Tarkistuslista tilinpäätöksen lukemiseen taloyhtiön hallitukselle

Tilinpäätös ei ole vain kirjanpitäjän paperi

Joka kevät taloyhtiön hallituksen pöydälle putoaa tilinpäätös: taulukoita, lukuja ja liitetietoja, jotka kirjanpitäjälle ovat arkipäivää mutta monelle hallituksen jäsenelle outoa kieltä. Silti hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen ja vastaa siitä. Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallituksen on huolehdittava yhtiön hallinnosta ja siitä, että kirjanpito ja varainhoito on asianmukaisesti järjestetty (asunto-osakeyhtiölaki, Finlex).

Hyvä uutinen: tilinpäätöksen ymmärtämiseen ei tarvita tilintarkastajan koulutusta. Riittää, että osaa esittää oikeat kysymykset. Tämä tarkistuslista kulkee tilinpäätöksen läpi järjestyksessä, ja jokaisen kohdan kohdalla kerrotaan, mitä siitä kannattaa katsoa ja milloin kirjanpitäjältä kannattaa kysyä lisää.

Ennen kuin avaat tilinpäätöksen: aikataulu

Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki 3:6, Finlex), ja varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Kalenterivuoden tilikaudella tämä tarkoittaa tilinpäätöstä viimeistään huhtikuun lopussa ja yhtiökokousta viimeistään kesäkuun lopussa.

Käytännössä aikataulu etenee yleensä näin:

1. Kirjanpitäjä toimittaa tilinpäätösluonnoksen ja vastikejälkilaskelmat.
2. Hallitus lukee luonnoksen ja esittää tarkentavat kysymykset (tämä lista).
3. Hallitus laatii toimintakertomuksen ja hyväksyy tilinpäätöksen kokouksessaan.
4. Tilinpäätös allekirjoitetaan ja annetaan tilintarkastajalle tai toiminnantarkastajalle.
5. Tarkastuskertomus ja tilinpäätös liitetään yhtiökokouskutsun asiakirjoihin.

Jos haluat nähdä koko kevään työt yhdellä silmäyksellä, katso myös artikkelimme taloyhtiön hallituksen vuosikellosta.

Tarkistuslista tilinpäätöksen lukemiseen

1. Perusasiat kuntoon

Aloita tarkistamalla, että kyseessä on oikea asiakirja oikealta ajalta.

• Yhtiön nimi, Y-tunnus ja tilikauden päivämäärät ovat oikein.
• Vertailuvuoden luvut ovat mukana ja vastaavat edellisen vuoden vahvistettua tilinpäätöstä.
• Tilinpäätöksessä on tuloslaskelma, tase ja liitetiedot.
• Mukana on luonnos tai valmis toimintakertomus, johon hallitus voi lisätä oman osuutensa.
• Kirjanpitäjä on kertonut, jos kirjanpitoperiaatteissa on tapahtunut muutoksia edellisestä vuodesta.

2. Tuloslaskelma: mihin rahat menivät?

Tuloslaskelma kertoo, paljonko yhtiö sai tuloa ja paljonko se kulutti. Taloyhtiössä tulot ovat pääosin vastikkeita, ja kulut ovat lämmitystä, vettä, sähköä, huoltoa, isännöintiä, vakuutuksia, korjauksia ja lainakorkoja.

• Hoitovastiketuotot vastaavat kuukausivastikkeita kerrottuna kuukausimäärällä. Poikkeama kannattaa selvittää.
• Jokainen suuri kuluerä (lämmitys, vesi, jätehuolto, huolto, isännöinti) on verrattu talousarvioon ja edelliseen vuoteen.
• Yli 10 prosentin poikkeamille on selitys: hinnankorotus, kulutuksen muutos, kertaluonteinen kulu vai kirjausvirhe?
• Energian ja veden kulutus on katsottu myös määränä, ei vain euroina. Hinta voi nousta, vaikka kulutus laskisi, ja päinvastoin. Tästä lisää artikkelissa energiankulutuksen vertailusta taloyhtiössä.
• Korjauskulut on eritelty. Kirjanpitäjä voi kertoa, mitkä korjaukset on kirjattu kuluksi ja mitkä aktivoitu taseeseen.
• Rahoituskulut (lainojen korot) ovat järkevässä suhteessa lainakantaan ja korkotasoon.
• Tilikauden tulos on ymmärrettävä: onko kyseessä ylijäämä vai alijäämä, ja mistä se johtuu?

Muista, että taloyhtiön tarkoitus ei ole tehdä voittoa. Pieni ylijäämä tai alijäämä on normaalia, mutta jatkuva alijäämä tarkoittaa, että vastike on liian matala.

