Vuosikello: taloyhtiön vuoden tehtävät ajallaan

Taloyhtiön vuosi toistuu samanlaisena: tilinpäätös, yhtiökokous, hallituksen järjestäytyminen, vakuutusten tarkistus, talousarvio ja korjausohjelma. Vuosikello kokoaa nämä tehtävät yhteen. Hallitus valitsee kerran, mitä seurataan, ja sen jälkeen tehtävät ilmestyvät tehtävälistalle ajallaan.

Vuosikello löytyy valikosta kohdasta Vuosikello.

Kaksi kehää

Vuosikellossa on kahdenlaista työtä, ja ne pidetään erillään:

• Hallituksen tehtävät, kuten tilinpäätös, kokouskutsu, vakuutukset ja kaupparekisteri-ilmoitus. Nämä tulevat tehtävälistalle muutamaa viikkoa ennen määräaikaa.
• Kiinteistönhoito, kuten kattokaivojen puhdistus, suodattimien vaihto, kesävesien sulkeminen ja lumityöt. Nämä muodostavat kuukausittaisen huolto-ohjelman, eivätkä ne koskaan tule hallituksen tehtävälistalle.

Vuosikellon kuvassa sisäkehä on hallituksen työ ja ulkokehä kiinteistönhoito.

Käyttöönotto

1. Avaa Vuosikello ja valitse Ota vuosikello käyttöön.
2. Kerro, minä kuukautena tilikausi päättyy. Useimmilla taloyhtiöillä tilikausi on kalenterivuosi, jolloin se päättyy joulukuussa.
3. Kerro, minä kuukautena yhtiökokous yleensä pidetään.
4. Valitse, kuka hoitaa kiinteistönhoidon: Huoltoyhtiö vai Hallitus / talkoot.
5. Käy läpi ehdotetut tehtävät ja poista rastit niistä, joita ette tarvitse. Tehtävät on ryhmitelty vuodenajoittain.
6. Valitse Tallenna muutokset.

Vuosikellon voi ottaa käyttöön myös heti taloyhtiötä luotaessa, jolloin se on käyttöönoton toinen vaihe.

Mitä vuosikellossa on

Hallituksen kehällä on noin 35 tehtävää. Esimerkkejä:

• tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatiminen sekä allekirjoitus
• kunnossapitotarveselvityksen laatiminen yhtiökokoukselle
• yhtiökokouskutsun ja kokousasiakirjojen lähettäminen
• talousarvion ja vastike-ehdotuksen laatiminen
• hallituksen järjestäytyminen ja muutosten ilmoittaminen kaupparekisteriin
• vakuutusten ja pelastussuunnitelman tarkistus
• isännöinti- ja huoltosopimusten läpikäynti
• seuraavan vuoden korjausohjelman vahvistaminen.

Jokaisessa tehtävässä on lyhyt tarkistuslista, joka siirtyy tehtävän kuvaukseksi. Osa tehtävistä, kuten syysyhtiökokous ja välitilinpäätös, on oletuksena pois päältä, koska kaikki taloyhtiöt eivät tarvitse niitä.

Miten tehtävät ilmestyvät

Jokaisella hallituksen tehtävällä on määräaika, joka lasketaan tilikauden päättymisestä, yhtiökokouksesta tai kalenterikuukaudesta. Tehtävä ilmestyy Tehtävät-sivulle muutamaa viikkoa ennen määräaikaa. Pitkää valmistelua vaativat tehtävät, kuten talousarvio, ilmestyvät aikaisemmin.

Tehtävä syntyy kerran kutakin vuotta kohden. Jos poistat tai peruutat sen, samaa tehtävää ei luoda uudelleen samalle vuodelle. Jos otat vuosikellon käyttöön kesken vuoden, jo menneitä määräaikoja ei lisätä listalle myöhässä olevina tehtävinä.

Vuosikellosta tulleet tehtävät on merkitty tehtävälistalla tunnuksella Vuosikello. Niille annetaan vastuuhenkilö ja niitä käsitellään Tehtävät-sivulla kuten muitakin tehtäviä. Katso Tehtävät.

Kuukausinäkymä

Vuosikellon kuvassa voit valita kuukauden. Kuukauden kohdalla näet:

• hallituksen tehtävät ja sen, ovatko ne jo tehtävälistalla vai milloin ne sinne tulevat
• kuukauden huoltokohteet ja niistä vastaavan tahon.

Muutokset

Valitse Muokkaa vuosikelloa, kun haluat lisätä tai poistaa tehtäviä tai muuttaa tilikauden tai yhtiökokouksen ajankohtaa. Muutokset koskevat tulevia tehtäviä. Jo tehtävälistalla olevat tehtävät säilyvät.

Vuosikelloa voivat muokata ne, jotka voivat muokata tehtäviä, eli hallitus, isännöitsijä ja huoltoyhtiö.