tai osakas, joka on joskus ihmetellyt, miksi yhtiökokouksessa päätetään asioista puolen tunnin keskustelun perusteella, tämä teksti on sinulle.

Mitä Ylen juttu kertoi

Ylen toimittaja Heikki Rönty kokosi lokakuussa 2016 yhteen kolme suomalaisen yhteiskunnan vapaaehtoisvoimin pyörivää hallintojen kerrosta: taloyhtiöiden hallitukset, yksityistiekunnat ja kuntien luottamushenkilöt. Yhteinen nimittäjä on, että suurta omaisuutta ja pitkävaikutteisia päätöksiä hoidetaan ihmisvoimin, joille työ on sivuasia.

Jutun keskeiset luvut:

Lähde: Yle 6.10.2016.

Suomen Kiinteistöliiton apulaispäälakimies Kristel Pynnönen totesi jutussa, että 97 prosenttia taloyhtiöiden hallituksista koostuu asukkaista. Ulkopuolisia hallitusammattilaisia oli valittu noin 2 500 taloyhtiöön, ja tyypillisesti silloin, kun edessä oli iso korjaushanke. Havainto on tärkeä: ammattilaista ei haeta ennaltaehkäisevästi, vaan vasta kun tilanne on jo vaativa.

Kajaanilainen isännöintiyrittäjä Kari Korhonen kuvasi palkkiotasoa ytimekkäästi: taloyhtiön hallituksen jäsenelle maksetaan vuodessa kymppejä, korkeintaan reilu satanen. Vertailukohtana kunnan lautakunnan kokouspalkkio oli yhdestä kokouksesta 15–355 euroa. Taloyhtiön hallituksen jäsen voi siis vastata miljoonien eurojen omaisuudesta pienemmällä korvauksella kuin kunnan johtokunnan jäsen saa yhdestä illasta.

Jutun johtopäätös ei ollut, että palkkioiden nostaminen korjaisi ongelman. Päinvastoin: raha ei yksinään tuo osaamista eikä halukkuutta. Yksityisteiden asiantuntija Jaakko Rahja kiteytti, että talkoilla tekeminen on katoavaa kansanperinnettä. Ihmiset ovat kiireisiä, asuvat lyhyemmän aikaa samassa paikassa ja odottavat palveluja ostettavan valmiina. Samalla ammattilaispalvelujen käyttö kasvaa, erityisesti suurissa taloyhtiöissä Etelä-Suomessa.

Mikä jutussa oli olennaista

Ylen artikkeli ei ollut paljastusjuttu, eikä siinä nimetty yhtään epäonnistunutta taloyhtiötä. Sen voima oli mittakaavassa. Kun lukuja katsoo rinnakkain, näkee järjestelmän, jossa merkittävä osa kansallisvarallisuudesta on vapaaehtoisten ja satunnaisesti valittujen ihmisten hoidossa. Kiinteistöliiton oma kysely vuodelta 2022 kertoo, että vain 3 prosenttia taloyhtiöistä käytti ulkopuolista hallitusammattilaista (Kiinteistölehti). Kuusi vuotta ei muuttanut kuvaa juuri lainkaan.

Toinen olennainen havainto on ajoitus. Ammattilainen valitaan hallitukseen yleensä vasta kun iso hanke on käsillä. Silloin monet kalliit virheet, kuten puutteellinen kuntotutkimus, epäselvä hankesuunnitelma tai lähes tyhjä korjaussuunnitelma, on jo tehty. Ammattilainen tulee paikkaamaan, ei rakentamaan.

Kolmas havainto on hiljainen oletus siitä, että vapaaehtoisuus on hyve itsessään. Suomalaisessa kulttuurissa talkootyöllä on arvostettu asema, ja se on ymmärrettävää. Mutta talkooperinne toimii parhaiten silloin, kun tehtävä on yksinkertainen ja virheen hinta pieni. Pihan haravointi on talkootyötä. Viiden miljoonan euron putkiremontin hankintapäätös ei ole.

Kymmenen vuotta myöhemmin juttu on ajankohtaisempi kuin julkaistessaan. Seuraavissa luvuissa katsotaan, mitä hallitukselta oikeastaan odotetaan ja miksi odotukset ja todellisuus ovat niin kaukana toisistaan.

Mitä laki hallitukselta vaatii

Asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009) ei tunne käsitettä "harrastelijahallitus". Laki asettaa taloyhtiön hallitukselle samantyyppisen huolellisuusvelvollisuuden kuin osakeyhtiölaki tavalliselle yritykselle. Yhtiön johdon on huolellisesti toimien edistettävä yhtiön etua. Mittapuu ei jousta sen mukaan, onko jäsen insinööri, eläkkeellä oleva opettaja vai opiskelija, joka suostui ehdokkaaksi, koska kukaan muu ei suostunut.

Hallituksen ydintehtävät

Laki ja Kiinteistöliiton ohjeistus (Kiinteistöliitto: Taloyhtiön hallitus) kuvaavat hallituksen roolin suunnilleen näin:

• Hallinto ja toiminnan järjestäminen. Hallitus vastaa siitä, että yhtiön asiat hoidetaan asianmukaisesti ja kirjanpito ja varainhoito on luotettavasti järjestetty.
• Isännöitsijän valinta ja valvonta. Hallitus valitsee isännöitsijän, sopii palkkiosta ja valvoo, että työ tehdään.
• Yhtiökokouksen valmistelu. Hallitus laatii tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja talousarvion sekä tekee esitykset, joista osakkaat päättävät.
• Kunnossapitotarveselvitys. Hallituksen on annettava varsinaiselle yhtiökokoukselle selvitys rakennuksen kunnossapitotarpeesta seuraavan viiden vuoden aikana.
• Päätösten toimeenpano. Hallitus toteuttaa yhtiökokouksen päätökset talousarvion puitteissa.
• Kiireelliset toimet. Äkillisissä tilanteissa, kuten vesivahingon tai tulipalon lisävahinkojen estämisessä, hallitus voi toimia ilman yhtiökokousta ja saattaa asian jälkikäteen yhtiökokouksen tietoon.

Hallituksessa on lain oletussäännön mukaan kolmesta viiteen varsinaista jäsentä, ellei yhtiöjärjestys määrää toisin. Hallituksen jäsenen ei tarvitse olla osakas eikä asua talossa. Tämä pieni yksityiskohta on koko hallitusammattilaisuuden juridinen perusta: laki ei koskaan edellyttänyt, että hallitus koostuu asukkaista. Se on vain käytäntö.

Yhdenvertaisuus ja eturistiriidat

Hallituksen on kohdeltava kaikkia osakkaita yhdenvertaisesti. Se ei saa tehdä päätöksiä, jotka tuottavat osakkaalle tai muulle epäoikeutettua etua toisen osakkaan tai yhtiön kustannuksella. Lisäksi esteellisyyssäännöt kieltävät hallituksen jäsentä osallistumasta sellaisen asian käsittelyyn, jossa hänellä on olennainen henkilökohtainen intressi.

Paperilla tämä kuulostaa itsestään selvältä. Käytännössä asukkaista koostuvassa hallituksessa jokainen jäsen on samalla osakas, naapuri ja usein myös osapuoli. Kun päätetään parvekkeiden korjausjärjestyksestä, piharemontin laajuudesta, autopaikkojen jaosta tai siitä, kenen kylpyhuoneen vuoto on yhtiön vastuulla, puheenjohtaja istuu pöydän molemmin puolin. Esteellisyyttä arvioidaan harvoin, kirjataan vielä harvemmin, ja naapuri huomaa sen yleensä vasta kun on jo kiukkuinen.

Vahingonkorvausvastuu

Asunto-osakeyhtiölain vahingonkorvaussäännöt ovat lukijalle usein yllätys. Hallituksen jäsen vastaa vahingosta, jonka hän on tehtävässään huolellisuusvelvollisuutta rikkoen tahallaan tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhtiölle. Vastuu voi ulottua myös osakkaalle tai muulle aiheutettuun vahinkoon, jos se on aiheutettu rikkomalla lakia tai yhtiöjärjestystä.

Tärkeä yksityiskohta on todistustaakka. Jos vahinko on aiheutettu rikkomalla lakia tai yhtiöjärjestystä, hallituksen jäsenen on itse näytettävä, että hän toimi huolellisesti. Pelkkä "en tiennyt" ei ole puolustus. Vastuu on henkilökohtainen, ja useamman vastuullisen kesken se on lähtökohtaisesti yhteisvastuullinen.

Tästä seuraa epämukava tosiasia. Laki kohtelee taloyhtiön hallituksen jäsentä kuin yritysjohtajaa, mutta yhtiö palkitsee häntä kuin talkoolaista. Kiinteistöliiton kyselyn mukaan hallituksen jäsenen vuosipalkkion mediaani oli 200 euroa ja puheenjohtajan 370 euroa. Vastuun ja korvauksen suhde on väärin päin, eikä kukaan ole koskaan varsinaisesti päättänyt, että näin pitää olla.

Vastuuvapaus ei ole taikasana

Monessa yhtiökokouksessa vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle on rutiininomainen esityslistan kohta, joka hyväksytään nuijan kopautuksella. Vastuuvapaus kuitenkin koskee vain niitä asioita, joista yhtiökokous on saanut oikeat ja riittävät tiedot. Jos olennaista tietoa on jäänyt kertomatta, vastuuvapaus ei suojaa. Moni hallituksen jäsen elää virheellisessä käsityksessä, että kevätkokous nollaa menneen vuoden riskit.

Mitä laki ei sano

Laki ei vaadi hallituksen jäseneltä koulutusta, perehdytystä, kokemusta eikä edes perusymmärrystä tilinpäätöksestä. Kuka tahansa täysivaltainen ihminen voidaan valita. Tämä on demokraattisesti kaunis periaate, mutta se tarkoittaa myös, että osaamistaso on täysin sattumanvarainen. Kahdessa naapuritalossa voi olla toisessa hallitus, jossa istuu rakennusinsinööri, kirjanpitäjä ja juristi, ja toisessa hallitus, jossa kukaan ei ole koskaan lukenut kuntoarviota.

Miltä amatöörimäisyys näyttää arjessa

Amatöörimäisyys ei taloyhtiössä näy yksittäisenä katastrofina vaan satojen pienten puutteiden summana. Harva hallitus tekee yhtä selvää virhettä. Useimmat tekevät vuosien mittaan kymmeniä pieniä laiminlyöntejä, jotka kasautuvat. Seuraavat tilanteet ovat tuttuja jokaiselle, joka on istunut muutaman vuoden taloyhtiön hallituksessa tai lukenut kiinteistöalan palstoja.

