Taloyhtiön hallituksen vuosikello: tehtävät kuukausi kuukaudelta

Miksi hallitus tarvitsee vuosikellon?

Taloyhtiön hallituksen työ on suurelta osin toistuvaa: tilinpäätös, yhtiökokous, talousarvio, talkoot ja korjausohjelma palaavat joka vuosi samoilla paikoilla. Silti jokaisessa hallituksessa joku havahtuu maaliskuussa siihen, että tilinpäätös olisi pitänyt aloittaa jo tammikuussa. Tai lokakuussa huomataan, ettei ensi vuoden korjauksia ole vielä kilpailutettu.

Vuosikello ratkaisee tämän yksinkertaisesti: se kokoaa vuoden tehtävät kuukausittain yhteen paikkaan, jotta hallitus tietää, mitä milloinkin kuuluu tehdä. Se on myös taloyhtiön muisti. Kun hallitus vaihtuu, uudet jäsenet eivät aloita tyhjästä, vaan voivat katsoa, mitä viime vuonna tehtiin ja milloin.

Kiinteistöliitto on julkaissut taloyhtiöille oman Taloyhtiön vuosikellon, jossa jokaiselle kuukaudelle on oma sivunsa. Tämä artikkeli tiivistää hallituksen vuoden samaan järjestykseen ja lisää käytännön vinkkejä siihen, miten kellon saa toimimaan.

Kaksi raidetta: hallituksen työ ja kiinteistönhoito

Ennen kuukausia on hyvä erottaa kaksi asiaa, jotka usein sekoittuvat:

• Hallituksen tehtävät ovat päätöksiä, asiakirjoja ja viestintää: tilinpäätös, kokouskutsu, talousarvio, tiedotteet ja sopimusten läpikäynti.
• Kiinteistönhoidon tehtävät ovat tarkastuksia ja huoltoja: ilmanvaihdon suodattimet, vesikourut, piha ja talotekniikan kausihuollot. Ne kuuluvat yleensä huoltoyhtiölle, tai itsehallinnoivassa yhtiössä hallitukselle ja talkoille.

Jos nämä pidetään samassa listassa, tärkeä määräaikainen asia, kuten yhtiökokouskutsu, hukkuu kymmenien rutiinitarkistusten joukkoon. Siksi tämä artikkeli keskittyy hallituksen omaan vuoteen. Kiinteistönhoidon kausitarkastuksille kannattaa pitää oma lista.

Alla oleva aikataulu olettaa, että tilikausi on kalenterivuosi ja varsinainen yhtiökokous pidetään keväällä. Jos yhtiönne tilikausi on jokin muu, siirrä kuukaudet vastaavasti. Ajoitukset ovat suuntaa antavia, ja yhtiöjärjestys voi sisältää omia määräyksiä.

Vuoden kolme kiintopistettä

Lähes kaikki hallituksen vuoden tehtävät kiinnittyvät kolmeen päivämäärään:

1. Tilikauden päättyminen. Sen jälkeen alkaa tilinpäätöksen työ.
2. Varsinainen yhtiökokous. Laki vaatii sen pidettäväksi kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä (asunto-osakeyhtiölaki, Finlex). Kalenterivuoden tilikaudella tämä tarkoittaa kesäkuun loppua.
3. Seuraavan tilikauden alku. Tähän mennessä talousarvion, vastikkeen ja korjausohjelman pitää olla valmiina.

Kun nämä kolme on lyöty lukkoon, muut tehtävät voi laskea niistä taaksepäin tai eteenpäin.

Hallituksen vuosikello kuukausi kuukaudelta

Tammikuu: tilikausi päättyi, tilinpäätös alkaa

• Pyydä kirjanpitäjältä edellisen tilikauden vastikkeiden jälkilaskelmat ja tarkista, että vastikkeet on käytetty siihen, mihin ne on kerätty.
• Sovi kirjanpitäjän kanssa veroilmoituksista ja siitä, kuka laatii mitäkin.
• Pyydä tilinpäätösluonnos ja varaa hallituksen kokous sen läpikäyntiin. Tarkistuslista löytyy artikkelistamme tarkistuslista tilinpäätöksen lukemiseen.
• Kerro osakkaille tulevasta yhtiökokouksesta ja siitä, mihin mennessä he voivat pyytää asiaa käsiteltäväksi.

Lisätietoa: Kiinteistöliitto, tammikuu.

