Käyttöehdot

Palvelun tarjoaa Hausman Oy (Dosentintie 5 A 3), jäljempänä "Hausman".

Asiakas

Asunto-osakeyhtiö tai muu yhteisö, jolle palveluun on luotu työtila. Sopimus palvelun käytöstä syntyy Hausmanin ja asiakkaan välille.

Käyttäjä

Henkilö, jolla on Hausman-tunnus: hallituksen jäsen, isännöitsijä, osakas tai asiakkaan kutsuma ulkopuolinen kumppani, kuten huoltoyhtiö tai tilintarkastaja.

Käyttäjä hyväksyy nämä ehdot luodessaan tunnuksen. Työtilan luova käyttäjä vakuuttaa, että hänellä on oikeus ottaa palvelu käyttöön asiakkaan puolesta, esimerkiksi hallituksen päätöksen tai puheenjohtajan valtuutuksen perusteella. Ehtoihin sisältyy kohdan 11 tietojenkäsittelyehdot.

Hausman on taloyhtiön hallituksen verkkopalvelu dokumenttien hallintaan, kunnossapidon suunnitteluun (PTS), hankkeiden, päätösten ja tehtävien seurantaan, budjetointiin ja laskelmiin sekä viestintään osakkaiden kanssa. Palvelu poimii ladatuista dokumenteista rakenteista tietoa tekoälyn avulla.

Hausman on työkalu. Se ei ole isännöintipalvelu, kirjanpito, tilintarkastus eikä oikeudellinen tai taloudellinen neuvonta, eikä se siirrä hallitukselle asunto-osakeyhtiölain mukaan kuuluvia tehtäviä tai vastuita Hausmanille.

• —Tunnus on henkilökohtainen. Sitä ei saa luovuttaa toiselle, eikä samaa tunnusta saa käyttää usea henkilö.
• —Käyttäjä pitää salasanansa ja kirjautumistapansa, kuten Google-tilinsä, suojattuna ja ilmoittaa viipymättä, jos epäilee tunnuksensa joutuneen vääriin käsiin.
• —Käyttäjä antaa itsestään oikeat tiedot ja pitää ne ajan tasalla.
• —Asiakas päättää, kenet se kutsuu työtilaansa ja millä roolilla ja oikeuksilla. Asiakas vastaa siitä, että oikeudet vastaavat kunkin tehtävää, ja poistaa oikeudet henkilöiltä, joiden tehtävä päättyy.
• —Käyttäjä vastaa tunnuksellaan tehdyistä toimista.

Aineistolla tarkoitetaan kaikkea, mitä asiakas ja sen käyttäjät tallentavat palveluun: dokumentteja, niistä poimittua tietoa, osakerekisteriä, viestejä, lomakkeita ja muita merkintöjä.

• —Aineisto on asiakkaan. Hausman ei saa siihen omistusoikeutta.
• —Hausman saa käsitellä aineistoa vain palvelun tuottamiseksi, ylläpitämiseksi ja tukipyyntöjen ratkaisemiseksi. Aineistoa ei myydä, ei käytetä markkinointiin eikä käytetä tekoälymallien kouluttamiseen.
• —Asiakas vastaa siitä, että sillä on oikeus tallentaa aineisto palveluun ja että aineiston sisältö on lainmukaista.
• —Asiakas saa aineistonsa palvelusta strukturoidussa, koneluettavassa muodossa milloin tahansa sopimuksen voimassaoloaikana ja 90 päivän ajan sen päättymisestä.
• —Palvelussa poistettu tieto merkitään poistetuksi ja piilotetaan, mutta sitä ei hävitetä heti, jotta vahingossa poistetun saa takaisin. Lopullisesta poistamisesta kerrotaan kohdassa 12.

Tekoälyn dokumenteista poimima tieto on ehdotus. Se tallennetaan luonnoksena, ja hallituksen on tarkistettava se ennen kuin sitä käytetään päätöksenteon pohjana. Alkuperäinen poiminta säilyy muokkausten rinnalla, joten poimittua arvoa voi aina verrata siihen, mitä dokumentissa luki.

Palvelun laskelmat ja asiakirjapohjat, kuten budjetti- ja vastikelaskelmat, lainalaskuri, kunnossapitosuunnitelma ja isännöitsijäntodistus, perustuvat käyttäjän syöttämiin ja dokumenteista poimittuihin tietoihin sekä käyttäjän valitsemiin oletuksiin. Ne ovat apuvälineitä. Vastuu yhtiökokoukselle, osakkaille, ostajille ja viranomaisille annettavien tietojen oikeellisuudesta on asiakkaalla.

Palvelussa ei ole vielä käytössä laskutusta. Asiakkaalta ei peritä maksuja ennen kuin se on nimenomaisesti tilannut maksullisen palvelun.