Kokous ilman valmistelua

Hallituksen kokouskutsu tulee sähköpostilla kaksi päivää ennen kokousta. Liitteitä on kuusi, ja niistä kaksi on skannattuja tarjouksia, joiden vertailu vaatisi tunnin keskittymistä. Kokouksessa isännöitsijä käy asiat läpi, hallituksen jäsenet nyökkäävät, ja päätös kirjataan muodossa "hallitus päätti hyväksyä isännöitsijän esityksen". Kukaan ei ole lukenut urakkasopimuksen ehtoja, eikä kukaan kysy, miksi halvin tarjous oli 30 prosenttia muita halvempi.

Tässä ei ole kyse laiskuudesta. Hallituksen jäsenet ovat töissä, hoitavat lapsiaan ja elävät omaa elämäänsä. Taloyhtiön asiat kilpailevat kaiken muun kanssa, ja ne häviävät useimmiten. Tulos on hallitus, joka ei johda vaan kuittaa.

Kaikki tieto yhden ihmisen päässä

Monessa taloyhtiössä on yksi pitkäaikainen puheenjohtaja, joka muistaa, milloin katto on viimeksi tarkastettu, miksi vesikalusteiden vaihtoa lykättiin 2010-luvulla ja kuka urakoitsija jätti takuuasiat kesken. Hän on korvaamaton, kunnes hän muuttaa pois, sairastuu tai kyllistyy. Silloin taloyhtiön institutionaalinen muisti katoaa kerralla, koska mitään ei ole kirjattu järjestelmällisesti.

Yritysmaailmassa tätä kutsuttaisiin avainhenkilöriskiksi, ja siihen puututtaisiin. Taloyhtiössä sitä pidetään onnena: onneksi Pertti jaksaa vielä.

Pöytäkirjat, joista ei selviä mitään

Hallituksen pöytäkirja on taloyhtiön tärkein asiakirja myöhemmän riidan, vakuutusasian tai vastuukysymyksen kannalta. Silti tyypillinen pöytäkirja on puolen sivun luettelo otsikoita ja sanoja "merkittiin tiedoksi" ja "päätettiin esityksen mukaisesti". Perusteluja ei kirjata, vaihtoehtoja ei mainita, ja päätöksen taustalla olleet asiakirjat ovat isännöitsijän sähköpostissa, josta ne katoavat isännöitsijän vaihtuessa.

Kun kolmen vuoden päästä osakas kysyy, miksi julkisivukorjauksessa valittiin ohutrappaus eikä lisäeristystä, kukaan ei muista. Huolellisuus, jota laki vaatii, on mahdotonta osoittaa, koska sitä ei dokumentoitu.

Tarjouspyyntö yhdelle tutulle

Pienissä hankinnoissa, kuten pihatöissä, porraskorjauksissa tai pesutupien uusimisessa, tarjouspyyntö lähtee usein yhdelle tai kahdelle urakoitsijalle. Valinta perustuu siihen, että joku hallituksessa tuntee jonkun, tai että sama firma teki edellisenkin työn. Kilpailuttamisen puute ei ole rikos, mutta se nostaa hintoja ja altistaa taloyhtiön eturistiriidoille, joita kukaan ei tunnista eturistiriidoiksi.

Riitely ja henkilökemia

Kotitalo-lehden haastattelema isännöitsijä kertoi tilanteesta, jossa hallituksen sisäiset ristiriidat ratkaistiin palkkaamalla ulkopuolinen hallitusammattilainen puheenjohtajaksi (Kotitalo 2019). Tapaus on tyypillinen. Kun naapurit päättävät toistensa asioista, jokainen erimielisyys muuttuu henkilökohtaiseksi. Hallituksen jäsen, joka vastustaa parvekelasitusten lupaa, tapaa hakijan rappukäytävässä joka aamu.

Seurauksena monet hallitukset välttävät konflikteja lykkäämällä päätöksiä. Epämiellyttävä vastikkeen korotus jää esittämättä, koska joku kokouksessa valittaa aina. Lykkääminen ei poista kustannusta, se vain siirtää sen tuleville osakkaille korkoineen.

Hallitus, johon kukaan ei halua

Monessa taloyhtiössä yhtiökokouksen suurin ongelma on saada hallitukseen ylipäätään ehdokkaita. Valituksi tulee se, joka ei ehdi kieltäytyä, tai se, joka on uusi eikä vielä tiedä, mihin lupautuu. Kotitalon jutussa ehdokkaiden puute mainitaan yhtenä kolmesta pääsyystä palkata ammattilainen.

Kun hallitus kasataan vastahakoisista jäsenistä, sen työ on vastahakoista. Kukaan ei ota omistajuutta, ja vastuu siirtyy käytännössä isännöitsijälle, jolla on kymmeniä muita kohteita.

Osaamisen aukot

Taloyhtiön hallituksen pitäisi ymmärtää vähintään seuraavia asioita:

• tilinpäätös, tase ja kassavirta
• lainojen rakenne, korkoriski ja lainaosuuksien kohdistaminen
• rakennustekniikan perusteet ja kuntotutkimusten tulkinta
• urakkamuodot, urakkasopimusten yleiset säännöt (YSE) ja takuuajat
• asunto-osakeyhtiölain kunnossapitovastuun jako
• vakuutusehdot ja vahinkojen käsittely
• energiatehokkuus, tukiohjelmat ja taloyhtiön investointien kannattavuus
• hankintojen kilpailuttaminen ja sopimusten valvonta

Kukaan ei hallitse kaikkea tätä, eikä kenenkään tarvitse. Hyvässä hallituksessa osaaminen jakautuu jäsenten kesken. Asukashallituksessa jako on sattumaa. On tavallista, että viidestä jäsenestä yksikään ei osaa lukea kuntoarviota kriittisesti tai arvioida, onko pankin tarjoama lainamarginaali kohtuullinen.

"Isännöitsijä hoitaa"

Kenties yleisin amatöörimerkki on ajatus, että isännöitsijä hoitaa kaiken. Isännöitsijä on kuitenkin hallituksen alainen toimitusjohtaja, ei sen korvike. Jos hallitus ei aseta tavoitteita, valvo toteutumista eikä kyseenalaista esityksiä, taloyhtiöllä ei ole johtoa lainkaan. Siihen palataan tarkemmin omassa luvussaan.

Korjausvelka ja huonot remonttipäätökset

Taloyhtiön hallituksen tärkein yksittäinen tehtävä on pitää rakennus kunnossa taloudellisesti järkevällä tavalla. Juuri tässä amatöörimäisyys tulee kalleimmaksi, koska korjauksen ajoitus, laajuus ja toteutustapa ratkaisevat kymmenien vuosien kustannukset.

Korjausvelka on hiljaista velkaa

Korjausvelka tarkoittaa sitä rahasummaa, joka tarvittaisiin rakennuksen saattamiseen hyvään kuntoon. Se ei näy taseessa, sitä ei tarvitse ilmoittaa isoilla kirjaimilla, eikä siitä makseta korkoa pankille. Siksi sitä on helppo kasvattaa huomaamatta.

Korjausvelka syntyy tyypillisesti näin: vesikatto on käyttöikänsä lopussa, mutta hallitus päättää paikkailla vielä muutaman vuoden. Julkisivun halkeamat merkitään kuntoarvioon, mutta niistä ei teetä kuntotutkimusta. Viemärien kuvaus tilataan, tulos on huolestuttava, ja raportti arkistoidaan. Jokainen yksittäinen lykkäys vaikuttaa perustellulta: vastiketta ei haluta nostaa, osakkailla on jo lainaa, ja ehkä tilanne ei ole niin paha kuin raportti antaa ymmärtää.

Lopulta lykkääminen muuttuu kalliiksi kahdella tavalla. Ensinnäkin rakenteet vaurioituvat lisää: vuotava katto kastelee ullakon, rikkinäinen julkisivu päästää kosteutta eristeisiin, ja vanha viemäri alkaa vuotaa rakenteisiin. Toiseksi korjauksista tulee pakkotilanteita, jolloin neuvotteluasema urakoitsijoihin ja rahoittajiin on heikko.

Asuntokaupan näkökulma

Korjausvelka siirtyy asunnon mukana. Kun osakas myy asuntonsa, ostaja perii tulevat vastikkeet ja rahoitusvastikkeet. Tämä luo hallitukselle epäterveen kannustimen: nykyiset osakkaat, jotka suunnittelevat myyntiä, hyötyvät lykkäämisestä, jos ostaja ei osaa hinnoitella tulevia korjauksia. Hallituksessa istuu usein juuri näitä osakkaita.

Ammattimainen hallitus ei voi poistaa tätä jännitettä, mutta se voi tehdä korjausvelan näkyväksi. Selkeä pitkän tähtäimen kunnossapitosuunnitelma, johon on merkitty toimenpiteet, arviohinnat ja vuodet, parantaa kaikkien osapuolten tietoa, myös ostajien. Asunto-osakeyhtiölain vaatima viiden vuoden kunnossapitotarveselvitys on minimi, ei tavoite. Monessa taloyhtiössä se on muutaman rivin luettelo, joka kopioidaan vuodesta toiseen.

Hankkeen suunnittelu: kalleimmat virheet tehdään ensin

Iso korjaushanke etenee karkeasti näin:

1. kuntoarvio ja tarvittavat kuntotutkimukset
2. hankesuunnittelu: vaihtoehdot, laajuus, kustannusarvio ja aikataulu
3. osakkaiden informointi ja yhtiökokouksen päätös hankesuunnitelmasta
4. toteutussuunnittelu ja urakka-asiakirjat
5. urakoitsijan kilpailutus ja valinta
6. rahoitus: lainan kilpailutus ja lainaosuuksien määritys
7. toteutus, valvonta ja vastaanotto
8. takuuaika ja takuutarkastus

Amatöörihallitus kiinnittää eniten huomiota kohtiin viisi ja kuusi, koska niissä puhutaan rahasta ja niistä osakkaat kysyvät. Todellinen vaikutusmahdollisuus on kuitenkin kohdissa yksi ja kaksi. Jos kuntotutkimus on suppea, hankesuunnitelmasta tulee epävarma. Jos hankesuunnitelmassa ei ole vertailtu vaihtoehtoja, taloyhtiö ei tiedä, maksaako se oikeasta ratkaisusta. Jos urakka-asiakirjat ovat puutteelliset, urakoitsija laskuttaa lisätöitä, ja ne ovat urakan kalleinta osaa.

