Hallituksen sähköpostikokous: esityslista, kannat ja pöytäkirja

Hausmanissa hallituksen kokous voidaan pitää sähköpostitse. Esityslistan jokainen kohta käsitellään erikseen: hallituksen jäsenet ottavat kantaa päätösehdotuksiin sovelluksessa, henkilökohtaisen linkin kautta tai vastaamalla sähköpostiin. Kun puheenjohtaja sulkee kokouksen, Hausman laskee päätökset ja laatii pöytäkirjan, joka allekirjoitetaan sähköisesti.

Kokoukset löytyvät valikosta kohdasta Kokoukset.

Kokouksen kulku lyhyesti

1. Puheenjohtaja tai isännöitsijä luo kokouksen ja laatii esityslistan.
2. Kun esityslista on valmis, kokous avataan ja kutsut lähtevät.
3. Jäsenet ottavat kantaa päätösehdotuksiin ja keskustelevat määräaikaan mennessä.
4. Puheenjohtaja sulkee kokouksen. Päätökset kirjataan ja pöytäkirja laaditaan.
5. Pöytäkirjantarkastajat allekirjoittavat pöytäkirjan.

Kokouksen luominen

Valitse + Uusi sähköpostikokous ja täytä lomake:

• Otsikko. Jos jätät tyhjäksi, otsikoksi tulee esimerkiksi "Hallituksen sähköpostikokous 3/2026".
• Kannanottojen määräaika, johon mennessä jäsenten pitää ilmoittaa kantansa.
• Saateviesti hallitukselle, joka lähtee kutsun mukana.
• Esityslista (valinnainen). Liitä tähän valmis esityslista tai koko kokouskutsu Wordista tai sähköpostista.

Lomakkeessa näkyy, ketkä kokoukseen kutsutaan: puheenjohtaja, hallituksen jäsenet ja isännöitsijä. Jos taloyhtiöllä ei vielä ole isännöitsijää Hausmanissa, voit antaa hänen sähköpostiosoitteensa. Hän saa kutsun Hausmaniin ja tulee mukaan kokoukseen, kun hyväksyy kutsun.

Kokous luodaan valmisteluun. Kutsut lähtevät vasta, kun avaat kokouksen.

Esityslistan laatiminen

Jos liitit esityslistan, tekoäly jäsentää sen kohdiksi ja päätösehdotuksiksi. Tämä kestää yleensä alle minuutin. Muodolliset kohdat, kuten kokouksen avaaminen, laillisuus ja päätösvaltaisuus, esityslistan hyväksyminen, pöytäkirjan tarkastus ja kokouksen päättäminen, lisätään automaattisesti. Hausman kirjaa ne pöytäkirjaan kokouksen tietojen perusteella.

Jos et liittänyt esityslistaa, kokous alkaa muodollisilla kohdilla ja lisäät muut kohdat itse valitsemalla + Lisää kohta esityslistalle.

Jokainen kohta on joko:

• Päätös (äänestetään): kohdalla on päätösehdotus, johon jäsenet ottavat kantaa
• Tiedoksi / selvitys: asia, joka käsitellään ilman päätöstä.

Napsauta kohtaa muokataksesi otsikkoa, taustaa ja päätösehdotusta tai vaihtaaksesi kohdan tyyppiä. Päätöskohtaa ei voi jättää ilman päätösehdotusta. Kokousta ei voi avata, ennen kuin jokaisella päätöskohdalla on ehdotus tai kohta on vaihdettu tiedoksi-asiaksi.

Tekoälyn huomiot esityslistasta

Tekoäly tarkistaa esityslistan ja antaa huomioita. Se etsii puuttuvia tai epäselviä päätösehdotuksia, asioita, jotka kuuluvat yhtiökokoukselle eikä hallitukselle, sekä mahdollista esteellisyyttä. Jokaisen huomion voi hyväksyä (Hyväksy muutos), jolloin muutos tehdään esityslistaan, tai hylätä (Hylkää). Pyydä uusi arvio tarkistaa esityslistan uudelleen muutosten jälkeen.

Kokouksen avaaminen

Kun esityslista on valmis, valitse Avaa kokous ja lähetä kutsut. Hallituksen jäsenet ja isännöitsijä saavat sähköpostiinsa kutsun ja esityslistan. Avaamisen jälkeen osallistujat on lukittu, eikä kokouksen määräaikaa voi enää aikaistaa. Määräaikaa voi pidentää (Pidennä määräaikaa).

Kutsu lähtee yleensä yhtenä viestinä koko hallitukselle kokouksen omasta sähköpostiosoitteesta. Kokous käydään viestiketjussa: jäsenet vastaavat "Vastaa kaikille" -toiminnolla, jolloin koko hallitus näkee vastaukset, ja Hausman lukee ketjun ja kirjaa vastaukset kannoiksi ja kommenteiksi. Vastauksessa kannattaa mainita, mistä kohdasta puhuu. Numero tai otsikko riittää. Hausman ei itse vastaa ketjuun. Kokouksen sähköpostiosoite näkyy kokouksen sivulla.