3. Tase: mitä yhtiö omistaa ja mitä se on velkaa?

Tase on hetkellinen kuva yhtiön varoista ja veloista tilikauden viimeisenä päivänä.

• Rahat ja pankkitilit täsmäävät tilinpäätöshetken tiliotteisiin. Pyydä tarvittaessa kirjanpitäjää osoittamaan täsmäytys.
• Vastikesaamiset on käyty läpi: kuka on jäänyt velkaa, kuinka kauan, ja onko perintätoimet käynnistetty?
• Mahdolliset luottotappiot tai epävarmat saamiset on huomioitu.
• Rakennukset ja rakennelmat on taseessa järkevällä arvolla, ja aktivoidut peruskorjaukset vastaavat tehtyjä hankkeita.
• Ostovelat ja siirtovelat ovat uskottavia. Yllättävän suuri ostovelkojen määrä voi kertoa maksamattomista laskuista.
• Vastikkeiden ennakot ja jälkilaskelmat on kirjattu oikein. Jos yhtiö on kerännyt vastiketta enemmän kuin se on kuluttanut, ero näkyy velkana tai tuloksena.

4. Lainat: iso luku, jonka kaikki osakkaat näkevät

Yhtiölainan määrä ja kehitys ovat asia, jonka asunnon ostaja katsoo ensimmäisenä. Siksi hallituksen kannattaa ymmärtää luvut ennen kuin ne esitetään yhtiökokoukselle.

• Lainojen loppusumma täsmää pankin tilinpäätöshetken saldoilmoituksiin.
• Lyhennykset, korot ja marginaalit on tarkistettu, ja seuraavan vuoden lyhennykset on eroteltu lyhytaikaisiin velkoihin.
• Lainaosuus neliötä kohti on laskettu ja verrattu edelliseen vuoteen. Se näkyy myös isännöitsijäntodistuksessa.
• Tiedät, milloin korko tai laina-aika seuraavan kerran tarkistetaan ja mitä korkotason nousu maksaisi kuukaudessa.
• Mahdolliset uudet lainat on kirjattu asianmukaisesti ja niiden käyttötarkoitus on selvä.

Jos pohdit lainan lyhennysaikataulua tai korkoskenaarioita, Hausmanin lainalaskuri näyttää, mitä korkotason muutos maksaa kuukaudessa.

5. Rahastot ja korjausvarat

• Korjausrahasto tai muu rahastointi on tilinpäätöksessä näkyvissä ja saldo on loogisessa suhteessa edelliseen vuoteen.
• Rahastoinnista on olemassa yhtiökokouksen päätös, ja rahastointi on tehty päätöksen mukaisesti. Rahastointipäätös on tehtävä viimeistään sen tilikauden aikana, jota se koskee.
• Rahastoitu summa riittää uskottavasti suunniteltuihin korjauksiin. Vertaa sitä pitkän tähtäimen kunnossapitosuunnitelmaan (PTS).
• Jos rahasto on pienenemässä, tiedetään, milloin se loppuu ja mikä on vaihtoehtoinen rahoitus: vastikkeen korotus, laina vai rahoitusvastike.

6. Liitetiedot: pienellä präntillä isoja asioita

Liitetiedot jäävät usein lukematta, vaikka niissä on tärkeää tietoa.

• Annetut vakuudet ja vastuut (kuten kiinnitykset) on kuvattu ja ne täsmäävät lainoihin.
• Hallituksen ja tilintarkastajan palkkiot on esitetty. Hallituspalkkiot on ilmoitettu tulorekisteriin.
• Henkilöstöstä ja mahdollisista sopimusvastuista (esimerkiksi pitkät huolto- tai kaukolämpösopimukset) on mainittu olennainen.
• Tilinpäätöksen jälkeiset merkittävät tapahtumat, kuten vahingot, riidat tai uudet sopimukset, on mainittu.
• Jos yhtiöllä on tilojen vuokratuloja tai muuta liiketoimintaa, se on eritelty omaksi osakseen.

7. Toimintakertomus: hallituksen oma ääni

Toimintakertomus on hallituksen tilaisuus kertoa osakkaille, mitä vuoden aikana tapahtui ja miksi. Hyvä toimintakertomus vähentää yhtiökokouksen kysymyksiä.

• Kerro tehdyt korjaukset ja hankkeet sekä niiden kustannukset.
• Selitä merkittävät poikkeamat talousarviosta ennen kuin joku kysyy.
• Mainitse lainojen kehitys ja se, miten ne näkyvät vastikkeessa.
• Kuvaa tulevat hankkeet ja mahdollinen vastikkeen muutostarve. Tämä auttaa myös strategiatyötä.
• Kirjaa riskit ja avoimet asiat: vahingot, riidat, maksuhäiriöt.