Tyypillinen virhe on säästää suunnittelussa. Hallitus kysyy, miksi suunnittelija veloittaa kymmeniä tuhansia euroja "papereista", ja valitsee halvimman konsultin. Suunnittelukustannus on murto-osa koko hankkeesta, mutta sen laatu ratkaisee, kuinka paljon lisätöitä ja riitoja syntyy toteutuksessa.

Valvonta ja vastaanotto

Toinen yleinen virhe on luottaa siihen, että urakoitsija valvoo itseään. Taloyhtiöllä on oltava oma, riippumaton valvoja, jonka työ on dokumentoida puutteet ja pitää urakoitsija sopimuksessa. Valvojan raportteja pitää myös lukea. Hallitus, joka ei ymmärrä valvojan huomautuksia, ei pysty painostamaan urakoitsijaa korjaamaan niitä.

Vastaanottotarkastuksessa ja takuutarkastuksessa taloyhtiö käyttää viimeiset mahdollisuutensa vaatia virheiden korjaamista urakoitsijan kustannuksella. Jos takuutarkastus unohtuu tai sitä ei tilata ajoissa ennen takuuajan päättymistä, taloyhtiö menettää oikeuksiaan. Tällaiset aikarajat katoavat helposti, kun hallitus vaihtuu hankkeen aikana, ja näin usein käy, koska ison remontin jaksava hallituksen jäsen on harvinaisuus.

Energiaremontit ja uudet vaatimukset

Viime vuosina hallitusten pöydälle on tullut kokonaan uusi asiakokonaisuus: energiatehokkuus. Maalämpö, poistoilmalämpöpumput, aurinkopaneelit, sähköautojen latauspisteet ja kysyntäjoustoon perustuvat ohjausjärjestelmät ovat investointeja, joiden kannattavuus riippuu energian hinnasta, tuista, rahoituksesta ja rakennuksen teknisestä kunnosta. EU:n rakennusten energiatehokkuusdirektiivin uudistus tuo lisäksi tulevina vuosina uusia velvoitteita, joiden kansallinen toimeenpano on vielä osin kesken.

Amatöörihallitukselle tämä on vaikea yhdistelmä. Myyjillä on vahvat kannustimet ja houkuttelevat laskelmat. Hallituksella on harvoin kykyä tarkistaa takaisinmaksuaikaa, lainan korkoherkkyyttä tai sitä, miten investointi sovitetaan tuleviin putki- ja julkisivuremontteihin. Tuloksena on joko liian varovainen hallitus, joka ei tee mitään, tai liian innokas hallitus, joka ostaa ensimmäisen esitellyn ratkaisun.

Rahoitus on osa korjausta

Korjauksen hinta ei ole vain urakkasumma. Taloyhtiölainan marginaali, laina-aika, korkosuojaus ja lainaosuuksien hallinta vaikuttavat osakkaiden kokonaiskustannukseen merkittävästi. Muutaman kymmenysprosentin ero marginaalissa miljoonien lainassa ja kahdenkymmenen vuoden laina-ajalla on kymmeniä tuhansia euroja. Silti moni hallitus hyväksyy oman pankkinsa ensimmäisen tarjouksen, koska lainan kilpailuttaminen tuntuu vieraalta.

Isännöitsijä ja hallitus: kuka oikeastaan johtaa

Taloyhtiön hallintomalli näyttää paperilla samalta kuin osakeyhtiön: omistajat eli osakkaat, hallitus ja toimitusjohtajaa vastaava isännöitsijä. Käytännössä valta-asetelma on usein käänteinen. Isännöitsijä on ainoa osapuoli, jolla on ammattitaito, aikaa ja tieto, joten hän valmistelee, esittää, toteuttaa ja raportoi. Hallitus hyväksyy.

Isännöitsijän arki

Isännöitsijä hoitaa tyypillisesti kymmeniä kohteita. Hänen työpäivänsä kuluvat vesivahinkojen, osakasmuutostöiden, laskujen, sähköpostien ja iltakokousten parissa. Isännöintiala on kamppaillut vuosia työvoimapulan ja kovan työkuorman kanssa. Hänellä ei yksinkertaisesti ole aikaa johtaa jokaista taloyhtiötä strategisesti. Hän reagoi siihen, mikä on kiireellisintä.

Tässä on amatöörihallinnon ydinongelma. Hallitus olettaa isännöitsijän johtavan, isännöitsijä olettaa hallituksen asettavan suunnan, ja lopulta kukaan ei tee kumpaakaan. Taloyhtiö pyörii operatiivisesti, mutta sillä ei ole tavoitteita, ei pitkän aikavälin suunnitelmaa eikä ketään, joka kysyy, olisiko jokin voitu tehdä paremmin.

Tiedon epäsymmetria

Isännöitsijän ja hallituksen välillä on valtava tiedon epäsymmetria. Isännöitsijä tuntee urakoitsijat, sopimusmallit, alan hintatason ja lain yksityiskohdat. Hallitus ei tunne. Tämä ei ole automaattisesti ongelma, koska useimmat isännöitsijät ovat ammattitaitoisia ja rehellisiä. Mutta se tarkoittaa, että hallitus ei pysty arvioimaan isännöitsijän työn laatua.

Miten amatöörihallitus tietää, onko isännöintipalkkio kohtuullinen? Onko isännöitsijän suosittelema huoltoyhtiö hyvä? Onko lisätyölaskutus oikeassa suhteessa työhön? Onko valittu urakoitsija valittu parhaan tarjouksen perusteella vai siksi, että isännöitsijällä on sen kanssa hyvä työsuhde? Useimmiten vastaus on: se ei tiedä.

Isännöitsijän vaihtaminen ei ratkaise

Kun tyytymättömyys kasvaa, hallitus kilpailuttaa isännöinnin. Uusi isännöitsijä aloittaa innokkaasti, mutta hallituksen rooli pysyy samana. Parin vuoden päästä tilanne on sama kuin ennen, ja lisäksi vaihdossa on kadonnut tietoa, koska dokumentaatio oli edellisen isännöitsijän järjestelmissä.

Isännöitsijän vaihdon sijaan kannattaisi usein kysyä, onko hallitus antanut isännöitsijälle selkeät tavoitteet ja valvonut niiden toteutumista. Jos ei, uusi isännöitsijä epäonnistuu samalla tavalla.

Isännöintisopimus on hallituksen työkalu

Isännöintisopimus ja sen tehtäväluettelo määrittelevät, mitä kuukausipalkkioon sisältyy ja mistä veloitetaan erikseen. Moni hallitus allekirjoittaa sopimuksen lukematta tehtäväluetteloa ja yllättyy, kun ylimääräisestä yhtiökokouksesta, kuntotutkimuksen tilaamisesta tai hankkeen valmistelusta tulee erillinen lasku. Isännöitsijä ei tässä toimi väärin, vaan sopimuksen mukaan. Ongelma on se, että hallitus ei tiennyt, mitä se osti.

Ammattimaisesti johdettu taloyhtiö käyttää isännöintisopimusta aktiivisesti. Se sopii vuosittaiset tavoitteet, kuten korjaussuunnitelman päivittämisen, energiankulutuksen seurannan tai huoltosopimusten kilpailuttamisen, ja seuraa niiden toteutumista.

Mitä hyvä isännöitsijä toivoo hallitukselta

Kun isännöitsijöiltä kysytään, heidän toiveensa ovat yllättävän yhdenmukaisia. He toivovat hallitusta, joka

• lukee materiaalit ennen kokousta
• tekee päätöksiä eikä lykkää niitä
• kestää osakkaiden kritiikin ja seisoo päätöstensä takana
• ei puutu operatiivisiin yksityiskohtiin, kuten siihen, millä värillä porraskaiteet maalataan
• ymmärtää, että isännöitsijän työaika on rajallinen

Kaksi viimeistä kohtaa kertovat paljon. Amatöörihallitus on usein yhtä aikaa liian passiivinen isoissa asioissa ja liian aktiivinen pienissä. Se käyttää kokousajan pihakalusteisiin ja kuittaa putkiremontin hankesuunnitelman viidessä minuutissa.

Hallitusammattilainen välissä

Tässä kohtaa hallitusammattilainen voi olla ratkaiseva. Hän puhuu isännöitsijän kieltä, tuntee alan käytännöt ja pystyy arvioimaan esityksiä kriittisesti. Samalla hän pystyy suojaamaan isännöitsijää osakkaiden kohtuuttomilta vaatimuksilta ja tulkitsemaan teknisiä asioita muille hallituksen jäsenille. Hyvässä tapauksessa ammattilainen parantaa sekä hallituksen että isännöitsijän työtä.

Hallitusammattilaiset: keitä he ovat ja mitä he maksavat

Hallitusammattilainen on henkilö, joka toimii taloyhtiön hallituksen jäsenenä tai useimmiten puheenjohtajana korvausta vastaan ja ilman omaa asuntoa yhtiössä. Hän voi istua samanaikaisesti useiden taloyhtiöiden hallituksissa. Tausta on tyypillisesti isännöinti, rakennuttaminen, rakennustekniikka, kiinteistöjuridiikka tai talous.

Kotitalo-lehden jutussa hallitusammattilaisen ihanne kuvattiin moniosaajaksi, jolla on isännöintialan, talouden ja hallinnon tuntemuksen lisäksi hyvät ihmissuhdetaidot (Kotitalo 2019). Viimeinen kohta on yhtä tärkeä kuin muut. Ammattilaisen pitää saada asukasjäsenet mukaan, ei ohittaa heitä.

Kuinka yleisiä he ovat

Hallitusammattilaiset ovat edelleen poikkeus. Ylen vuoden 2016 jutussa ulkopuolinen ammattilainen oli noin 2 500 taloyhtiössä, ja 97 prosenttia hallituksista oli asukasvetoisia (Yle). Kiinteistöliiton vuoden 2022 kyselyssä osuus oli edelleen 3 prosenttia (Kiinteistölehti). Ammattilaisia käytetään eniten suurissa kaupunkitaloyhtiöissä, ja tyypillinen hetki on iso korjaushanke, hallituksen sisäinen kriisi tai ehdokkaiden puute.

Mitä hallitustyö maksaa

Palkkiotasot ovat lukujen valossa silmiä avaavia. Seuraava taulukko kokoaa kolmen lähteen luvut.

Lähteet: Kiinteistölehti 2022, Kotitalo 2019.

