Organisaatiot: isännöinti, huoltoyhtiö ja muut kumppanit

Organisaatiot-rekisteri kokoaa taloyhtiön yhteistyökumppanit yhteen paikkaan: isännöinnin, huoltoyhtiön, urakoitsijat, kirjanpidon, pankin, vakuutusyhtiön, energiayhtiön ja viranomaiset. Rekisterin tietoja käytetään muualla palvelussa, esimerkiksi hankkeiden vastuuorganisaationa ja lomakkeiden sähköpostiohjauksessa.

Sivu löytyy valikosta kohdasta Organisaatiot.

Organisaation lisääminen

1. Valitse + Lisää organisaatio.
2. Kirjoita nimi ja valitse tyyppi.
3. Täydennä Y-tunnus, yhteyshenkilö, sähköposti, puhelin ja muistiinpanot.
4. Valitse Tallenna.

Tyypit ovat isännöinti, huoltoyhtiö, urakoitsija, kirjanpito, pankki, vakuutusyhtiö, energiayhtiö tai verkkoyhtiö, viranomainen ja muu.

Mistä organisaatiot tulevat

Organisaatioita syntyy myös itsestään:

• Asiakirjoista. Kun tekoäly lukee pöytäkirjoja, tilinpäätöksiä ja sopimuksia, se kirjaa niissä mainitut kumppanit rekisteriin.
• Hankkeista. Kun kirjaat tarjouksen tai sopimuksen yritykseltä, jota ei vielä ole rekisterissä, yritys lisätään rekisteriin.

Tarkista tekoälyn lisäämät organisaatiot ja täydennä yhteystiedot.

Entiset kumppanit

Kun yhteistyö päättyy, esimerkiksi taloyhtiö vaihtaa huoltoyhtiötä, merkitse vanha kumppani tilaan Ei aktiivinen äläkä poista sitä. Näin vanhojen hankkeiden ja sopimusten tiedot säilyvät ehjinä, ja näet myöhemmin, kuka työn on tehnyt. Rekisteriä voi suodattaa tyypin ja tilan mukaan.

Huoltoyhtiön sähköpostiosoite

Viestit-sivun lomakkeet, kuten huoltopyynnöt ja vahinkoilmoitukset, lähtevät sähköpostilla huoltoyhtiölle ja isännöitsijälle. Huoltoyhtiöllä ei yleensä ole Hausman-tunnusta, joten osoite haetaan tästä rekisteristä. Kirjaa siksi huoltoyhtiölle ja isännöintitoimistolle sähköpostiosoite ja pidä ne aktiivisina. Katso Viestit ja lomakkeet.

Kuka voi muokata

Hallitus ja isännöitsijä voivat lisätä ja muokata organisaatioita. Huoltoyhtiö ja tilintarkastaja näkevät rekisterin.