Helmikuu: asiakirjat kokoon

• Allekirjoita tilinpäätös ja toimita se tilintarkastajalle tai toiminnantarkastajalle.
• Laadi kunnossapitotarveselvitys: seuraavan viiden vuoden korjaustarpeet. Kiinteistöliiton sivulta löydät ohjeet ja pohjat. Selvitys kuuluu esittää yhtiökokoukselle joka vuosi.
• Valmistele yhtiökokouksen henkilövalinnat: hallituksen jäsenet, tilintarkastaja ja mahdolliset muut luottamushenkilöt. Kysy ehdokkaita jo nyt.
• Tarkista, että pelastussuunnitelma on ajan tasalla.
• Valmistele korjaushankkeiden tarjoukset, jos ne tulevat päätettäväksi yhtiökokoukseen.

Lisätietoa: Kiinteistöliitto, helmikuu.

Maaliskuu: kutsu ja yhtiökokous

• Laadi talousarvio ja vastike-ehdotus yhtiökokoukselle.
• Lähetä kokouskutsu ja asiakirjat yhtiöjärjestyksen mukaisessa ajassa. Laki sallii kutsun aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään viikkoa ennen kokousta, mutta yhtiöjärjestys voi vaatia enemmän.
• Liitä kutsuun tilinpäätös, toimintakertomus, tarkastuskertomus, talousarvio ja kunnossapitotarveselvitys.
• Vertaa energian ja veden kulutusta edelliseen vuoteen. Apua löytyy artikkelista energiankulutuksen vertailu taloyhtiössä.
• Pidä varsinainen yhtiökokous. Jos se jää viime tippaan, muista kuuden kuukauden takaraja.

Lisätietoa: Kiinteistöliitto, maaliskuu.

Huhtikuu: kokouksen jälkeen

Kokouksen jälkeinen aika unohtuu helposti, vaikka siellä on paljon tärkeää:

• Tarkastuta pöytäkirja ja tallenna se taloyhtiön arkistoon.
• Järjestäytykää uudella hallituksella: valitkaa puheenjohtaja, jakakaa vastuut ja sopikaa työjärjestys.
• Laatikaa suunnitelma yhtiökokouksen päätösten toimeenpanosta.
• Kertokaa osakkaille yhtiökokouksen päätöksistä.
• Ilmoittakaa hallituksen muutokset kaupparekisteriin.

Lisätietoa: Kiinteistöliitto, huhtikuu.

Toukokuu: perehdytys, sopimukset ja kevättalkoot

• Perehdytä uudet hallituksen jäsenet. Hyvä perehdytys vähentää vaihtuvuuden aiheuttamaa muistinmenetystä. Aiheesta lisää artikkelissa hallitus ja hallitusammattilaiset.
• Käy läpi isännöinti- ja huoltosopimukset: mitä sopimukseen kuuluu, mitä maksetaan ja onko palvelu vastannut odotuksia?
• Tarkista vakuutukset ja riskienhallinta.
• Järjestä kevättalkoot.

Lisätietoa: Kiinteistöliitto, toukokuu.

Kesäkuu: loma-ajan varalta

• Sovi, kuka hoitaa kiireelliset asiat hallituksen jäsenten lomien aikana ja miten heidät tavoittaa.
• Varmista, että huoltoyhtiön tai isännöitsijän kesäajan yhteystiedot ovat osakkaiden tiedossa.
• Jos yhtiökokous ei ole vielä pidetty, tämä on viimeinen kuukausi, jolloin se voidaan pitää määräajassa.

Lisätietoa: Kiinteistöliitto, kesäkuu.

Heinäkuu: hengähdystauko

Heinäkuu on useimmissa hallituksissa vuoden hiljaisin kuukausi. Hyödynnä se: käy läpi, mitkä vuoden aloitetuista asioista ovat vielä kesken, ja kirjaa ne syksyn listalle.

Elokuu: syksyn talous

• Käsittele välitilinpäätös ja vertaa toteumaa talousarvioon. Jos jokin kuluryhmä karkaa käsistä, nyt on vielä aikaa reagoida.
• Kerro osakkaille syksyn talous- ja hanketilanne.

Lisätietoa: Kiinteistöliitto, elokuu.

Syyskuu: ensi vuoden korjaukset liikkeelle

• Vahvista ensi kauden korjaushankkeet ja aloita kilpailutus. Hyvät urakoitsijat varataan usein jo kuukausia etukäteen, ja tarjousten vertailu vie aikansa.
• Järjestä syystalkoot.