Taulukosta näkee kaksi asiaa. Ensinnäkin hallitusammattilaisen mediaanipalkkio, noin tuhat euroa vuodessa, on koko taloyhtiön budjetissa pieni erä. Jos taloyhtiössä on 40 asuntoa, se tarkoittaa noin 25 euroa asuntoa kohden vuodessa, eli pari euroa kuukaudessa. Toiseksi palkkioiden hajonta on suuri. Isossa korjaushankkeessa, jossa ammattilainen käyttää kymmeniä tai satoja tunteja, kustannus voi nousta kymmeniin tuhansiin euroihin.

Kiinteistöliiton kyselyssä enemmistö piti hallituspalkkioita riittävinä, mutta 40 prosenttia puheenjohtajista piti omaa palkkiotaan liian pienenä. Yhtiökokous päättää palkkioista, ja taloyhtiön maksamat palkkiot ovat saajalleen veronalaista tuloa (Vero.fi).

Miten ammattilainen yleensä valitaan

Yleisimmät mallit ovat:

• Puheenjohtaja ulkopuolelta, jäsenet asukkaista. Ammattilainen johtaa kokoukset, valmistelee isot asiat yhdessä isännöitsijän kanssa ja pitää prosessin kasassa. Asukasjäsenet tuovat paikallistuntemuksen ja osakkaiden näkökulman.
• Ammattilainen tavallisena jäsenenä. Ammattilainen tukee hallitusta tietyllä osaamisalueella, esimerkiksi rakennuttamisessa tai taloudessa, mutta puheenjohtajuus pysyy asukkaalla.
• Hankekohtainen ammattilainen. Ammattilainen valitaan hallitukseen ison korjaushankkeen ajaksi ja luopuu paikastaan hankkeen päätyttyä.
• Kokonaan ulkopuolinen hallitus. Harvinainen malli, jota käytetään esimerkiksi sijoitusomisteisissa yhtiöissä tai silloin, kun asukkaista ei löydy ehdokkaita lainkaan.

Ensimmäinen malli on yleisin ja usein toimivin. Se yhdistää ammattimaisen johtamisen ja osakkaiden edustuksen.

Kuka tahansa voi kutsua itseään ammattilaiseksi

Tässä on alan heikko kohta. Hallitusammattilainen ei ole suojattu nimike. Ei ole pakollista tutkintoa, rekisteriä eikä valvovaa viranomaista. Isännöintialalla on omat ammattitutkintonsa ja alan auktorisointijärjestelmä, mutta hallitusammattilaiselle vastaavaa pakollista pätevyyttä ei ole. Osa toimijoista on hyvin koulutettuja ja kokeneita, osa on eläkkeellä olevia isännöitsijöitä ja osa ihmisiä, jotka ovat istuneet muutamassa hallituksessa ja päättäneet tehdä siitä sivubisneksen.

Taloyhtiön on siis arvioitava ammattilaista itse: referenssit, aiemmat hankkeet, vastuuvakuutus, ajankäyttö, palkkioperuste ja mahdolliset sidonnaisuudet urakoitsijoihin tai isännöintiyrityksiin. Jos hallitus ei osaa arvioida isännöitsijää, se ei välttämättä osaa arvioida hallitusammattilaistakaan. Tämä on yksi syy, miksi ammattilaisen valinnassa kannattaa käyttää samaa huolellisuutta kuin isännöitsijän kilpailutuksessa.

Ammattilaisen hyödyt ja riskit

Hallitusammattilainen ei ole ihmelääke. Hän on työkalu, joka toimii hyvin tietyissä tilanteissa ja huonosti toisissa. Kotitalon haastattelema varatuomari muistutti, että ammattilainenkaan ei voi taata hankkeiden sujuvan ongelmitta, ja että lopputulos riippuu myös henkilökemiasta (Kotitalo 2019).

Hyödyt

Osaaminen ja kokemus. Ammattilainen on nähnyt kymmeniä korjaushankkeita. Hän tunnistaa epärealistisen kustannusarvion, puutteellisen urakkaohjelman ja ongelmallisen urakoitsijan. Asukashallitus kohtaa putkiremontin kerran elämässään, ammattilainen joka vuosi.

Puolueettomuus. Ulkopuolisella ei ole omaa asuntoa talossa, ei parveketta korjausjärjestyksen kärjessä eikä naapurisopua suojeltavana. Hän voi tehdä ikäviä esityksiä, kuten vastikkeen korotuksen tai osakkaan luvattoman muutostyön purkamisvaatimuksen, ilman että hänen arkensa kotona kärsii.

Vakuuttavuus. Kotitalon jutussa todettiin, että ammattilainen tuo vakuuttavuutta ja luottamusta. Kun yhtiökokous kuulee esityksen ihmiseltä, joka on vetänyt samanlaisia hankkeita aiemmin, päätöksenteko helpottuu. Osakkaat luottavat asiantuntijaan helpommin kuin naapuriin.

Jatkuvuus. Ammattilainen voi pysyä hallituksessa koko hankkeen ajan, vaikka asukasjäsenet vaihtuisivat. Hän tuo myös prosesseja: kokouskäytännöt, dokumentoinnin ja seurannan, jotka jäävät yhtiöön.

Isännöitsijän kumppani. Ammattilainen pystyy käymään isännöitsijän kanssa aidon ammatillisen keskustelun, mikä parantaa molempien työtä.

Suora säästö. Jos ammattilainen saa kilpailutettua lainan marginaalin muutaman kymmenysosan alemmas tai karsittua perusteettomat lisätyöt urakasta, hänen vuosipalkkionsa maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti.

Riskit

Uusi riippuvuus. Jos ammattilainen hoitaa kaiken, asukasjäsenet passivoituvat entisestään. Kun ammattilainen lähtee, hallitus on yhtä osaamaton kuin ennen, tai osaamattomampi, koska se ei ole joutunut opettelemaan mitään.

Sidonnaisuudet. Hallitusammattilainen voi olla sidoksissa isännöintiyritykseen, rakennuttajakonsulttiin tai urakoitsijaan. Pahimmassa tapauksessa hän ohjaa hankintoja yhteistyökumppaneilleen. Tämä ei ole yleistä, mutta riski on todellinen, koska ala on pieni ja kaikki tuntevat toisensa. Sidonnaisuudet on kysyttävä suoraan ja kirjattava.

Ylikuormitus. Ammattilaisella on useita hallituspaikkoja. Jos hänellä on kaksikymmentä taloyhtiötä, hanke per yhtiö ei saa välttämättä enempää huomiota kuin kiireiseltä isännöitsijältä. Ajankäyttö ja tavoitettavuus on sovittava etukäteen.

Vaihteleva laatu. Koska nimike ei ole suojattu, taso vaihtelee. Huono ammattilainen voi olla huonompi kuin hyvä asukasjäsen, ja hän maksaa enemmän.

Legitimiteetti. Osakkaat saattavat kokea, että "ulkopuolinen" päättää heidän kodeistaan. Jos ammattilainen ei viesti hyvin, hän voi kiihdyttää vastustusta sen sijaan, että lieventäisi sitä. Etenkin pienissä taloyhtiöissä ja rivitaloissa yhteisöllisyys on tärkeä arvo.

Kustannus ilman hyötyä. Pienessä, hyväkuntoisessa taloyhtiössä, jossa ei ole isoja hankkeita, ammattilaisen hyödyt voivat jäädä pieniksi suhteessa hintaan.

Milloin ammattilainen kannattaa

Yleinen nyrkkisääntö on, että ammattilaisen hyöty on suurin silloin, kun päätöksen taloudellinen merkitys on suuri ja asukashallituksen osaaminen tai toimintakyky puutteellinen. Tyypillisiä tilanteita ovat:

• linjasaneeraus, julkisivu- tai vesikattoremontti tai muu seitsemän numeron hanke
• hallituksen sisäinen riita tai osakkaiden välinen konflikti
• hallitukseen ei löydy ehdokkaita
• taloyhtiön talous on kriisissä, esimerkiksi vastikerahoitus on alijäämäinen tai laina-ajat ovat venyneet
• isännöitsijä on vaihtumassa ja tietoa on vaarassa kadota
• suuri lisärakentamis-, kiinteistökehitys- tai tontinmyyntihanke

Monessa taloyhtiössä paras hetki palkata ammattilainen on kuitenkin ennen kuin mikään näistä on käsillä. Silloin hän voi vaikuttaa kuntotutkimuksiin, kunnossapitosuunnitelmaan ja hankesuunnitteluun, joissa kalleimmat virheet tehdään.

Vastuu, vahingonkorvaus ja vakuutukset

Hallituksen jäsenen henkilökohtainen vastuu on asia, josta useimmat hallituksen jäsenet kuulevat vasta kun jokin on jo mennyt pieleen. Oikeudenkäynnit hallituksen jäseniä vastaan ovat harvinaisia, mutta uhka on todellinen ja kasvaa hankkeiden koon mukana.

Tyypilliset vastuutilanteet

Vahingonkorvausvastuu voi syntyä esimerkiksi näissä tilanteissa:

• Hallitus laiminlyö tiedossa olleen vaurion korjaamisen, ja vaurio laajeni osakkaan huoneistoon.
• Hallitus teki päätöksen, joka kuului yhtiökokoukselle, kuten sitoutui talousarvion ylittävään hankintaan.
• Hallitus kohteli osakkaita epäyhdenvertaisesti, esimerkiksi myi yhtiön tiloja tai myönsi muutostyölupia puolueellisesti.
• Hallitus valvoi urakkaa niin huonosti, että yhtiö menetti takuuoikeutensa.
• Hallitus antoi yhtiökokoukselle virheellisiä tai puutteellisia tietoja hankkeen kustannuksista.

Kaikissa näissä tilanteissa ratkaisevaa on, voiko hallituksen jäsen osoittaa toimineensa huolellisesti. Huolellisuus ei tarkoita virheettömyyttä. Se tarkoittaa, että päätös on tehty riittävän tiedon pohjalta, asiantuntijoita on kuultu tarvittaessa, vaihtoehtoja on punnittu ja perustelut on kirjattu. Juuri nämä asiat puuttuvat amatöörihallitukselta useimmiten.

Liiketoimintaharkinnan periaate

Yritysjuridiikassa puhutaan liiketoimintaharkinnan periaatteesta, eli business judgment rulesta. Hallituksen jäsentä ei pidetä vastuussa huonosta lopputuloksesta, jos päätös on tehty huolellisesti, riittävän tiedon pohjalta ja ilman eturistiriitaa. Sama logiikka soveltuu taloyhtiöihin. Se on hyvä uutinen: hallituksen ei tarvitse tehdä täydellisiä päätöksiä, vaan huolellisesti valmisteltuja.

