Taloyhtiön hallituksen sähköpostikokous: näin se onnistuu lainmukaisesti

Saako taloyhtiön hallitus päättää sähköpostilla?

Saa. Asunto-osakeyhtiölaki sallii hallituksen päätöksenteon myös ilman varsinaista kokousta, esimerkiksi sähköpostilla tai puhelimitse. Laki ei vaadi, että päätös tehdään nimenomaan sähköpostilla, mutta se ei myöskään estä sitä (asunto-osakeyhtiölaki, Finlex).

Menettely on sallittu vain tietyin ehdoin. Kaikille hallituksen jäsenille on annettava mahdollisuus osallistua asian käsittelyyn, päätöksen on oltava enemmistön kanta ja päätös on kirjattava pöytäkirjaan niin kuin tavallisessa kokouksessa. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä tämä tarkoittaa käytännössä: milloin sähköpostikokous sopii, mitä kutsussa ja pöytäkirjassa pitää olla ja miten tehtävät pysyvät hallinnassa.

Jos haluat ensin käytännön työohjeen, lue tehokas sähköpostikokous. Tämä artikkeli keskittyy siihen, miten kokous hoidetaan lainmukaisesti ja niin, että päätös kestää myöhemmänkin tarkastelun.

Lain lähtökohdat

Hallitus päättää asioista yleensä enemmistöperiaatteella, ja jokaisella jäsenellä on yksi ääni. Tasatilanteessa ratkaisee puheenjohtajan kanta, ellei yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä. Hallituksen on myös oltava päätösvaltainen: yli puolet jäsenistä on osallistuttava päätöksentekoon.

Kolme asiaa on hyvä muistaa:

1. Jokaisella jäsenellä on oltava todellinen mahdollisuus osallistua. Jos jäsen on estynyt, tilaisuus annetaan varajäsenelle. Yksi jäsen ei voi lähettää viestiä ja julistaa asiaa päätetyksi, jos muut eivät ole ehtineet tutustua asiaan, kommentoida ja äänestää.
2. Kokousta ei voi ohittaa. Puheenjohtaja vastaa siitä, että hallitus kokoontuu tarvittaessa. Jos hallituksen jäsen tai isännöitsijä vaatii kokousta, se on kutsuttava koolle. Sähköpostikokous ei kelpaa keinoksi sivuuttaa tätä vaatimusta.
3. Päätös dokumentoidaan. Pöytäkirja laaditaan, allekirjoitetaan, numeroidaan ja säilytetään kuten muutkin hallituksen pöytäkirjat.

Tarkista aina myös yhtiön oma yhtiöjärjestys. Siinä voi olla tiukempia ehtoja esimerkiksi päätösvaltaisuudesta tai varajäsenistä. Hallituksen roolista ja valvontavastuusta kerromme lisää artikkelissa hallitus ja isännöitsijä: roolit ja vastuut.

Milloin sähköpostikokous sopii?

Sähköpostikokous toimii parhaiten, kun asia täyttää nämä ehdot:

• Asia on rajattu ja riittävän selkeä.
• Päätökseen tarvittava aineisto on lyhyt ja ymmärrettävä.
• Päätöksellä on kiire, mutta se ei vaadi laajaa keskustelua.
• Kaikki hallituksen jäsenet voivat osallistua sähköpostitse.
• Käsittelylle on varattu riittävä määräaika.
• Päätösvaihtoehto ja vastuuhenkilö ovat selvät.

Tyypillisiä sopivia asioita ovat kiireellisen putkivuodon korjauksen hyväksyminen, vakuutusilmoituksen tekeminen, urakoitsijan tarjouksen hyväksyminen ennalta sovitun budjetin puitteissa ja isännöitsijälle annettava rajattu toimivaltuus.

Mitkä päätökset kannattaa tehdä videokokouksessa?

Laki ei yleisesti kiellä sähköpostikokousta, mutta osa asioista on riskialtista hoitaa ilman keskustelua. Valitse video- tai lähikokous, kun asia on jokin näistä:

• peruskorjaus tai muu suuri investointi
• rahastojen käyttö tai vastikkeiden määrääminen
• osakkaan muutostyöhön tai käyttöoikeuteen liittyvä ratkaisu
• isännöitsijän tai muiden avustajien valinta ja toimivaltuudet
• hallituksen sisäinen työnjako
• kiistanalainen korjaus- tai talousasia

Näissä asioissa jäsenten on tärkeä kysyä, perustella näkemyksensä ja kuulla toisten perustelut. Muista myös, että päätösvalta voi kuulua yhtiökokoukselle. Tarkista aina ensin, onko asia hallituksen päätettävissä.

Kutsu ja valmistelu

Laki ei määrää hallituksen kokouskutsun muotoa tarkasti, mutta kirjallinen ja hyvissä ajoin lähetetty kutsu on selvästi paras käytäntö. Jos jollakin jäsenellä ei ole sähköpostia, kutsu toimitetaan hänelle muulla tavalla.

