Tietosuojaseloste

Hausmanissa on kahdenlaista henkilötietoa, ja niillä on eri vastuutaho. Ero ei ole muodollisuus: se ratkaisee, kenelle tietosuojapyyntösi osoitetaan ja kuka päättää tiedon kohtalosta.

Taloyhtiön aineistoa Hausman käsittelee vain taloyhtiön lukuun ja sen ohjeiden mukaisesti (tietosuoja-asetuksen 28 artikla). Emme päätä, mitä dokumentteja taloyhtiö lataa, kenet se kutsuu käyttäjäksi tai kuinka kauan se aineistoaan säilyttää. Jos haluat tietää tai muuttaa sitä, mitä taloyhtiön aineistossa on sinusta, pyyntö osoitetaan taloyhtiön hallitukselle. Autamme hallitusta teknisesti pyynnön toteuttamisessa.

Rekisterinpitäjä

Hausman Oy

Osoite

Dosentintie 5 A 3

Tietosuoja-asiat

tietosuoja@hausman.fi

Yhteyshenkilö

Otto Peura

Tilitiedot

Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero (jos annat sen), tilin tila sekä luonti- ja muokkausajat. Salasanaa ei tallenneta Hausmanin tietokantaan: tunnistautumisesta vastaa Firebase Authentication, ja kirjautua voi myös Google-tunnuksella.

Jäsenyystiedot

Rooli taloyhtiössä (hallitus, osakas tai ulkopuolinen kumppani), roolin mukaiset käyttöoikeudet, erikseen myönnetyt lisäoikeudet sekä jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä.

Kutsut

Kutsutun sähköpostiosoite, mahdollinen nimi, rooli, kutsun lähettäjä ja tila. Kutsulinkin tunnistetta ei tallenneta sellaisenaan, vaan siitä tallennetaan tiiviste, joten tallennetusta kutsusta ei voi johtaa toimivaa linkkiä.

Taloyhtiön dokumentit

Ladatut PDF-tiedostot: pöytäkirjat, budjetit, tilinpäätökset, kuntoarviot, yhtiöjärjestykset, lainatarjoukset ja vastaavat. Ne sisältävät tyypillisesti nimiä, huoneistotunnuksia, omistustietoja, euromääriä ja toisinaan arkaluonteiseksi koettua tietoa, kuten maksurästejä tai riitoja.

Dokumenteista poimittu data

Osake- ja huoneistotiedot omistajineen, hallituksen kokoonpano, päätökset, hankkeet, budjettirivit ja lainat. Alkuperäinen tekoälypoiminta säilyy muokkausten rinnalla, joten poimittua arvoa voi aina verrata siihen, mitä dokumentissa luki.

Viestit ja lomakkeet

Lähettäjän nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja rooli lähetyshetkellä, huoneisto jota viesti koskee, viestin sisältö sekä hallituksen käsittelymerkintä. Lähettäjän tiedot tallennetaan viestiin sellaisina kuin ne olivat lähetettäessä, jotta vuosia vanha huoltopyyntö kertoo edelleen kuka sen teki ja mistä huoneistosta.

Kuntokyselyn vastaukset

Vastaajan rooli ja huoneistoviite sekä vastaukset, vapaat tekstikentät mukaan lukien.

Tekniset tiedot

Istuntoevästeen sisältö, käytön tapahtumat analytiikassa sekä virhetilanteiden tekniset tiedot, joihin voi sisältyä IP-osoite, selaintiedot ja pyynnön polku.

Palvelussa ei tehdä tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitettuja automaattisia päätöksiä eikä profilointia, jolla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia. Tekoälyn poiminta on ehdotus, jonka ihminen tarkistaa — ei päätös.

• —Sinulta itseltäsi, kun luot tilin, täytät profiilisi tai lähetät lomakkeen.
• —Google-kirjautumisesta, jos käytät sitä: siitä saadaan nimi ja sähköpostiosoite.
• —Taloyhtiön hallitukselta, kun se kutsuu sinut käyttäjäksi: sähköpostiosoite, mahdollinen nimi ja rooli.
• —Taloyhtiön lataamista dokumenteista, joista tekoäly poimii rakenteisen datan.