Lisätietoa: Kiinteistöliitto, syyskuu.

Lokakuu: strategia ja suunta

• Päivitä taloyhtiön strategia tai ainakin tarkista, että vuoden päätökset ovat sen mukaisia. Katso strategiatyö taloyhtiössä.
• Tarkista PTS ja sen tuore kuntokuva: ovatko seuraavan vuoden korjaukset edelleen oikeassa järjestyksessä?

Lisätietoa: Kiinteistöliitto, lokakuu.

Marraskuu: rahastointi ja arviointi

• Järjestä tarvittaessa syysyhtiökokous, jos talousarviosta tai suurista hankkeista on päätettävä ennen vuodenvaihdetta.
• Tee rahastointipäätös viimeistään sen tilikauden aikana, jota se koskee.
• Tee hallituksen itsearviointi: mikä toimi, mikä ei, ja mitä muutetaan ensi vuonna?
• Laadi ensi vuoden vuosisuunnitelma.

Lisätietoa: Kiinteistöliitto, marraskuu.

Joulukuu: vuoden päättäminen

• Käy läpi sopimusten hinnankorotukset ennen kuin ne astuvat voimaan.
• Vahvista seuraavan vuoden korjausohjelma.
• Varmista, että tilikauden viimeiset laskut ja maksut päätyvät kirjanpitäjälle ajoissa.

Lisätietoa: Kiinteistöliitto, joulukuu.

Pikakatsaus: koko vuosi yhdessä taulukossa

Näin vuosikellosta tulee käytäntö

Vuosikello toimii vain, jos sitä käytetään. Nämä kolme tapaa auttavat:

1. Nimeä vastuuhenkilö jokaiselle tehtävälle. Tehtävä, joka kuuluu "hallitukselle", kuuluu usein kenellekään.
2. Käy kello läpi jokaisessa hallituksen kokouksessa. Viiden minuutin silmäys seuraavan kahden kuukauden tehtäviin riittää.
3. Päivitä kelloa vuosittain. Kun jokin tehtävä jäi tekemättä tai vei odotettua kauemmin, kirjaa se ja siirrä ajankohtaa.

Miten tämä hoituu Hausmanissa

Hausmanin vuosikello tuo kuukausikellon tehtävät suoraan hallituksen työkaluun. Tehtävät ilmestyvät listalle ajoissa ennen määräaikaa, ja tilinpäätöksen, yhtiökokouskutsun ja hallituksen kokouksen tehtäville on valmiit muistilistat. Valmistunut tehtävä synnyttää seuraavan vuoden vastaavan, ja määräaika lasketaan edellisestä määräajasta, joten myöhässä pidetty yhtiökokous ei siirrä vuosittaista velvollisuutta kalenterissa eteenpäin.

Samat tehtävät, asiakirjat ja päätökset pysyvät taloyhtiön muistina, vaikka hallitus vaihtuisi. Itse hallinnoivalle taloyhtiölle tämä on erityisen arvokasta, ja siitä kerromme lisää sivulla taloyhtiö ilman isännöitsijää. Kokeile ilmaiseksi: hinnoittelu.

Lopuksi

Taloyhtiön vuosi on hallitukselle ennustettava, kun sen tuntee. Kolme kiintopistettä (tilikauden päättyminen, yhtiökokous ja uuden kauden alku) antaa rungon, ja kuukausilista täyttää sen. Tulosta taulukko, lisää omat päivämääräsi ja nimeä vastuuhenkilöt. Seuraava kevät on jo hieman rauhallisempi.

Tämä artikkeli on yleinen opas. Tarkista aina yhtiön oma yhtiöjärjestys ja ajantasaiset säännökset, ja kysy tarvittaessa neuvoa isännöitsijältä, kirjanpitäjältä tai lakimieheltä.

Lisälukemista

• Kiinteistöliitto: Taloyhtiön vuosikello
• Kiinteistöliitto: Hallituksen jäsenen tarkistuslista (PDF)
• Kiinteistöliitto: Kunnossapitotarveselvitys
• Kiinteistöliitto: Kunnossapitosuunnitelman (PTS) laadinta (tehtäväpohja, PDF)
• Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009 (Finlex)
• Isännöintiliitto: Taloyhtiön kunnossapito ja remontit