• —Uudella asiakkaalla on 14 vuorokauden maksuton kokeilujakso, jonka aikana kaikki ominaisuudet ovat käytössä.
• —Ensimmäiset 100 palveluun liittynyttä taloyhtiötä käyttävät palvelua maksutta 31.12.2027 asti (perustajatarjous).
• —Maksullisen palvelun hinnat ovat hinnaston mukaiset (www.hausman.fi/hinnoittelu). Maksullisen jakson alkamisesta ja sen hinnasta ilmoitetaan asiakkaalle vähintään 30 päivää etukäteen.
• —Asiakas, joka ei halua jatkaa maksullisena, voi lopettaa käytön ilman kustannuksia.

Laskutusta, maksuehtoja ja hinnanmuutoksia koskevat ehdot lisätään näihin ehtoihin ennen kuin ensimmäinen maksullinen jakso alkaa.

Palvelua saa käyttää vain taloyhtiön hallintoon liittyviin tarkoituksiin ja lain sekä hyvän tavan mukaisesti. Kiellettyä on erityisesti:

• —yrittää päästä tietoon, johon käyttäjällä ei ole oikeutta, kuten toisen taloyhtiön työtilaan tai toisen osakkaan lomakkeisiin
• —häiritä palvelun toimintaa, kuormittaa sitä tarkoituksellisesti tai kiertää sen suojauksia
• —ladata palveluun haittaohjelmia tai aineistoa, jonka tallentaminen loukkaa toisen oikeuksia
• —kopioida palvelua tai sen osia automaattisesti tai käyttää sitä kilpailevan palvelun rakentamiseen
• —käyttää palvelun viestitoimintoja häirintään tai markkinointiviestien lähettämiseen.

Hausman voi rajoittaa tai estää käyttäjän pääsyn palveluun, jos käyttäjä rikkoo näitä ehtoja tai jos se on tarpeen palvelun tai muiden asiakkaiden aineiston suojaamiseksi. Asiakkaalle ilmoitetaan rajoituksesta ja sen syystä viipymättä.

Hausman pyrkii pitämään palvelun käytettävissä keskeytyksettä, mutta ei takaa tiettyä käytettävyysastetta. Palvelu voi olla ajoittain poissa käytöstä huollon, päivitysten tai Hausmanista riippumattomien häiriöiden vuoksi. Suunnitelluista katkoista pyritään ilmoittamaan etukäteen.

Palvelua kehitetään jatkuvasti, ja sen ominaisuudet voivat muuttua. Jos asiakkaan käytössä oleva olennainen toiminto poistuu, siitä ilmoitetaan vähintään 30 päivää etukäteen, ja asiakas saa sitä ennen aineistonsa talteen.

Palvelu toimitetaan sellaisena kuin se on. Hausman vastaa vain välittömistä vahingoista, jotka se on aiheuttanut rikkomalla näitä ehtoja. Hausman ei vastaa välillisistä vahingoista, kuten saamatta jääneestä tulosta, eikä vahingoista, jotka johtuvat tekoälyn poimiman tai käyttäjän syöttämän tiedon käyttämisestä tarkistamatta.

Hausmanin vastuu on yhteensä enintään asiakkaan vahinkoa edeltäneiden 12 kuukauden aikana palvelusta maksamien maksujen määrä. Rajoitukset eivät koske vahinkoa, joka on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella, eivätkä ne rajoita tietosuoja-asetuksen mukaista vastuuta tai muuta pakottavan lain mukaista vastuuta.

Kumpikaan osapuoli ei vastaa viivästyksestä tai vahingosta, joka johtuu sen vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevasta esteestä (ylivoimainen este).

Käyttäjätilien, analytiikan ja asiakassuhteen henkilötietojen rekisterinpitäjä on Hausman. Niiden käsittelystä kerrotaan tietosuojaselosteessa osoitteessa www.hausman.fi/tietosuojaseloste.

Asiakkaan aineistoon sisältyvien henkilötietojen rekisterinpitäjä on asiakas, ja Hausman käsittelee niitä asiakkaan lukuun kohdan 11 tietojenkäsittelyehtojen mukaisesti.

Tämä kohta on tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 28 artiklan mukainen sopimus, jossa asiakas on rekisterinpitäjä ja Hausman henkilötietojen käsittelijä.

Käsittelyn kohde ja kesto

Asiakkaan aineistoon sisältyvät henkilötiedot, sopimuksen voimassaolon ajan ja sen jälkeen kohdan 12 mukaiseen poistamiseen tai palauttamiseen asti.

Käsittelyn luonne ja tarkoitus

Tallentaminen, järjestäminen, tekoälyavusteinen poiminta dokumenteista, näyttäminen käyttöoikeuksien mukaisesti, sähköpostien välittäminen sekä varmuuskopiointi — kaikki palvelun tuottamiseksi asiakkaalle.

Henkilötietoryhmät

Nimet, yhteystiedot, huoneisto- ja osakeomistustiedot, roolit taloyhtiössä, viestien ja lomakkeiden sisältö sekä muut dokumentteihin sisältyvät tiedot, kuten maksutiedot ja hallinnolliset päätökset.