Viimeinen kohta koskee myös henkilöä, jolla ei ole Hausman-tiliä. Pöytäkirjassa mainittu osakas tai osakeluettelon omistaja päätyy palveluun ilman että hän on itse tehnyt mitään. Tällöin rekisterinpitäjä on taloyhtiö, joka on jo lain nojalla näiden tietojen rekisterinpitäjä ja jolla on velvollisuus pitää osakeluetteloa — Hausman on vain paikka, jossa sama tieto on rakenteisessa muodossa. Tiedot rajataan taloyhtiön omaan työtilaan eikä niitä yhdistetä muiden taloyhtiöiden tietoihin.

Ladatun dokumentin sisältö lähetetään Googlen Vertex AI -palveluun EU-alueen päätepisteen kautta. Malli palauttaa rakenteisen ehdotuksen, joka tallennetaan taloyhtiön työtilaan luonnoksena.

• —Poiminta on ehdotus, ei päätös: hallitus tarkistaa ja muokkaa sen, ja hyväksymätön luonnos ei näy osakkaille.
• —Alkuperäinen poiminta säilyy muokkausten rinnalla, joten korjaus ei koskaan tuhoa sitä mitä dokumentissa luki.
• —Jokainen poiminta tallentaa käytetyn mallin ja kehotteen version, joten vanhan poiminnan alkuperä on jäljitettävissä.
• —Hausman ei käytä taloyhtiöiden aineistoa tekoälymallien kouluttamiseen. Google Cloudin ehtojen mukaan Vertex AI:hin lähetettyä aineistoa ei käytetä Googlen mallien kouluttamiseen.

Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointitarkoituksiin. Tietoa käsittelevät alla luetellut palveluntarjoajat, jotka toimivat Hausmanin lukuun ja joiden kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus.

Taloyhtiösi tiedot sijaitsevat Euroopassa. Tietokanta ja dokumentit ovat Suomessa, tekoälypoiminta tehdään EU:n alueella, sähköpostit lähtevät EU:sta ja analytiikka pyörii EU-pilvessä. Kirjautumispalvelussa ja yhdysvaltalaisten palveluntarjoajien tukitoiminnoissa tietoa voidaan käsitellä myös ETA-alueen ulkopuolella; tällöin siirto perustuu Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin.

Taloyhtiön sisällä tieto näkyy roolin mukaan: hallituksen sisäinen valmistelu ei näy osakkaalle, osakas näkee lähettämänsä lomakkeet eikä muiden, ja huoltoyhtiölle tai tilintarkastajalle annetaan vain tarvittavat oikeudet. Viranomaiselle tietoa luovutetaan vain, jos laki siihen velvoittaa.

Taloyhtiön tieto on pitkäikäistä: kymmenen vuotta vanha päätös voi ratkaista tämän päivän riidan. Siksi Hausman ei poista tietoa kun se poistetaan käyttöliittymässä, vaan merkitsee sen poistetuksi ja piilottaa sen näkymistä. Tämä on tarkoituksellinen valinta ja kerrotaan tässä siksi, että se on olennainen ero siihen mitä "poista" yleensä tarkoittaa.

Käyttäjätili

Profiili säilyy niin kauan kuin tili on olemassa. Kun tili suljetaan, kirjautuminen estetään ja voimassa olevat istunnot mitätöidään välittömästi. Profiili säilyy merkittynä poistetuksi, jotta vanhat kirjaukset kertovat edelleen kuka teki mitä; lopullinen poisto tehdään pyynnöstä.

Taloyhtiön aineisto

Säilytysajasta päättää taloyhtiö. Sopimuksen päätyttyä aineisto poistetaan tai palautetaan taloyhtiölle 90 päivän kuluessa, ellei taloyhtiö pyydä poistoa aikaisemmin.

Kutsut

Käyttämätön kutsu vanhenee eikä vanhentuneella linkillä pääse palveluun.

Analytiikka

PostHogin tapahtumat säilyvät palveluntarjoajan säilytyskäytännön mukaisesti, enintään 12 kuukautta tunnistetietojen osalta.

Virheraportit

Tekniset virheraportit säilyvät 90 päivää, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti.

Kirjanpitoaineisto

Laskutustiedot säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan, kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.

• —Jokainen näkee vain sen, mihin hänellä on oikeus. Oikeudet tarkistetaan palvelimella ja vielä erikseen tietokannassa.
• —Dokumentit avataan lyhytikäisillä, allekirjoitetuilla linkeillä. Pysyviä julkisia linkkejä ei ole.
• —Kirjautuminen on toteutettu Googlen Firebase Authenticationilla, jolloin salasanoja ei tallenneta Hausmanin omaan tietokantaan. Voit kirjautua myös Google-tunnuksella.
• —Istunnot vanhenevat automaattisesti, ja tilin sulkeminen katkaisee kaikki avoimet istunnot heti.
• —Liikenne ja levossa oleva tieto on salattu.
• —Poistettu tieto merkitään poistetuksi eikä katoa vahingossa, joten virheellisesti poistetun asian saa takaisin.