Huono uutinen on, että periaate suojaa vain sitä, joka pystyy näyttämään huolellisuutensa. Hallitus, jonka pöytäkirjassa lukee "päätettiin hyväksyä esitys" ilman liitteitä tai perusteluja, ei pysty näyttämään mitään.

Hallituksen vastuuvakuutus

Monet taloyhtiöt ovat ottaneet kiinteistövakuutuksen yhteyteen hallinnon tai johdon vastuuvakuutuksen. Se kattaa tyypillisesti hallituksen jäseniin ja isännöitsijään kohdistuvia vahingonkorvausvaatimuksia sekä oikeudenkäyntikuluja tietyin rajoituksin. Vakuutus on halpa suhteessa riskiin, ja sen puuttuminen on itsessään merkki huolimattomasta hallinnosta.

Vakuutuksen ehdot kannattaa kuitenkin lukea. Tahallisesti aiheutetut vahingot on yleensä rajattu pois, samoin tietyt sakko- ja rangaistusluonteiset maksut. Vakuutusmäärä voi olla riittämätön suuren korjaushankkeen aikana. Omavastuu ja se, kattaako vakuutus myös entiset hallituksen jäsenet, vaihtelevat. Hallitusammattilaisella pitää lisäksi olla oma ammatillinen vastuuvakuutuksensa, ja sen voimassaolo kannattaa tarkistaa ennen valintaa.

Ammattilaisen vastuu on ankarampi

Oikeuskäytännössä huolellisuutta arvioidaan suhteessa siihen, mitä kyseiseltä henkilöltä voidaan kohtuudella odottaa. Palkattu hallitusammattilainen, joka on nimenomaan valittu asiantuntemuksensa vuoksi, joutuu todennäköisesti tiukemman arvioinnin kohteeksi kuin asukasjäsen. Tämä on oikein: jos maksetaan ammattitaidosta, sitä myös odotetaan.

Tällä on mielenkiintoinen sivuvaikutus. Ammattilainen parantaa hallituksen kokonaishuolellisuutta, mutta se ei poista asukasjäsenten vastuuta. Asukasjäsen ei voi vedota siihen, että luotti ammattilaiseen sokeasti, jos tietoja oli saatavilla ja ongelman olisi voinut havaita. Jokaisen hallituksen jäsenen on edelleen luettava materiaalit ja esitettävä kysymyksiä.

Eriävä mielipide on suoja

Hallituksen jäsen voi vapautua vastuusta päätöksestä, jota hän vastusti, jos hän jätti eriävän mielipiteen ja se kirjattiin pöytäkirjaan. Amatöörihallituksissa tätä käytetään harvoin, koska sitä pidetään epäkohteliaana tai riidanhaluisena. Todellisuudessa se on normaali hallintokäytäntö, joka kuuluu jokaisen hallituksen jäsenen perustyökaluihin.

Tieto ja dokumentaatio: taloyhtiön muisti

Jos amatöörimäisyydelle pitäisi valita yksi konkreettinen oire, se olisi taloyhtiön tiedonhallinta. Tyypillisessä taloyhtiössä tieto on hajallaan: osa isännöitsijän järjestelmässä, osa hallituksen jäsenten sähköposteissa, osa kerhohuoneen mapeissa ja osa entisen puheenjohtajan kellarivarastossa. Kukaan ei tiedä tarkasti, mitä kaikkea on olemassa.

Mitä taloyhtiön pitäisi tietää itsestään

Hyvin hoidetulla taloyhtiöllä on helposti löydettävissä vähintään:

• yhtiöjärjestys ja sen muutokset
• yhtiökokousten ja hallituksen pöytäkirjat liitteineen
• tilinpäätökset, talousarviot ja lainasopimukset
• kuntoarviot, kuntotutkimukset ja pitkän tähtäimen kunnossapitosuunnitelma
• toteutettujen korjausten asiakirjat: suunnitelmat, urakkasopimukset, valvontaraportit, vastaanotto- ja takuutarkastuspöytäkirjat
• huolto- ja vuosikorjaushistoria
• osakkaiden muutostöiden luvat ja valvonta-asiakirjat
• vakuutukset ja vahinkohistoria
• voimassa olevat sopimukset ja niiden irtisanomisajat

Tämä luettelo ei ole mikään ihannetaso. Se on minimi, jolla hallitus pystyy tekemään tietoon perustuvia päätöksiä ja osoittamaan toimineensa huolellisesti.

Isännöitsijän vaihto on tiedon kato

Isännöitsijän tai isännöintiyrityksen vaihto on vaarallisin hetki taloyhtiön muistille. Vaikka aineisto siirretään muodollisesti, se siirtyy usein PDF-kasana ilman rakennetta. Uusi isännöitsijä ei ehdi perehtyä siihen, ja hallitus ei tiedä, mitä kysyä. Viiden vuoden päästä taloyhtiö tilaa uuden kuntotutkimuksen, vaikka edellinen on olemassa, tai urakoitsijan takuuvastuu vanhenee, koska kukaan ei muistanut sitä.

Tämä on esimerkki siitä, miten amatöörimäisyys tulee kalliiksi välillisesti. Yksittäinen hukattu asiakirja ei näy missään, mutta sen seuraukset näkyvät vuosien päästä laskuissa.

Digitalisaatio on vasta alussa

Suomessa on otettu tärkeitä askelia. Maanmittauslaitoksen ylläpitämä sähköinen osakehuoneistorekisteri on siirtänyt osakkeiden omistustiedot paperisista osakekirjoista sähköiseen muotoon. Isännöintiyrityksillä on omia asiakasportaalejaan, ja markkinoille on tullut työkaluja kokousten hallintaan, sähköiseen allekirjoitukseen ja etäosallistumiseen.

Iso osa taloyhtiöiden tiedosta on kuitenkin edelleen rakenteetonta: skannattuja PDF-tiedostoja, sähköpostiketjuja ja Word-dokumentteja. Tieto on olemassa, mutta sitä ei voi hakea, verrata eikä seurata. Hallitus ei pysty kysymään yksinkertaista kysymystä, kuten "mitä kuntoarviossa sanottiin vesikatosta vuonna 2019 ja mitä sille on tehty sen jälkeen", ilman että joku kaivaa asiakirjat esiin käsin.

Tässä on suuri mahdollisuus. Tekstin automaattinen tulkinta ja tiedon jäsentäminen ovat kehittyneet viime vuosina nopeasti. Kun taloyhtiön asiakirjat saadaan rakenteiseen muotoon, hallitus pystyy seuraamaan kunnossapitosuunnitelmaa, takuuaikoja, sopimuksia ja päätösten toteutumista samalla tavalla kuin yritys seuraa omaa toimintaansa. Se ei korvaa osaamista, mutta se tekee osaamisen puutteen näkyväksi ja pienentää avainhenkilöriskiä.

Pöytäkirja on hallituksen henkivakuutus

Hyvä pöytäkirja on lyhyt mutta täydellinen. Siinä kerrotaan, mikä asia oli käsittelyssä, mihin asiakirjoihin päätös perustui, mitä vaihtoehtoja harkittiin, mitä päätettiin ja miksi, sekä kuka vastaa toimeenpanosta ja milloin. Liitteet arkistoidaan pöytäkirjan yhteyteen, ei isännöitsijän sähköpostiin. Esteellisyydet ja eriävät mielipiteet kirjataan.

Tällainen pöytäkirja ei vie juuri enempää aikaa kuin huono. Se vaatii vain tavan, ja tapa on ammattimaisuuden ytimessä.

Mitä osakas voi tehdä

Amatöörimäisyydestä on helppo syyttää hallitusta. Mutta hallitus on osakkaiden valitsema, ja osakkaiden käyttäytyminen määrää pitkälti, millainen hallitus taloyhtiöllä on. Taloyhtiö, jonka yhtiökokoukseen saapuu neljä osakasta ja joka valitsee hallituksen ilman keskustelua, saa juuri sellaisen hallinnon kuin ansaitsee.

Osallistu yhtiökokoukseen valmistautuneena

Yhtiökokous on taloyhtiön ylin päättävä elin. Siellä valitaan hallitus, päätetään vastikkeista, hyväksytään tilinpäätös ja myönnetään vastuuvapaus. Osakkaan kannattaa lukea kokouskutsu ja sen liitteet, erityisesti kunnossapitotarveselvitys, toimintakertomus ja talousarvio. Jos jokin on epäselvää, kannattaa kysyä, joko etukäteen tai kokouksessa. Kysymys ei ole hyökkäys vaan osakkaan oikeus.

Kysy oikeat kysymykset

Muutama kysymys paljastaa nopeasti, onko hallinto kunnossa:

1. Mikä on taloyhtiön pitkän tähtäimen kunnossapitosuunnitelma, ja milloin se on viimeksi päivitetty?
2. Mitkä ovat seuraavan kymmenen vuoden suurimmat korjaukset ja niiden arvioidut kustannukset?
3. Onko rakennuksen kriittisistä osista, kuten viemäreistä, julkisivusta ja vesikatosta, tehty kuntotutkimukset?
4. Onko taloyhtiöllä hallituksen vastuuvakuutus?
5. Milloin taloyhtiön laina, huoltosopimus ja isännöintisopimus on viimeksi kilpailutettu?
6. Mistä löydän hallituksen päätökset ja niiden perustelut?

Jos hallitus ei osaa vastata näihin kysymyksiin, se ei tarkoita, että se olisi tehnyt jotain väärin. Se tarkoittaa, että taloyhtiöllä ei ole näkyvyyttä omaan tilanteeseensa.

Asetu itse ehdolle, tai ehdota jotakuta

Jos hallitus on heikko, paras keino on vahvistaa sitä. Jos sinulla on osaamista taloudesta, juridiikasta, rakentamisesta tai projektinhallinnasta, taloyhtiösi tarvitsee sitä. Jos et itse ehdi, voit ehdottaa hallitusammattilaisen valintaa ja pyytää hallitusta selvittämään vaihtoehtoja seuraavaan yhtiökokoukseen.

Hyväksy, että hyvä hallinto maksaa

Moni osakas vastustaa refleksinomaisesti kaikkia kustannuksia, myös niitä, jotka pienentävät riskejä. Hallituspalkkioiden korotus, hallitusammattilaisen palkkio, kuntotutkimus tai rakennuttajakonsultti tuntuvat turhilta menoilta. Todellisuudessa ne ovat vakuutus kalliimpia virheitä vastaan. Kun hallituspalkkio on 200 euroa vuodessa, ei pidä yllättyä, jos hallitus tekee työtä 200 euron edestä.