Rekisteröidyt

Asiakkaan osakkaat ja asukkaat, hallituksen jäsenet, isännöitsijät, sopimuskumppanien yhteyshenkilöt sekä muut asiakkaan dokumenteissa mainitut henkilöt.

Hausman sitoutuu:

• —käsittelemään henkilötietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Ohjeet ovat nämä ehdot ja asiakkaan palvelussa tekemät valinnat. Jos ohje Hausmanin käsityksen mukaan rikkoo tietosuojasäännöksiä, Hausman ilmoittaa siitä asiakkaalle.
• —varmistamaan, että henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon
• —toteuttamaan 32 artiklan mukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimet. Ne on kuvattu tietosuojaselosteen kohdassa "Miten tieto on suojattu".
• —auttamaan asiakasta vastaamaan rekisteröityjen oikeuksia koskeviin pyyntöihin sekä täyttämään 32–36 artiklan velvoitteet, kuten vaikutustenarvioinnin
• —ilmoittamaan asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä tietoonsa tulleesta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ja antamaan tiedot, joita asiakas tarvitsee viranomaisilmoitukseen
• —poistamaan tai palauttamaan henkilötiedot sopimuksen päätyttyä kohdan 12 mukaisesti, ellei laki edellytä niiden säilyttämistä
• —antamaan asiakkaalle tiedot, jotka osoittavat näiden velvoitteiden noudattamisen, ja sallimaan asiakkaan tai sen valtuuttaman tarkastajan tekemät auditoinnit kohtuullisella ennakkoilmoituksella. Tarkastuksen kustannuksista vastaa asiakas.

Alihankkijat. Asiakas antaa yleisen luvan käyttää alikäsittelijöitä. Niiden ajantasainen luettelo käyttötarkoituksineen ja sijainteineen on tietosuojaselosteen kohdassa "Kenelle tietoa luovutetaan". Hausman sitoo alikäsittelijät vähintään näitä ehtoja vastaaviin tietosuojavelvoitteisiin ja vastaa niiden toiminnasta. Uusista alikäsittelijöistä ilmoitetaan asiakkaalle vähintään 30 päivää etukäteen. Asiakas voi vastustaa muutosta, ja jos asiaan ei löydy ratkaisua, asiakas voi irtisanoa sopimuksen päättymään ennen muutoksen voimaantuloa.

Siirrot. Asiakkaan aineisto tallennetaan EU:n alueelle. Jos henkilötietoja käsitellään ETA-alueen ulkopuolella, siirto perustuu Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin tai muuhun tietosuoja-asetuksen V luvun mukaiseen siirtoperusteeseen.

Sopimus on voimassa toistaiseksi. Asiakas voi irtisanoa sen milloin tahansa ilmoittamalla siitä Hausmanin asiakaspalveluun (kohta 15). Hausman voi irtisanoa sopimuksen 60 päivän irtisanomisajalla. Kumpikin osapuoli voi purkaa sopimuksen päättymään heti, jos toinen osapuoli rikkoo sopimusta olennaisesti eikä korjaa rikkomusta 14 päivän kuluessa kirjallisesta huomautuksesta.

Sopimuksen päätyttyä asiakas voi noutaa aineistonsa 90 päivän ajan. Sen jälkeen aineisto poistetaan lopullisesti, ellei asiakas pyydä poistoa aikaisemmin tai laki edellytä säilyttämistä. Varmuuskopioista tiedot poistuvat niiden normaalin kierron mukana.

Käyttäjä voi pyytää oman tunnuksensa sulkemista milloin tahansa. Tunnuksen sulkeminen ei poista asiakkaan aineistoa, johon käyttäjä on osallistunut: vanhat kirjaukset kertovat edelleen, kuka teki mitä, sillä taloyhtiön päätösten ja asiakirjojen jäljitettävyys on asiakkaan etu.

Hausman voi muuttaa näitä ehtoja. Asiakkaan asemaa olennaisesti heikentävistä muutoksista ilmoitetaan palvelussa tai sähköpostitse vähintään 30 päivää ennen niiden voimaantuloa. Jos asiakas ei hyväksy muutosta, se voi irtisanoa sopimuksen päättymään ennen muutoksen voimaantuloa. Palvelun käytön jatkaminen muutoksen voimaantulon jälkeen katsotaan muutoksen hyväksymiseksi.

Voimassa olevat ehdot ovat aina luettavissa osoitteessa www.hausman.fi/kayttoehdot, ja niiden voimaantulopäivä näkyy sivun yläreunassa.

Näihin ehtoihin sovelletaan Suomen lakia. Erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti neuvottelemalla. Jos neuvottelu ei johda tulokseen, riita ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa.

Palveluntarjoaja

Hausman Oy

Postiosoite

Dosentintie 5 A 3

Asiakaspalvelu ja irtisanomiset

info@hausman.fi

Tietosuoja-asiat

tietosuoja@hausman.fi