Voiko taloyhtiön hallitus hoitaa osan isännöitsijän tehtävistä itse?

Lyhyt vastaus: kyllä, mutta vastuu pysyy hallituksella

Taloyhtiön hallitus voi hoitaa osan isännöitsijän tehtävistä itse, mutta vain osittain. Hallituksen vastuu yhtiön hallinnosta säilyy joka tapauksessa kokonaisuudessaan hallituksella. Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallitus voi ottaa itselleen isännöitsijän yleiseen toimivaltaan kuuluvia asioita, mutta isännöitsijän lakisääteisiä ydintehtäviä ei kannata siirtää hallitukselle kokonaan tai pysyvästi ilman huolellista järjestelyä (Oikeusministeriön asunto-osakeyhtiölakiopas, Kiinteistöliiton lausunto).

Tässä artikkelissa käydään läpi, miten rooli jakautuu lain mukaan, mitä hallitus voi käytännössä ottaa hoitaakseen, mitä ei kannata siirtää ja miten järjestely dokumentoidaan niin, että se kestää myös hallituksen vaihtuessa.

Lain mukainen roolijako

Taloyhtiössä ylin päätösvalta on yhtiökokouksella. Hallitus järjestää yhtiön hallinnon, kiinteistönpidon ja talouden valvonnan yleisellä tasolla, kun taas isännöitsijä hoitaa päivittäistä hallintoa ja kiinteistön pitoa hallituksen ohjeiden mukaisesti (Kiinteistölehti).

Hallitus valitsee isännöintiyrityksen, tekee isännöintisopimuksen sekä ohjaa ja valvoo isännöitsijän toimintaa. Isännöintisopimus puolestaan määrittää, mitkä käytännön tehtävät isännöinti hoitaa. Roolijaosta löytyy laajempi katsaus artikkelista hallitus ja isännöitsijä: roolit ja vastuut.

Mitä hallitus voi ottaa itse hoidettavaksi?

Hallitus voi käytännössä ottaa itselleen esimerkiksi seuraavia isännöitsijän yleiseen toimivaltaan kuuluvia tehtäviä:

• Yhtiökokousten valmistelu. Kokousasioiden ja kokouskutsun sisältö, vaikka isännöitsijä usein hoitaakin käytännön toimituksen.
• Kilpailutukset. Tiettyjen hankintojen kilpailuttaminen, tarjousvertailu ja sopimusneuvottelujen valmistelu.
• Viestintä ja arjen hoito. Osakas- ja asukasviestintä, palvelupyyntöjen käsittely tai kiinteistön käytännön hoidon osat, jos isännöintisopimus ja hallituksen työjärjestys sen mahdollistavat.
• Yksittäiset päätökset. Isännöitsijän yleiseen toimivaltaan kuuluvat asiat, jotka hallitus nimenomaisesti ottaa käsiteltäväkseen.

Oikeusministeriön asunto-osakeyhtiölakiopas toteaa, että periaatteessa kaikki isännöitsijän yleiseen toimivaltaan kuuluvat asiat voidaan päättää hallituksessa. Käytännössä tällainen laaja järjestely on harvinainen, koska se siirtää hallitukselle myös merkittävän osan päivittäisen johtamisen vastuuta.

Mitä ei kannata tai ei voida siirtää kokonaan?

Hallitus ei voi siirtää omaa huolellisuus- ja valvontavastuutaan isännöitsijälle. Vaikka isännöitsijä hoitaisi kirjanpidon, laskut, kokouskutsut ja kiinteistönpidon, hallituksen on silti seurattava taloutta, valvottava sopimuksia ja varmistettava, että isännöinti toimii lain ja isännöintisopimuksen mukaisesti.

Isännöitsijän lakisääteisiin ydintehtäviin kuuluvat muun muassa:

• kiinteistön ja rakennusten pidon hoitaminen
• yhtiön muun päivittäisen hallinnon hoitaminen
• kirjanpidon lainmukaisuus
• varainhoidon järjestäminen luotettavalla tavalla
• hallituksen ja sen jäsenten riittävä tiedottaminen yhtiön asioista

Kiinteistöliiton lausunnossa korostetaan, että isännöitsijän lakisääteisten tehtävien yleinen ja pysyvä siirtäminen hallitukselle voi olla ongelmallista erityisesti yhtiön edustuskelpoisuuden ja vastuusuhteiden kannalta. Siksi tehtävien siirto edellyttää selkeää yhtiön päätöstä, eikä sitä kannata tehdä epämääräisesti.

Milloin järjestely on järkevä?

Isännöitsijä ei ole pakollinen. Taloyhtiöllä on isännöitsijä vain silloin, kun yhtiöjärjestys sitä edellyttää tai kun yhtiö on sellaisen valinnut. Siksi hallituksen oma rooli on erityisen suuri pienessä taloyhtiössä, jossa isännöintiä ei ole valittu tai jossa isännöintipalvelu on rajattu esimerkiksi vain taloushallintoon.

Käytännön esimerkkejä toimivasta rajauksesta:

• Pieni yhtiö, osittainen ulkoistus. Yhtiö hoitaa itse osakasviestinnän, kokousjärjestelyt ja pienet hankinnat, mutta ostaa kirjanpidon ja lakisääteisen isännöinnin ulkopuolelta.
• Hallitus kilpailuttaa, isännöitsijä hallinnoi. Hallitus tekee itse urakkatarjousvertailun, mutta isännöitsijä hoitaa sopimusten hallinnan, laskutuksen ja kirjanpidon.
• Hallitus omistaa yhden hankkeen. Hallitus ottaa haltuunsa tietyn projektin, kuten piharemontin valmistelun, ja isännöitsijä vastaa muusta päivittäisestä hallinnosta.