Ostajana: lue taloyhtiön papereita kuin sijoittaja

Asuntoa ostaessa taloyhtiön hallinto on yhtä tärkeä kuin asunnon pohjaratkaisu. Isännöitsijäntodistuksen lisäksi kannattaa pyytää nähtäväksi viimeisimmät yhtiökokousten pöytäkirjat, tilinpäätös, kunnossapitotarveselvitys ja kuntoarvio. Pöytäkirjoista näkee paljon: onko päätöksiä lykätty vuodesta toiseen, onko yhtiökokouksissa riidelty, ja onko hallitus vaihtunut tiheään.

Taloyhtiö, jolla on selkeä kunnossapitosuunnitelma, hyvin dokumentoidut päätökset ja vakaa hallitus, on ostajalle pienempi riski kuin taloyhtiö, jonka papereista ei selviä mitään. Kun ostajat alkavat hinnoitella hallinnon laatua, myös taloyhtiöillä on kannustin parantaa sitä.

Älä ulkoista kaikkea

Hallitusammattilaisen valinta ei vapauta osakkaita vastuusta. Osakkaiden on edelleen osallistuttava, kysyttävä ja valvottava. Ammattilainen on työkalu, joka toimii parhaiten silloin, kun osakkaat tietävät, mitä he häneltä odottavat.

Puheenjohtaja ratkaisee enemmän kuin luullaan

Jos taloyhtiön hallinnon laatua haluaa parantaa yhdellä muutoksella, kannattaa katsoa puheenjohtajaa. Puheenjohtaja kutsuu kokoukset koolle, päättää käytännössä esityslistasta, on isännöitsijän ensisijainen yhteyshenkilö ja edustaa hallitusta osakkaiden suuntaan. Hän määrää hallituksen työtavat enemmän kuin kukaan muu.

Kolme puheenjohtajatyyppiä

Taloyhtiöissä näkee karkeasti kolmenlaisia puheenjohtajia.

Hallinnoija. Hän hoitaa muodollisuudet: kokouskutsut lähtevät, pöytäkirjat allekirjoitetaan ja tilinpäätös valmistuu ajallaan. Hän ei kuitenkaan aseta suuntaa. Taloyhtiö pyörii, mutta ei kehity. Isot asiat tulevat pöydälle vasta kun ne ovat pakko.

Tekijä. Hän tekee kaiken itse. Hän tilaa urakoitsijat, valvoo remontit, vastaa osakkaiden sähköposteihin iltaisin ja tuntee jokaisen asunnon historian. Hän on korvaamaton, ja juuri siksi vaarallinen. Muu hallitus passivoituu, isännöitsijän rooli hämärtyy, ja kun tekijä uupuu tai muuttaa, kaikki romahtaa.

Johtaja. Hän asettaa hallitukselle tavoitteet, jakaa vastuut, pitää huolen valmistelusta ja vaatii isännöitsijältä raportointia. Hän ei tee kaikkea itse, vaan varmistaa, että kaikki tulee tehdyksi. Hän kirjaa, viestää ja perehdyttää. Tällainen puheenjohtaja on taloyhtiöissä harvinainen, koska rooli vaatii sekä aikaa että johtamiskokemusta.

Hallitusammattilaiselta pitäisi odottaa nimenomaan kolmatta tyyppiä. Jos palkattu puheenjohtaja on hallinnoija, taloyhtiö maksaa muodollisuuksista. Jos hän on tekijä, taloyhtiö vaihtaa yhden avainhenkilöriskin toiseen.

Puheenjohtajan palkkio ja työmäärä

Kiinteistöliiton kyselyn mukaan 40 prosenttia puheenjohtajista piti omaa palkkiotaan riittämättömänä (Kiinteistölehti). Luku ei yllätä. Puheenjohtajan työmäärä on moninkertainen tavalliseen jäseneen verrattuna, erityisesti korjaushankkeen aikana, mutta palkkion mediaani oli vain 370 euroa vuodessa. Jos puheenjohtaja käyttää taloyhtiön asioihin viisi tuntia kuukaudessa, tuntipalkaksi jää noin kuusi euroa. Isossa hankkeessa tunteja voi kertyä moninkertaisesti.

Tämä ei ole vain oikeudenmukaisuuskysymys. Kun palkkio on symbolinen, puheenjohtajaksi valikoituvat ne, joilla on aikaa, kuten eläkeläiset, tai ne, joilla on vahva henkilökohtainen intressi, kuten talon suurimman huoneiston omistaja tai kiinteistöalan yrittäjä. Kumpikaan ryhmä ei ole automaattisesti huono valinta, mutta valikoituminen kaventaa osaamispohjaa ja voi lisätä eturistiriitoja.

Puheenjohtajan työkalupakki

Hyvä puheenjohtaja käyttää muutamaa yksinkertaista työkalua, jotka eivät vaadi erityistä osaamista:

• Esityslista, jossa on päätösesitys. Jokaisen päätettävän asian kohdalla lukee, mitä esitetään ja miksi. Kokous ei käytä aikaa asian selvittämiseen, vaan esityksen arviointiin.
• Avoimien asioiden lista. Jokaisen kokouksen alussa käydään läpi, mitä edellisellä kerralla päätettiin ja onko se tehty.
• Vuosikello. Kalenteri, johon on merkitty kaikki toistuvat tehtävät ja määräajat.
• Viestintäsuunnitelma. Osakkaille kerrotaan säännöllisesti, mitä hallitus tekee, ei vain silloin kun jotain on pielessä.
• Luovutuskansio. Kun puheenjohtaja vaihtuu, seuraajalle jää selkeä kuvaus käynnissä olevista asioista, sopimuksista ja riskeistä.

Nämä työkalut ovat itsestään selviä kenelle tahansa, joka on toiminut yrityksen tai yhdistyksen hallituksessa. Taloyhtiöissä ne ovat poikkeus.

Ammattimaisen hallituksen vuosi

Ammattimaisuus näkyy parhaiten rytmissä. Hyvin toimiva hallitus ei reagoi vain tapahtumiin, vaan tekee tietyt asiat tiettyyn aikaan joka vuosi. Alla on esimerkki siitä, miltä kalenterivuoden mukaan toimivan taloyhtiön hallituksen vuosi voi näyttää.

Malli on yksinkertaistus, ja tilikausi voi poiketa kalenterivuodesta. Olennaista on, että jokaisella toistuvalla tehtävällä on paikkansa ja että hallitus tietää etukäteen, mitä seuraavaksi on tulossa.

Kiinteistökierros on aliarvostettu työkalu

Monessa taloyhtiössä hallitus ei ole koskaan kiertänyt taloa yhdessä isännöitsijän ja huoltoyhtiön kanssa. Kerran vuodessa tehty kierros, jossa katsotaan vesikatto, ullakko, kellari, tekniset tilat, julkisivu ja piha, tuottaa enemmän ymmärrystä kuin kymmenen kokousta. Hallituksen jäsenet oppivat, missä kunnossa talo on, ja pystyvät esittämään parempia kysymyksiä.

Vuosikatsaus osakkaille

Toinen aliarvostettu käytäntö on säännöllinen viestintä. Vuoden lopussa lähetettävä lyhyt katsaus kertoo osakkaille, mitä on tehty, mitä on tulossa ja miten talous kehittyy. Se vähentää yhtiökokouksen yllätyksiä ja rakentaa luottamusta. Kun iso remontti tulee ajankohtaiseksi, osakkaat ovat kuulleet siitä jo vuosia, eikä kukaan voi väittää, että asia olisi pimitetty.

Esimerkki: sama putkiremontti, kaksi hallitusta

Abstraktit periaatteet jaksavat harvoin vakuuttaa. Siksi seuraavassa on kuvitteellinen mutta tyypillinen esimerkki: kaksi samanlaista 1970-luvun kerrostaloa, kumpikin 48 asuntoa, kumpikin linjasaneerauksen edessä. Taloyhtiöt, henkilöt ja luvut ovat keksittyjä, mutta jokainen vaihe perustuu tilanteisiin, jotka toistuvat taloyhtiöissä ympäri Suomen.

Taloyhtiö A: hyvä tahto ja sattuma

Asunto Oy A:n hallituksessa on viisi asukasta. Puheenjohtaja on toiminut tehtävässä kahdeksan vuotta, koska kukaan muu ei ole halunnut. Kuntoarviossa putkiston todettiin olevan käyttöikänsä lopussa jo vuosia sitten, mutta hallitus päätti odottaa, koska "vuotoja ei ole ollut". Viiden vuoden kunnossapitotarveselvityksessä lukee vuodesta toiseen sama rivi: "putkiremontti ajankohtainen lähivuosina".

Sitten kellarissa vuotaa viemäri, ja kuvauksessa löytyy kymmeniä halkeamia. Hallitus päättää, että remontti on tehtävä heti. Isännöitsijä ehdottaa tuttua suunnittelutoimistoa, jonka hankesuunnitelma valmistuu nopeasti. Siinä on yksi vaihtoehto: perinteinen linjasaneeraus. Hallitus ei kysy vaihtoehdoista, koska kukaan ei tiedä, että niitä on.

Ylimääräisessä yhtiökokouksessa osakkaat kuulevat kustannusarvion ensimmäistä kertaa. Tunnelma on kireä. Osakkaat kysyvät, miksi asiasta ei kerrottu aiemmin, ja hallitus vastaa, että se oli kunnossapitotarveselvityksessä. Tekninen totuus ei rauhoita ketään. Päätös tehdään, koska vaihtoehtoja ei ole, mutta luottamus hallitukseen on mennyt.

Urakka kilpailutetaan, ja halvin tarjous valitaan. Urakkaohjelma on ohut, ja työmaalla alkaa paljastua lisätöitä: asbestia, vanhoja kosteusvaurioita, sähköistä epäselvyyksiä. Jokaisesta lisätyöstä neuvotellaan erikseen, ja hallituksen jäsenet käyttävät iltojaan urakoitsijan lisätyölaskujen tarkastamiseen ymmärtämättä niistä kovin paljon. Puolessavälissä hanketta kaksi hallituksen jäsentä eroaa uupuneina. Uudet jäsenet eivät tiedä, mitä on sovittu.

Lopullinen hinta ylittää alkuperäisen arvion reilusti. Takuutarkastus unohtuu, koska hankkeen aikainen puheenjohtaja on muuttanut pois. Kolme vuotta myöhemmin useissa kylpyhuoneissa havaitaan vesieristysvirheitä, mutta takuuaika on ehtinyt päättyä.