8. Ennen allekirjoitusta ja yhtiökokousta

• Kaikki hallituksen jäsenet ja isännöitsijä (jos yhtiöllä sellainen on) ovat lukeneet tilinpäätöksen ja allekirjoittaneet sen.
• Tilinpäätös ja toimintakertomus on annettu tilintarkastajalle tai toiminnantarkastajalle riittävän ajoissa.
• Tarkastuskertomus on valmis ennen yhtiökokouskutsun lähettämistä.
• Tilinpäätös, toimintakertomus ja tarkastuskertomus on liitetty yhtiökokouksen asiakirjoihin ja ovat osakkaiden saatavilla lain ja yhtiöjärjestyksen vaatimassa ajassa.
• Hallituksen ehdotus tilikauden tuloksen käsittelystä on valmisteltu.
• Hallitus on varautunut vastaamaan yleisimpiin kysymyksiin: mistä alijäämä tai ylijäämä johtuu, paljonko laina on ja mitä vastikkeelle tapahtuu.

Viisi kysymystä kirjanpitäjälle

Jos aikaa on vähän, nämä viisi kysymystä paljastavat tilinpäätöksestä eniten:

1. Mikä muuttui edellisestä vuodesta, ja miksi?
2. Mistä suurin ero talousarvioon johtuu?
3. Onko vastikesaamisissa jotain, mistä hallituksen pitäisi tietää?
4. Mitkä kulut on kirjattu taseeseen ja mitkä kuluksi, ja onko kirjaustapa sama kuin ennen?
5. Riittääkö korjausrahasto seuraavien vuosien korjauksiin ilman vastikkeen korotusta?

Punaiset liput, jotka kannattaa nostaa esiin

Seuraavat asiat eivät välttämättä tarkoita virhettä, mutta ne ansaitsevat keskustelun hallituksessa ja usein myös maininnan yhtiökokouksessa:

• Jatkuva alijäämä useana vuonna peräkkäin.
• Vastikesaamisten kasvu tai yksittäisen osakkaan pitkä maksuviive.
• Lainaosuuden nousu ilman selkeää, hyväksyttyä hanketta.
• Korjausrahaston hupeneminen ilman suunnitelmaa sen täydentämiseksi.
• Yllättävät kuluerät, joille ei löydy selitystä tai laskua.
• Tilinpäätöksen valmistumisen viivästyminen niin, että yhtiökokous on vaarassa myöhästyä.

Miten tämä hoituu Hausmanissa

Tilinpäätöksen luku on helpointa silloin, kun vertailuaineisto on valmiina. Hausmanissa budjetti, toteuma ja edellisen vuoden luvut ovat samassa paikassa, ja tehtävät muistuttavat tilinpäätöksen, tilintarkastuksen ja kokouskutsun määräajoista. Ladatuista asiakirjoista tekoäly poimii luvut luonnokseksi, jonka hallitus tarkistaa ja korjaa. Alkuperäinen poiminta säilyy aina rinnalla.

Jos taloyhtiönne hoitaa hallinnon itse, katso myös sivumme taloyhtiö ilman isännöitsijää. Hinnoittelun löydät täältä.

Lopuksi

Tilinpäätöksen lukeminen ei ole kirjanpitäjän kuulustelua, vaan hallituksen perustehtävä. Kun hallitus käy läpi sama lista joka vuosi, vertailu helpottuu, yllätykset vähenevät ja yhtiökokouksessa on helpompi vastata osakkaiden kysymyksiin. Tulosta lista, ota se mukaan hallituksen kokoukseen ja merkitse kohdat yksi kerrallaan.

Tämä artikkeli on yleinen opas eikä korvaa kirjanpitäjän, tilintarkastajan tai lakimiehen neuvoja. Tarkista aina yhtiön oma yhtiöjärjestys ja ajantasaiset säännökset.

Lisälukemista

• Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009 (Finlex)
• Kirjanpitolaki 1336/1997 (Finlex)
• Kiinteistöliitto: Taloyhtiön vuosikello, tammikuu: tilinpäätös ja jälkilaskelmat
• Kiinteistöliitto: Taloyhtiön vuosikello, helmikuu: tilinpäätöksen allekirjoitus ja kokousasiakirjat
• Kiinteistöliitto: Hallituksen jäsenen tarkistuslista (PDF)
• Kiinteistöliitto: Kunnossapitotarveselvitys
• Isännöintiliitto: Taloyhtiön kunnossapito ja remontit