Kun isännöitsijää ei ole lainkaan, kyse ei ole enää osittaisesta siirrosta vaan itseisännöinnistä. Siitä löytyy oma artikkelinsa: itseisännöinnin riskit.

Riskit ja hallituksen vastuu

Suurin riski syntyy, jos hallitus ottaa tehtäviä itse hoitaakseen mutta ei huomioi, että se samalla kantaa niistä vastuuta. Hallituksen on toimittava huolellisesti ja yhtiön edun mukaisesti, hankittava riittävä tieto päätöksiensä pohjaksi ja vältettävä eturistiriitoja. Hallituksen jäsenen vastuu on henkilökohtainen, eikä talkootyö lievennä huolellisuuden vaatimusta.

Toinen riski on epäselvyys. Kun osa tehtävistä on hallituksella ja osa isännöitsijällä, jokainen voi olettaa toisen hoitavan asian. Siksi on tärkeää dokumentoida:

1. mitkä tehtävät hallitus hoitaa itse
2. mitkä tehtävät jäävät isännöitsijälle
3. kuka saa edustaa yhtiötä ja missä asioissa
4. miten talous, sopimukset ja isännöitsijän toimintaa valvotaan
5. miten päätökset, kokousasiat ja tehtävien hoitovelvoitteet kirjataan

Kiinteistöliiton taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus suosittelee hallitukselle kirjallista työjärjestystä ja kokoussuunnitelmaa sekä selkeitä pelisääntöjä hallituksen ja isännöitsijän yhteistyöhön. Se vähentää epäselvyyksiä siitä, kuka hoitaa minkä asian ja kuka vastaa siitä.

Näin pidät tehtävänjaon selvänä Hausmanilla

Tehtävänjako on helppo sopia ja vaikea pitää voimassa, kun hallitus vaihtuu tai isännöitsijä vaihtaa yhteyshenkilöä. Hausman on rakennettu juuri tähän: se antaa hallitukselle isännöitsijän rakenteen ilman, että kaikkea tarvitsee ulkoistaa.

• Vastuunjako on kirjattuna. Taloyhtiön oma vastuunjakotaulukko on tallessa ja koko hallituksen muokattavissa.
• Tehtävillä on omistaja ja määräaika. Vuosikellon ja tehtävälistan avulla näkyy, mitkä asiat hallitus hoitaa itse ja mitkä isännöitsijä.
• Isännöitsijä mukaan rajatuin oikeuksin. Kutsu isännöitsijä tai kirjanpitäjä mukaan ja valitse, mitä kukin näkee.
• Päätökset ja asiakirjat löytyvät. Dokumenttiarkisto ja taloyhtiökirja säilyvät hallituksen vaihtuessa, ja tekoäly lukee vanhat paperit hallituksen tarkistettavaksi. Mikään ei tallennu ennen kuin ihminen hyväksyy sen.

Tiedot säilytetään Suomessa (tietoturva). Kokeilu on maksuton 14 päivää ilman luottokorttia, ja hinnat löytyvät sivulta hinnoittelu. Käyttöönotto onnistuu yhden illan aikana, ja ohjeet ovat sivulla käyttöönotto.

Käytännön suositus

Kyllä, hallitus voi hoitaa osan isännöitsijän tehtävistä itse, mutta kokonaista isännöintiä ei kannata korvata hallitustyöllä. Paras malli on rajata hallituksen omiin käsiin vain ne tehtävät, joissa sillä on aikaa, osaamista ja selkeä vastuualue, ja jättää lakisääteinen päivittäinen hallinto, kirjanpito ja kiinteistönpito ammattimaiselle isännöinnille.

Jos yhtiö harkitsee tällaista mallia, isännöintisopimus, hallituksen työjärjestys ja mahdollinen yhtiökokouspäätös tulee laatia niin, että tehtävänjako, edustusvaltuudet ja vastuurajat ovat kirjallisesti yksiselitteiset.

Tarkistuslista hallitukselle

• Onko kirjattu, mitkä tehtävät hallitus hoitaa itse ja mitkä jäävät isännöitsijälle?
• Vastaako isännöintisopimus todellista työnjakoa?
• Onko hallituksella kirjallinen työjärjestys?
• Onko selvää, kuka saa edustaa yhtiötä ja missä asioissa?
• Onko sovittu, miten talous, sopimukset ja isännöitsijän toiminta valvotaan?
• Tarvitaanko tehtävien siirrosta yhtiökokouksen tai yhtiön päätös, ja onko se kirjattu?
• Löytyvätkö päätökset ja sopimukset yhdestä paikasta myös seuraavalle hallitukselle?

Artikkeli on yleistä tietoa eikä korvaa juridista neuvontaa. Tarkista ajantasainen lainsäädäntö ja yhtiön omat asiakirjat ennen päätöksiä.

Lähteet ja lisälukemista

• Oikeusministeriö: Asunto-osakeyhtiölakiopas 2010
• Finlex: asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009
• Kiinteistöliitto: lausunto asunto-osakeyhtiölain muutostarpeista
• Kiinteistöliitto: Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus 2021
• Kiinteistölehti: Näin onnistut taloyhtiön hallituksessa