Taloyhtiö B: sama talo, eri prosessi

Asunto Oy B:n hallitus on myös asukasvetoinen, mutta se teki muutama vuosi aiemmin kaksi päätöstä. Ensin se laati isännöitsijän kanssa kymmenen vuoden kunnossapitosuunnitelman ja esitteli sen yhtiökokoukselle. Toiseksi se ehdotti, että hallitukseen valitaan ulkopuolinen puheenjohtaja putkiremontin valmistelun ja toteutuksen ajaksi.

Ammattilainen aloittaa tilaamalla kattavan kuntotutkimuksen, johon sisältyy myös haitta-ainekartoitus. Hankesuunnitelmassa vertaillaan kolmea vaihtoehtoa: perinteistä linjasaneerausta, uusia nousulinjoja porraskäytäviin ja pinnoitusta viemäreille yhdistettynä vesijohtojen uusimiseen. Osakkaille järjestetään kaksi infotilaisuutta, joissa vaihtoehtojen hinnat, kestot ja riskit käydään läpi.

Yhtiökokous päättää hankkeesta hyvin valmistellun esityksen pohjalta. Moni osakas on edelleen tyytymätön kustannuksiin, mutta kukaan ei voi sanoa, että asia olisi tullut yllätyksenä. Urakkaohjelma laaditaan huolellisesti, ja haitta-aineiden käsittely on hinnoiteltu etukäteen. Taloyhtiöllä on oma valvoja, jonka raportit käydään läpi jokaisessa hallituksen kokouksessa. Laina kilpailutetaan kolmella pankilla.

Lisätöitä syntyy silti, mutta ne ovat pieniä ja perusteltuja. Hankkeen dokumentit tallennetaan yhteen paikkaan. Takuutarkastuksen ajankohta merkitään vuosikelloon heti vastaanoton jälkeen, ja kun kylpyhuoneissa havaitaan puutteita, urakoitsija korjaa ne omalla kustannuksellaan.

Mitä esimerkki opettaa

Kummassakaan taloyhtiössä kukaan ei toiminut pahassa uskossa. Ero ei syntynyt yksittäisestä päätöksestä vaan prosessista. Taloyhtiö A reagoi, taloyhtiö B ennakoi. A:n hallitus teki päätöksiä paineen alla ja ilman vaihtoehtoja, B:n hallitus teki ne ajoissa ja tiedon pohjalta.

Hallitusammattilaisen palkkio B:ssä oli murto-osa siitä summasta, jonka A menetti lisätöihin, korkeampaan lainan marginaaliin ja takuuvirheisiin. Mutta vielä tärkeämpää oli, että B:n prosessi olisi toiminut kohtuullisesti myös ilman ammattilaista, koska sen perusta, eli kunnossapitosuunnitelma, avoin viestintä ja dokumentointi, oli kunnossa. Ammattilainen nopeutti ja varmisti, mutta ei tehnyt ihmettä.

Miksi tilanne ei korjaannu itsestään

Jos ongelma on näin tunnettu, miksi se on pysynyt ennallaan vuosikymmeniä? Syitä on useita, ja ne vahvistavat toisiaan.

Kustannukset näkyvät, hyödyt eivät

Hallitusammattilaisen palkkio, kuntotutkimus tai rakennuttajakonsultti ovat näkyviä menoja talousarviossa. Niiden hyödyt, kuten vältetyt lisätyöt, parempi lainan marginaali ja vältetyt riidat, eivät näy missään. Kukaan ei lähetä taloyhtiölle laskua virheestä, jota ei tehty. Siksi osakkaat vastustavat ennaltaehkäiseviä kustannuksia, vaikka ne olisivat kannattavia.

Vastuu on hajautettu

Taloyhtiössä kukaan ei yksin omista ongelmaa. Hallitus odottaa isännöitsijältä, isännöitsijä hallitukselta ja osakkaat molemmilta. Kun asia menee pieleen, syyllistä on vaikea osoittaa, ja siksi järjestelmä ei opi virheistään. Vahingonkorvausoikeudenkäynnit ovat harvinaisia, koska ne ovat kalliita, kestävät kauan ja kohdistuvat naapureihin.

Osakkaat vaihtuvat

Kaupunkitaloyhtiössä merkittävä osa osakkaista vaihtuu muutamassa vuodessa, ja osa asunnoista on sijoittajien omistuksessa. Osakas, joka aikoo myydä asuntonsa viiden vuoden sisällä, ei hyödy kymmenen vuoden kunnossapitosuunnitelmasta yhtä paljon kuin se, joka aikoo asua talossa loppuikänsä. Taloyhtiön pitkä aikajänne ja osakkaiden lyhyt aikajänne ovat rakenteellisessa ristiriidassa.

Tiedon puute markkinoilla

Asuntomarkkinat hinnoittelevat taloyhtiön hallinnon laatua heikosti. Ostaja näkee isännöitsijäntodistuksen ja ehkä kunnossapitotarveselvityksen, mutta harvoin mitään, mikä kertoisi hallituksen toimintatavasta. Hyvin johdettu taloyhtiö ja huonosti johdettu taloyhtiö voivat näyttää myyntiesitteessä täsmälleen samalta. Kun hyvästä hallinnosta ei palkita asuntokaupassa, siihen ei myöskään panosteta.

Kulttuurinen tausta

Suomalaiseen yhteiskuntaan on syvästi juurtunut ajatus, että yhteisiä asioita hoidetaan itse ja talkoilla. Se on arvokas perinne, ja se selittää, miksi 97 prosenttia hallituksista on edelleen asukasvetoisia. Mutta perinne ohjaa myös ajattelemaan, että ulkopuolisen ammattilaisen palkkaaminen on jotenkin epäonnistumisen merkki, ikään kuin talon asukkaat eivät pystyisi hoitamaan omia asioitaan. Tämä asenne on kallis.

Ammattilaisten tarjonta on rajallinen

Viimeinen syy on käytännöllinen. Osaavia hallitusammattilaisia ei ole paljon, eikä heitä ole helppo löytää. Heidän palvelunsa ovat keskittyneet suuriin kaupunkeihin ja isoihin taloyhtiöihin. Pienessä rivitaloyhtiössä Kajaanissa vaihtoehtoja on vähän, vaikka tarve olisi sama. Tämä on yksi syy, miksi ratkaisun on oltava laajempi kuin pelkkä ammattilaisten määrän kasvattaminen: myös asukashallitusten omaa kyvykkyyttä ja työkaluja on parannettava.

Usein kysyttyä

Voiko hallitusammattilaisen valita kesken kauden? Hallituksen jäsenet valitaan yhtiökokouksessa. Jos ammattilainen halutaan mukaan kesken toimikauden, asia käsitellään ylimääräisessä yhtiökokouksessa, ellei yhtiöjärjestys määrää toisin.

Kuka päättää ammattilaisen palkkiosta? Yhtiökokous päättää hallituksen jäsenten palkkioista, myös ammattilaisen. Hallitus ei voi päättää omista palkkioistaan (Kiinteistöliitto).

Onko ammattilaisen palkkio kohtuullinen? Kiinteistöliiton kyselyssä ammattilaisen vuosipalkkion mediaani oli noin tuhat euroa, mutta isossa hankkeessa kustannus on selvästi suurempi. Palkkion oikea mittari on sen suhde hankkeen kokoon ja riskeihin, ei sen suhde asukasjäsenten palkkioihin.

Viekö ammattilainen vallan asukkailta? Ei, jos hallitus on rakennettu järkevästi. Yhtiökokous päättää edelleen kaikista merkittävistä asioista, ja asukasjäsenet ovat yleensä hallituksessa enemmistönä. Ammattilainen parantaa päätösten valmistelua, ei korvaa osakkaiden päätösvaltaa.

Mitä jos hallitukseen ei löydy ketään? Asunto-osakeyhtiöllä on oltava hallitus. Jos asukkaista ei löydy ehdokkaita, ulkopuolinen hallitusammattilainen on usein käytännöllisin ratkaisu. Toinen vaihtoehto on pienentää hallituksen kokoa yhtiöjärjestyksen rajoissa ja nostaa palkkioita niin, että tehtävä houkuttelee.

Riittääkö hyvä isännöitsijä? Hyvä isännöitsijä on edellytys, mutta ei riitä. Isännöitsijä toteuttaa, hallitus johtaa. Jos hallitus ei johda, paraskaan isännöitsijä ei pysty korvaamaan sitä kaikissa taloyhtiöissään samanaikaisesti.

Uudet paineet: sijoittajat, lisärakentaminen ja sääntely

Taloyhtiön toimintaympäristö on muuttunut tavoilla, jotka tekevät amatöörihallinnosta entistä riskialttiimpaa. Kolme kehityskulkua nousee esiin.

Sijoittajaosakkaat muuttavat asetelman

Kaupunkien taloyhtiöissä yhä suurempi osa asunnoista on sijoittajien omistuksessa. Osa sijoittajista on yksityishenkilöitä, joilla on yksi tai kaksi vuokra-asuntoa, osa ammattimaisia toimijoita, joilla on kymmeniä asuntoja samassa talossa. Sijoittajaosakkaan intressit eivät aina ole samat kuin asukasosakkaan.

Sijoittaja voi haluta pitää vastikkeet mahdollisimman matalina vuokratuoton maksimoimiseksi, tai hän voi päinvastoin kannattaa arvoa nostavia investointeja, kuten hissejä tai parvekkeiden laajennusta, joista asukas ei ole kiinnostunut. Asukasosakas taas saattaa painottaa asumismukavuutta tavalla, joka ei näy asunnon arvossa. Kun yhtiökokouksessa äänestetään osakkeiden mukaan, suuri sijoittajaosakas voi käytännössä määrätä hallituksen kokoonpanon.

Tämä ei ole itsessään ongelma, mutta se lisää vaatimuksia hallitukselle. Yhdenvertaisuusperiaate on otettava vakavasti, eturistiriidat on tunnistettava ja päätökset on perusteltava niin, että ne kestävät kaikkien osakasryhmien tarkastelun. Amatöörihallitukselle tämä on vaikeaa, koska se ei usein edes tunnista tilannetta eturistiriidaksi.

Sijoittajat ovat myös tottuneet ammattimaiseen raportointiin. Moni ammattimainen sijoittaja on turhautunut taloyhtiöiden hallintoon juuri siksi, että tietoa on vaikea saada ja päätösten perusteluja ei kirjata. Heidän kasvava osuutensa voi pitkällä aikavälillä olla yksi voima, joka ajaa taloyhtiöitä kohti ammattimaisempaa hallintoa.

