Itseisännöinnin riskit: mitä hallituksen kannattaa tietää

Itseisännöinti on laillista, mutta siihen liittyy riskejä

Suomessa isännöitsijä ei ole pakollinen. Asunto-osakeyhtiö voi hoitaa hallinnon itse, ja noin kolmannes taloyhtiöistä tekee niin Kiinteistöliiton arvion mukaan. Pienessä yhtiössä ammattimainen isännöinti voi olla kohtuuttoman kallista suhteessa kuluihin, ja hyvin hoidettuna itseisännöinti on järkevä ratkaisu.

Siksi riskeistä kannattaa puhua tasapainoisesti. Itseisännöinti ei ole huono valinta. Huono valinta on ryhtyä siihen tietämättä, mitä tehtäviä isännöitsijä muuten hoitaisi ja kuka ne nyt hoitaa. Tässä artikkelissa käydään läpi viisi yleisintä riskiä ja keinot niiden hallintaan.

1. Vastuu on henkilökohtainen

Hallituksen jäsen vastaa asunto-osakeyhtiölain mukaan tahallisesti tai huolimattomuudesta yhtiölle, osakkaalle tai muulle aiheuttamastaan vahingosta. Vastuu ei lievene sillä, että työ tehdään talkoilla ja palkatta. Laki edellyttää huolellisuutta, ja se mitataan samalla mittarilla kuin ammattilaisen työ.

Kun isännöitsijää ei ole, hallitus ottaa hoitaakseen myös ne tehtävät, jotka muuten kuuluisivat hänelle. Vastuualue laajenee, mutta vastuuvakuutuksen laajuutta tulee harvoin tarkistettua.

Näin riskiä hallitaan:

• Tarkista, kattaako yhtiön vastuuvakuutus hallituksen jäsenten toiminnan ja mitkä ovat sen rajoitukset.
• Kirjaa päätökset ja niiden perustelut pöytäkirjaan. Jälkikäteen paras suoja on näyttö siitä, että asiaa harkittiin huolellisesti.
• Hanki ulkopuolinen asiantuntija arvioimaan suuret ja vaikeasti palautettavat päätökset, kuten peruskorjaukset ja lainarahoitus.

2. Lakisääteiset velvoitteet jäävät hoitamatta

Isännöitsijän vaihtoehto ei ole "ei mitään". Joku hoitaa silti osakeluettelon ylläpidon, osakkaiden tiedottamisen, yhtiökokouksen koollekutsumisen määräaikoineen, tilinpäätöksen valmistelun yhtiökokoukselle, vuosittaisen kunnossapitotarveselvityksen sekä isännöitsijäntodistuksen antamisen kaupantekotilanteessa.

Yksittäinen laiminlyönti, esimerkiksi kokouskutsu väärässä muodossa tai myöhässä, voi tehdä yhtiökokouksen päätöksestä moitittavan. Isoin riski ei ole se, että hallitus ei välittäisi, vaan se, ettei kukaan tiedä koko listaa. Velvoitteet muistetaan silloin, kun ne on jo kerran unohdettu.

Näin riskiä hallitaan:

• Tee vuosikello: mitä tapahtuu, mihin mennessä ja kuka vastaa.
• Nimeä jokaiselle tehtävälle vastuuhenkilö ja varahenkilö.
• Käy lista läpi aina, kun hallitus vaihtuu.

3. Korjausvelka kasvaa hiljaa

Ilman ammattimaista kiinteistön elinkaariajattelua pitkän tähtäimen kunnossapitosuunnitelma (PTS) jää helposti tekemättä tai päivittämättä. Putkistot, julkisivut ja katot eivät huuda apua ennen kuin vika on jo kallis. Kun korjaus siirtyy vuosi vuodelta, lasku ei katoa vaan kasvaa.

Lisäksi hallitukselta puuttuu usein kokemus kilpailutuksesta, urakkasopimuksista ja valvonnasta. Yksi huonosti valmisteltu hanke voi maksaa enemmän kuin useiden vuosien isännöintipalkkiot. Lue lisää aiheesta artikkelistamme taloyhtiön hallitus: miljoonien omaisuus harrastajien käsissä.

Näin riskiä hallitaan:

• Laadi PTS ja päivitä se vuosittain osana budjettia.
• Tilaa kuntotutkimus tai kuntoarvio ennen suuria päätöksiä.
• Kilpailuta isot hankkeet ja käytä ulkopuolista valvojaa.
• Varaudu rahoitukseen ajoissa: vastikkeen maltillinen korotus on helpompi hyväksyä kuin yllättävä rahoitusvastike.