Hyvä kutsu sisältää vähintään:

• selkeän otsikon, esimerkiksi "Hallituksen sähköpostikokous: kiireellinen korjauspäätös"
• maininnan siitä, että kokous pidetään sähköpostitse
• käsiteltävät asiat numeroituina
• liitteet: tarjoukset, valokuvat, laskelmat ja isännöitsijän lausunto
• tarkan vastausajan, esimerkiksi "Vastaa viimeistään torstaina 29.10. klo 16.00"
• ohjeet hyväksymiseen, hylkäämiseen ja muutosehdotuksiin
• ohjeen, miten eriävä mielipide tai esteellisyys ilmoitetaan
• yhteyshenkilön kysymyksiä varten

Käytä yksiselitteistä pyyntöä: "Ilmoittakaa sähköpostitse viimeistään määräaikaan, hyväksyttekö vai hylkäättekö ehdotuksen. Myös ehdollinen hyväksyntä tai eriävä mielipide kirjataan pöytäkirjaan."

Osallistuminen ja äänestys

Pelkkä tieto asiasta ei riitä. Jäsenellä pitää olla mahdollisuus esittää kysymyksiä, saada lisäaineistoa ja antaa äänensä. Käytännössä kokous etenee kuudessa vaiheessa:

Pyydä jokaiselta jäseneltä yksiselitteinen vastaus: "hyväksyn", "en hyväksy" tai "pidättäydyn". Jos jäsen ei vastaa määräaikaan mennessä, häntä ei lasketa kannattajaksi. Päätös syntyy niiden jäsenten kannoista, jotka osallistuivat, kunhan päätösvaltaisuus täyttyy ja osallistumismahdollisuus on annettu kaikille.

Kirjaaminen ja dokumentointi

Sähköpostikokouksessa tehty päätös kirjataan, allekirjoitetaan, numeroidaan ja säilytetään samoin kuin tavallinen hallituksen pöytäkirja. Se on lain vaatimus, ei vain hyvä tapa.

Pöytäkirjasta tulee käydä ilmi vähintään:

• yhtiön nimi ja pöytäkirjan juokseva numero
• päivämäärä ja tieto siitä, että päätös tehtiin sähköpostikokouksena
• läsnä olleet tai äänestäneet hallituksen jäsenet
• käsitelty asia ja tarvittava tausta
• päätösehdotus
• äänestystulos ja päätös
• mahdolliset eriävät mielipiteet
• perustelut, jos ne ovat tarpeen toteutuksen kannalta
• tehtävät, vastuuhenkilöt ja aikataulut
• allekirjoitukset

Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja sekä hallituksen siihen valitsema jäsen tai kokouksessa läsnä ollut isännöitsijä sen mukaan, mitä asunto-osakeyhtiölaki ja yhtiöjärjestys edellyttävät. Hallituksen jäsenellä ja isännöitsijällä on oikeus saada eriävä mielipiteensä merkityksi pöytäkirjaan.

Tallenna sähköpostiketju pöytäkirjan liitteeksi. Se osoittaa, miten asia esiteltiin, ketkä osallistuivat, mitä kysyttiin ja miten äänet annettiin. Kiistanalaisessa tai taloudellisesti merkittävässä asiassa arkistointi suojaa sekä hallitusta että yhtiötä.

Pöytäkirjat säilytetään luotettavasti koko yhtiön olemassaolon ajan, esimerkiksi isännöitsijän asiakirjahallinnassa, yhtiön sähköisessä arkistossa tai muussa varmistetussa paikassa. Tiedon löytyminen myöhemmin on helpompaa, kun taloyhtiön tiedot ovat yhdessä paikassa.

Tehtävien seuranta

Sähköpostikokous on nopea tapa päättää, mutta päätöksen arvo syntyy vasta toteutuksesta. Liitä jokaiseen päätökseen selkeät tehtävät. Esimerkki vesivahingon korjauksesta:

Isännöitsijä voi ylläpitää tehtävälistaa, ja puheenjohtaja tarkistaa avoimet tehtävät säännöllisesti. Lisää jokaiseen pöytäkirjaan oma kohta "Aiempien päätösten ja tehtävien seuranta", jossa käydään läpi annetut tehtävät, niiden tila ja viivästykset. Näin päätös ei jää pelkäksi sähköpostiviestiksi. Kokousten ja tehtävien rytmiä auttaa hahmottamaan hallituksen vuosikello.