Lisärakentaminen on kiinteistökehitystä

Kaupunkien tiivistyessä monella taloyhtiöllä on mahdollisuus rahoittaa korjauksia lisärakentamisella: myymällä rakennusoikeutta, rakentamalla ullakolle asuntoja tai jakamalla tonttia. Parhaimmillaan lisärakentaminen kattaa merkittävän osan putkiremontin tai julkisivukorjauksen kustannuksista.

Lisärakentamishanke on kuitenkin kiinteistökehitystä, joka vaatii kaavamuutoksia, neuvotteluja kaupungin ja rakennuttajien kanssa, arvonmääritystä ja monimutkaisia sopimuksia. Hankkeet kestävät usein vuosia, ja ne vaativat hallitukselta pitkäjänteisyyttä, jota vuosittain vaihtuva asukashallitus ei pysty tarjoamaan. Vastapuolena on ammattimainen rakennuttaja, jolla on omat juristinsa ja laskelmansa. Neuvotteluasema on epäsymmetrinen.

Monet taloyhtiöt ovat epäonnistuneet lisärakentamisessa, koska ne ovat myyneet rakennusoikeutensa liian halvalla, sitoutuneet epäedullisiin ehtoihin tai kaatuneet osakkaiden välisiin riitoihin. Lisärakentaminen on juuri se tilanne, jossa ulkopuolisen asiantuntijan, oli hän hallitusammattilainen tai erillinen konsultti, arvo on suurimmillaan.

Sääntely lisääntyy

Taloyhtiöihin kohdistuu jatkuvasti uusia vaatimuksia. Energiatehokkuutta koskeva EU-sääntely, sähköautojen latausinfrastruktuuri, esteettömyys, paloturvallisuus, tietosuoja ja kiinteistöjärjestelmien kyberturvallisuus ovat kaikki aiheita, joista hallituksen pitäisi olla jollain tasolla perillä. Esimerkiksi osakkaiden henkilötietojen käsittely, kameravalvonta ja sähköiset kulunvalvontajärjestelmät tuovat taloyhtiölle tietosuojavelvoitteita, joista harva hallitus on tietoinen.

Yksittäisen hallituksen jäsenen on mahdotonta seurata kaikkea tätä. Siksi ratkaisun on oltava rakenteellinen: taloyhtiön on nojattava isännöitsijään, alan järjestöjen ohjeisiin ja tarvittaessa ulkopuolisiin asiantuntijoihin, ja hallituksen on tiedettävä, milloin kysyä. Amatöörihallituksen vaarallisin ominaisuus ei ole osaamattomuus, vaan se, ettei se tiedä, mitä se ei tiedä.

Kohti ammattimaisempaa hallintoa

Ammattimaisuus ei tarkoita, että jokaisen taloyhtiön pitäisi palkata ulkopuolinen puheenjohtaja. Se tarkoittaa, että hallitus toimii kuin se ymmärtäisi hallinnoivansa miljoonien eurojen omaisuutta. Suurin osa parannuksista on ilmaisia tai halpoja. Ne vaativat tapoja, eivät rahaa.

Amatööri vai ammattimainen: käytäntöjen vertailu

Kymmenen konkreettista toimenpidettä

1. Perehdytä uudet jäsenet. Jokainen uusi hallituksen jäsen saa lyhyen perehdytyksen: yhtiöjärjestys, talous, kunnossapitosuunnitelma, käynnissä olevat asiat ja vastuut. Kiinteistöliitto ja alueelliset kiinteistöyhdistykset tarjoavat hallituskoulutuksia, ja Kiinteistöliitolla on hallituksen jäsenelle tarkistuslista.
2. Laadi vuosikello. Kokoukset, tilinpäätös, talousarvio, huoltokierrokset, sopimusten uusiminen ja takuutarkastukset merkitään kalenteriin koko vuodeksi.
3. Tee pitkän tähtäimen kunnossapitosuunnitelma. Vähintään kymmenen vuoden näkymä kustannusarvioineen, päivitetään vuosittain.
4. Kirjaa päätökset kunnolla. Perustelut, vaihtoehdot ja liitteet pöytäkirjaan.
5. Jaa vastuualueet. Yksi jäsen seuraa taloutta, toinen korjauksia, kolmas viestintää. Kukaan ei vastaa kaikesta, mutta kaikella on vastaava.
6. Sovi isännöitsijän kanssa vuositavoitteet. Ja seuraa niitä jokaisessa kokouksessa.
7. Kilpailuta säännöllisesti. Laina, huolto, siivous, energia ja isännöinti muutaman vuoden välein.
8. Varmista vastuuvakuutus. Ja lue sen ehdot.
9. Keskitä tieto. Yksi paikka kaikille asiakirjoille, johon koko hallitus pääsee ja joka säilyy hallituksen ja isännöitsijän vaihtuessa.
10. Arvioi ammattilaisen tarve ennakoivasti. Älä odota, että hanke on jo käynnissä.

Palkkiot kohdalleen

Hallituspalkkioiden pitäisi olla sellaisella tasolla, että työhön voi sitoutua ilman, että se tuntuu hyväntekeväisyydeltä. Ylen jutun johtopäätös pitää paikkansa: raha ei yksinään tuo osaamista. Mutta kohtuullinen palkkio antaa oikeuden odottaa, että materiaalit luetaan ja kokouksiin valmistaudutaan. Se myös tekee hallitustyöstä houkuttelevamman niille, joilla on aikaa ja osaamista, mutta jotka eivät halua tehdä sitä ilmaiseksi.

Palkkion voi myös sitoa työmäärään. Kiinteistöliiton kyselyn mukaan noin kymmenesosa taloyhtiöistä yhdisti kokous- ja työaikaperusteisen palkkion. Isossa korjaushankkeessa tuntiperusteinen korvaus hallituksen hankevastaavalle voi olla järkevämpi kuin kiinteä vuosipalkkio.

Rakenteelliset muutokset

Pitkällä aikavälillä ongelma vaatii myös rakenteellisia ratkaisuja. Mahdollisia suuntia ovat esimerkiksi:

• Vapaaehtoinen pätevyys hallitusammattilaisille. Alan järjestöjen ylläpitämä sertifiointi, joka edellyttäisi koulutusta, vastuuvakuutusta ja sidonnaisuuksien julkistamista.
• Parempi tietostandardi. Yhteinen, koneluettava muoto taloyhtiön kunnossapito- ja päätöstiedoille, joka helpottaisi tiedon siirtymistä isännöitsijän vaihtuessa ja asuntokaupassa.
• Kunnossapitosuunnitelman laatuvaatimukset. Nykyinen viiden vuoden selvitysvelvollisuus on kevyt, ja sen sisältö vaihtelee paljon.
• Hallituksen perehdytys osaksi normaalikäytäntöä. Samalla tavalla kuin yritysten hallitustyössä perehdytys on vakiintunut, taloyhtiöissäkin se voisi olla oletus eikä poikkeus.

Mikään näistä ei vaadi, että asukasvetoisesta mallista luovutaan. Tavoite ei ole ulkoistaa taloyhtiöiden hallintoa, vaan nostaa sen perustasoa.

Lopuksi: talkoohenki ei riitä miljoonien hallintaan

Suomalainen taloyhtiömalli on monella tapaa onnistunut. Se on antanut miljoonille ihmisille mahdollisuuden omistaa kotinsa, päättää yhteisistä asioista demokraattisesti ja kantaa vastuuta yhteisestä omaisuudesta. Vapaaehtoiset hallituksen jäsenet ovat tämän mallin selkäranka, ja heidän työnsä ansaitsee enemmän arvostusta kuin se yleensä saa.

Malli on kuitenkin syntynyt aikana, jolloin taloyhtiöt olivat uusia, korjaukset pieniä ja yhteisöt pysyviä. Tänään tilanne on toinen. Rakennukset ikääntyvät, korjaushankkeet ovat monimutkaisia ja kalliita, sääntely lisääntyy, ja asukkaat vaihtuvat tiheämmin. Samalla ihmisillä on vähemmän aikaa ja halua talkootyöhön. Ylen jutun sanoin talkoilla tekeminen on katoavaa kansanperinnettä (Yle 2016).

Tuloksena on järjestelmä, jossa laki odottaa hallitukselta yritysjohtajan huolellisuutta, osakkaat odottavat sitä ilmaiseksi, ja hallituksen jäsenet yrittävät parhaansa ilman työkaluja, koulutusta tai aikaa. Ei ole ihme, että lopputulos on usein amatöörimäinen. Ihme on pikemminkin se, että niin moni taloyhtiö toimii silti kohtuullisesti.

Hallitusammattilaiset ovat yksi vastaus, mutta eivät ainoa. Kymmenessä vuodessa heidän osuutensa on pysynyt noin kolmessa prosentissa, eikä ole syytä olettaa, että se nousisi nopeasti. Suurin osa taloyhtiöistä jatkaa asukasvetoisina, ja niin on hyväkin. Siksi tärkein muutos on se, mitä asukashallitukset itse tekevät: miten ne valmistelevat, dokumentoivat, perehdyttävät ja käyttävät tietoa.

Ammattimaisuus on ennen kaikkea asenne. Se on sen hyväksymistä, että taloyhtiön hallitus ei ole naapuruston kerho vaan yhtiön johto. Se on kysymysten esittämistä silloinkin, kun se tuntuu kiusalliselta, ja päätösten tekemistä silloinkin, kun ne ovat epäsuosittuja. Se on sen ymmärtämistä, että jokainen lykätty päätös on päätös, ja että jokainen kirjaamatta jätetty perustelu on tulevaisuuden riski.

Jos istut taloyhtiösi hallituksessa, kysy itseltäsi yksi kysymys: jos olisin osakas talossa, jota en tunne, ja lukisin tämän hallituksen viimeisen vuoden pöytäkirjat, luottaisinko siihen, että kotiani hoidetaan hyvin? Jos vastaus on epävarma, et ole yksin. Mutta tiedät nyt, mistä aloittaa.

Lähteet

• Yle: Suuri vastuu, pieni kokouspalkkio – miljardiomaisuutta hoidetaan vapaaehtoisvoimin (6.10.2016)
• Kiinteistölehti: Taloyhtiön hallitustyöskentelystä maksetut palkkiot ovat maltillisia (2022, päivitetty 2023)
• Kotitalo: Taloyhtiön hallitusammattilainen on parhaimmillaan moniosaaja (2019)
• Kiinteistöliitto: Taloyhtiön hallitus – tehtävät ja vastuut
• Kiinteistöliitto: Tarkistuslista taloyhtiön hallituksen jäsenelle
• Vero.fi: Taloyhtiön maksamat palkkiot
• Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009