Jos kokouksella ei ole omaa sähköpostiosoitetta, jokainen saa oman kutsunsa, jossa on henkilökohtainen linkki. Linkin kautta voi ottaa kantaa kirjautumatta Hausmaniin. Linkki on voimassa 90 päivää, eikä sitä saa välittää eteenpäin, koska sen kautta annetut kannat kirjataan linkin saajan nimiin. Tässä tavassa jäsen saa vastauksestaan kuittauksen ja päivittäisen koosteen kokouksen tapahtumista.

Kannan ottaminen

Jokaiseen päätösehdotukseen voi ottaa yhden neljästä kannasta:

Kannan voi antaa kolmella tavalla:

• Sovelluksessa kokouksen sivulla
• Vastaamalla sähköpostiin omin sanoin, esimerkiksi "Kohta 4 ok, kohdassa 5 kannatan, jos urakoitsijalta pyydetään vielä toinen tarjous". Tekoäly tulkitsee vastauksen, ja kannan yhteydessä näytetään alkuperäiset sanasi. Jos jokin jää epäselväksi, sitä ei arvata.
• Henkilökohtaisen linkin kautta, jos kutsu lähetettiin jokaiselle erikseen.

Kantaa voi muuttaa määräaikaan asti. Vastaamatta jättämistä ei tulkita kannatukseksi. Jos asia koskee sinua itseäsi tai läheistäsi, merkitse itsesi esteelliseksi, jolloin et osallistu kyseisen kohdan päätöksentekoon.

Jokaisen kohdan alla voi myös kommentoida, ja kokouksella on yleinen keskustelu. Jäsenet voivat ehdottaa uusia kohtia. Puheenjohtaja päättää, otetaanko ehdotettu kohta tähän kokoukseen, siirretäänkö se seuraavaan vai jätetäänkö se käsittelemättä.

Kun päätösehdotus muuttuu

Puheenjohtaja voi vastata muutosehdotukseen muuttamalla päätösehdotuksen sanamuotoa. Silloin jo annetut kannat mitätöityvät, ja jokainen ottaa kantaa uuteen tekstiin. Alkuperäinen ehdotus jää näkyviin.

Päätösvaltaisuus ja enemmistö

Hausman laskee jokaisen päätöskohdan tuloksen:

• Päätösvaltaisuus: yli puolet hallituksen äänivaltaisista jäsenistä on ottanut kantaa nykyiseen sanamuotoon. Tyhjä kanta lasketaan osallistumiseksi, esteellinen jäsen ja vastaamatta jättäminen eivät.
• Enemmistö: kannattavia on enemmän kuin vastustavia ja muutosehdotuksia yhteensä.
• Tasatilanne: puheenjohtajan kanta ratkaisee. Jos puheenjohtaja ei ottanut kantaa, ehdotus katsotaan hylätyksi.

Isännöitsijä osallistuu kokoukseen ilman äänioikeutta.

Kokouksen sulkeminen

Kun määräaika on umpeutunut tai kaikki ovat ottaneet kantaa, puheenjohtaja valitsee Sulje kokous ja laadi pöytäkirja. Ennen sulkemista Hausman näyttää, miten kukin päätös kirjataan: hyväksytään, hylätään vai ei päätösvaltainen.

Kokousta ei voi sulkea, jos jokin päätöskohta ei ole päätösvaltainen tai siitä puuttuu ehdotus. Silloin voit pyytää puuttuvat kannat, pidentää määräaikaa tai siirtää kohdan seuraavaan kokoukseen.

Sulkemisen jälkeen päätökset lukitaan. Kohdat, joita puheenjohtaja ei ottanut käsittelyyn, siirtyvät seuraavaan kokoukseen.

Kokouksen voi myös perua (Peru kokous). Annetut kannat säilyvät, mutta kokous ei tee päätöksiä.

Pöytäkirja ja allekirjoitus

Pöytäkirja laaditaan kohdista ja kannoista automaattisesti, ja se lähetetään pöytäkirjantarkastajille allekirjoitettavaksi. Hallituksessa, jossa on enintään kolme jäsentä, kaikki allekirjoittavat. Isommassa hallituksessa allekirjoittaa puheenjohtaja ja yksi tarkastaja.

Allekirjoita pöytäkirja kokouksen sivulla valitsemalla Olen tarkastanut pöytäkirjan ja allekirjoitan sen. Kokouslistassa näkyy merkintä Allekirjoitukset kesken, kunnes kaikki ovat allekirjoittaneet. Pöytäkirjan voi tulostaa tai tallentaa PDF:nä Tulosta-painikkeella.

Kuka voi tehdä mitäkin