Tietosuoja ja viestintä

Hallituksen sähköpostiketjussa voi olla tietoja osakkaista, asukkaista, maksuvaikeuksista tai korjauksista. Huolehdi luottamuksellisuudesta:

• Käytä yhtiön tai isännöitsijän hallinnoimaa sähköpostijärjestelmää.
• Älä lähetä arkaluonteisia henkilötietoja tarpeettomasti.
• Käytä tarvittaessa suojattua tiedostojen jakopalvelua.
• Älä lisää ulkopuolisia henkilöitä päätöksentekoketjuun ilman perustetta.
• Arkistoi viestit ja liitteet yhtiön asiakirjahallintaan, ei vain yksittäisen jäsenen postilaatikkoon.
• Muista, että osakkaalla voi olla oikeus saada tieto häntä koskevaa osaketta tai huoneistoa koskevasta hallituksen päätöksestä.

Sovi toimintatavat hallituksen työjärjestyksessä

Sähköpostikokous sujuu helpoimmin, kun menettely on sovittu etukäteen. Kirjaa hallituksen työjärjestykseen:

• mitkä asiat voidaan käsitellä sähköpostikokouksena
• kuka lähettää kutsun ja kokoaa äänet
• kuinka pitkä vastausaika on vähintään
• miten äänet kirjataan ja päätös todetaan
• miten pöytäkirja laaditaan, allekirjoitetaan ja arkistoidaan
• miten tehtävät kirjataan ja seurataan
• milloin asia siirretään tavalliseen kokoukseen

Kiinteistöliiton hyvän hallintotavan suositus kannustaa kirjaamaan päätöksentekotavan pöytäkirjaan. Se vähentää tulkinnanvaraisuutta ja turhia kiistoja. Lisää luettavaa löydät lähteistä artikkelin lopusta.

Miten Hausman tukee lainmukaista sähköpostikokousta?

Yllä oleva malli toimii pelkällä sähköpostillakin, mutta siinä on paljon käsityötä: kannat kerätään ketjusta, enemmistö lasketaan itse ja pöytäkirja kirjoitetaan käsin. Hausmanin hallituksen sähköpostikokous hoitaa lain ja hyvän hallintotavan edellyttämät vaiheet puolestasi, ja päätökset pysyvät hallituksen omina.

• Jokainen jäsen ottaa kantaa erikseen. Kanta annetaan kohtakohtaisesti sovelluksessa, henkilökohtaisella linkillä tai vastaamalla sähköpostiin. Hiljaisuutta ei tulkita hyväksynnäksi.
• Päätösvaltaisuus ja enemmistö näkyvät ennen sulkemista. Hausman laskee ne jokaiselle päätöskohdalle ja huomioi esteellisyyden.
• Muutettu ehdotus nollaa kannat. Kun sanamuotoa muutetaan, jokainen ottaa kantaa uuteen tekstiin, ja alkuperäinen ehdotus jää näkyviin.
• Pöytäkirja syntyy kokouksen sulkemisesta. Se laaditaan kohdista ja kannoista ja lähetetään sähköisesti allekirjoitettavaksi. Kokoukset ja pöytäkirjat säilyvät samassa paikassa.
• Tehtävät ja muistutukset samassa paikassa. Katso myös Hausmanin ominaisuudet.

Tekoäly voi auttaa esityslistan jäsentämisessä ja sähköpostivastausten tulkinnassa, mutta puheenjohtaja hyväksyy sisällön. Lue, mitä tekoäly näkee ja mitä ei, sivulta tekoäly Hausmanissa, ja tietojen suojauksesta sivulta tietoturva.

Yhteenveto

Sähköpostikokous on taloyhtiön hallitukselle täysin mahdollinen ja usein kätevä tapa päättää asioita, kunhan se hoidetaan kurinalaisesti. Lain kannalta ratkaisevaa on kolme asiaa: jokaisella jäsenellä on mahdollisuus osallistua, päätös tehdään asianmukaisesti ja se dokumentoidaan kuten tavallinen kokouspäätös.

Paras käytäntö on yksinkertainen: lähetä selkeä kutsu ja aineisto, anna riittävä määräaika, kerää kirjalliset kannat, laadi pöytäkirja viipymättä, allekirjoita ja arkistoi se sekä kirjaa jokaiselle tehtävälle vastuuhenkilö ja määräaika.

Haluatko kokeilla, miltä tämä näyttää käytännössä? Hausmanin kokeilu on 14 päivää maksuton, eikä se vaadi luottokorttia. Aloita käyttöönotto-oppaasta tai katso, miten hallitus toimii ilman isännöitsijää.

Tämä artikkeli on yleinen opas, ei lakineuvontaa. Tarkista aina yhtiön yhtiöjärjestys ja ajantasaiset säännökset ja kysy tarvittaessa neuvoa isännöitsijältä tai lakimieheltä.

Lähteet ja lisälukemista

• Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009 (Finlex)
• Kiinteistöliitto: Lakipähkinä, hallituksen päätökset
• Kiinteistöliitto: Taloyhtiön hyvä hallintotapa, suositus 2021 (PDF)
• Kiinteistölehti: Hallituksen toiminnasta kysyttyä
• Kiinteistölehti: Taloyhtiön hallituksen kokous