4. Tieto asuu ihmisten päässä

Itseisännöidyssä taloyhtiössä taloyhtiön muisti on usein yhden tai kahden aktiivisen hallituksen jäsenen päässä, sähköpostissa tai henkilökohtaisella tietokoneella. Kun puheenjohtaja muuttaa pois tai väsyy, mukana lähtee tieto siitä, miksi päätös tehtiin, mitä urakoitsijan kanssa sovittiin ja missä sopimus on.

Tämä on itseisännöinnin vaarallisin ja aliarvostetuin riski, koska se ei näy ennen kuin on liian myöhäistä. Uusi hallitus joutuu selvittämään kaiken uudelleen, ja osa tiedosta ei palaa koskaan.

Näin riskiä hallitaan:

• Säilytä dokumentit yhdessä yhteisessä arkistossa, älä yksittäisen jäsenen sähköpostissa.
• Kirjaa päätökset ja niiden perusteet esimerkiksi taloyhtiökirjaan, jotta aikajana säilyy.
• Käy uuden hallituksen kanssa läpi perehdytyskansio heti yhtiökokouksen jälkeen.

5. Hallituksen väsyminen ja esteellisyys

Vapaaehtoistyönä tehtävä hallitustyö kuormittaa. Kun työ painottuu muutamalle, riski kasvaa kahdella tavalla. Ensinnäkin hallituksen jäsenet väsyvät ja eroavat, eikä uusia löydy. Toiseksi pienessä yhtiössä hallituksen jäsen on usein myös osakas ja naapuri, jolloin esteellisyys, riidat ja henkilökohtaiset intressit sekoittuvat päätöksentekoon. Asioista on vaikea päättää objektiivisesti, kun päätös koskee omaa asuntoa tai tuttua urakoitsijaa.

Näin riskiä hallitaan:

• Jaa tehtävät tasaisesti ja kirjaa, kuka vastaa mistäkin.
• Kirjaa esteellisyydet pöytäkirjaan ja pidä menettely läpinäkyvänä.
• Harkitse osittaista ulkoistamista: kirjanpito ja tilinpäätös ammattilaiselle, muu hallinto itse.

Entä tietosuoja ja kirjanpito?

Kaksi aluetta nostetaan usein erikseen esiin. Taloyhtiö on osakasrekisterin ja muiden henkilötietojen rekisterinpitäjä, joten tietosuoja kuuluu hallitukselle, vaikka kukaan ei olisi sitä nimennyt omaksi tehtäväkseen. Kirjanpito taas on tehtävä, jonka useimmat itseisännöidyt yhtiöt ostavat ammattilaiselta, ja syystä: virheet näkyvät suoraan tilinpäätöksessä ja verotuksessa.

Miten itseisännöinnin riskit pienenevät käytännössä?

Riskit eivät ole peruste hankkia isännöitsijää, mutta ne ovat peruste hoitaa itseisännöinti järjestelmällisesti. Käytännössä riskejä pienentää neljä asiaa:

• Rakenne: vuosikello, tehtävälista ja vastuuhenkilöt.
• Muisti: yksi paikka dokumenteille ja päätöksille.
• Ennakointi: PTS ja budjetti, jotka kertovat, mitä on edessä.
• Ulkopuolinen apu oikeissa kohdissa: kirjanpito, kuntotutkimukset ja isot urakat.

Juuri tähän Hausman on rakennettu. Se antaa itseisännöidylle hallitukselle isännöitsijän rakenteen ilman isännöitsijää: vuosikellon, tehtävät, dokumenttiarkiston ja taloyhtiökirjan, joka säilyy hallituksen vaihtuessa. Tekoäly lukee vanhat paperit puolestasi, joten käyttöönotto ei vaadi syöttötyötä. Voit kokeilla sitä 14 päivää maksutta ilman luottokorttia; katso käyttöönotto ja hinnoittelu.

Tarkistuslista hallitukselle

1. Onko yhtiön vastuuvakuutus voimassa ja kattaako se hallituksen toiminnan?
2. Onko meillä vuosikello lakisääteisistä tehtävistä ja vastuuhenkilöt?
3. Onko PTS ajan tasalla ja kytketty budjettiin?
4. Löytyvätkö kaikki tärkeät dokumentit yhdestä paikasta, ei vain yhden jäsenen sähköpostista?
5. Onko hallituksen vaihtuessa perehdytys, joka siirtää tiedon eteenpäin?
6. Mitkä tehtävät kannattaa ulkoistaa: kirjanpito, kuntotutkimus, urakoiden valvonta?

Artikkeli on yleistä tietoa eikä korvaa juridista neuvontaa. Tarkista ajantasainen lainsäädäntö ja yhtiön vakuutusehdot ennen päätöksiä.