Analytiikka on rajattu tarkoituksella. Automaattinen klikkausten tallennus on pois päältä, koska se tallentaisi klikatun tekstin — taloyhtiössä se olisi hallituksen jäsenen nimi, dokumentin otsikko tai euromäärä. Istuntotallennus on oletuksena pois käytöstä kaikissa ympäristöissä; jos se jossain ympäristössä erikseen otetaan käyttöön, kaikki näytöllä näkyvä teksti peitetään selaimessa ennen kuin mitään lähetetään, joten tallenteesta näkyy vain sivun rakenne ja käyttäjän klikkaukset, vierimely ja siirtymät — ei koskaan nimeä, otsikkoa eikä euromäärää. Tapahtumat sisältävät vain tunnisteita, luokitteluja ja lukumääriä: ei dokumenttien otsikoita, ei nimiä, ei viestien sisältöä, ei euromääriä.

Kirjautumattomasta kävijästä ei tallenneta profiilia. Kirjautuneen käyttäjän tunnisteena on käyttäjätunnus, ja analytiikkaan välitetään lisäksi sähköpostiosoite — se on ainoa henkilötieto, joka analytiikkaan menee. Analytiikka noudattaa selaimen Do Not Track -asetusta, ja analytiikkapyynnöt kulkevat palvelun oman osoitteen kautta, ei kolmannen osapuolen domainilta.

Markkinointievästeet ja -tunnisteet ladataan vain julkisilla sivuilla ja vain, kun hyväksyt ne sivun evästeilmoituksessa; ilman hyväksyntää Googlelle tai muille mainosalustoille ei lähde mitään. Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa sivun alareunan Evästeasetukset-linkistä. Voit lisäksi estää analytiikkaevästeet selaimesi asetuksista tai mainosten- ja seurannanestolla. Välttämätöntä istuntoevästettä ei voi estää kirjautumatta ulos: ilman sitä palveluun ei voi kirjautua.

Tiedot omistat aina sinä, tai taloyhtiö. Saat kaiken tallentamasi tiedon strukturoidussa, koneluettavassa muodossa milloin tahansa, mikä helpottaa sekä arkistointia että palvelusta poistumista. Pyyntö riittää, emmekä lukitse tietoja palveluun.

• —Oikeus saada pääsy tietoihin: saat tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja kopion niistä.
• —Oikeus oikaisuun: virheellinen tai puutteellinen tieto korjataan.
• —Oikeus poistoon: tiedot poistetaan, jos käsittelylle ei ole enää perustetta eikä säilyttämiseen ole lakisääteistä velvollisuutta.
• —Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun.
• —Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen strukturoidussa, koneluettavassa muodossa.
• —Oikeus peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen. Peruutus ei vaikuta sitä edeltävän käsittelyn lainmukaisuuteen.
• —Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeuksia käytetään lähettämällä pyyntö osoitteeseen tietosuoja@hausman.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Varmistamme pyytäjän henkilöllisyyden ennen tietojen luovuttamista — muuten pääsypyynnöstä tulisi tapa lukea toisen ihmisen tietoja.

Jos pyyntö koskee taloyhtiön aineistoa — pöytäkirjoja, osakerekisteriä, viestejä — osoita se taloyhtiön hallitukselle, joka on niiden rekisterinpitäjä. Jos et tiedä kehen ottaa yhteyttä, voit lähettää pyynnön meille ja ohjaamme sen oikealle taholle.

Valvontaviranomainen

Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki (PL 800, 00531 Helsinki), tietosuoja.fi

Palvelu kehittyy, ja seloste muuttuu sen mukana. Selosteen yläreunassa on päivitysmerkintä. Olennaisista muutoksista — uusi käsittelyn tarkoitus, uusi palveluntarjoaja, tiedon sijainnin muutos — kerromme palvelussa tai sähköpostitse ennen kuin muutos tulee voimaan.

Rekisterinpitäjä

Hausman Oy

Postiosoite

Dosentintie 5 A 3

Tietosuoja-asiat

Otto Peura, tietosuoja@hausman.fi