Dokumenttiarkisto: tiedostojen lataus ja haku
Tiedostojen lataaminen, tekoälyanalyysin valinta, käsittelyn tilat ja se, kuka näkee minkäkin asiakirjan.
Dokumenttiarkisto on taloyhtiön yhteinen tiedostokansio. Kun lataat asiakirjan, Hausman tallentaa sen ja halutessasi myös lukee sen tekoälyllä. Tekoäly poimii asiakirjasta tiedot oikeille sivuille: tilinpäätöksestä budjetin ja lainat, yhtiöjärjestyksestä osakerekisterin ja pöytäkirjasta päätökset.
Arkisto löytyy valikosta kohdasta Dokumentit.
Tiedoston lataaminen
- Avaa Dokumentit ja valitse + Lisää dokumentti.
- Valitse, analysoidaanko tiedosto. Kun Analysoi tekoälyllä on valittuna, Hausman tunnistaa asiakirjasta hankkeet, talousarvion ja tapahtumat. Jos poistat valinnan, tiedosto tallennetaan vain arkistoon.
- Vedä tiedostot latausalueelle tai valitse ne koneelta. Voit ladata useita tiedostoja kerralla.
- Odota, että jokaisen tiedoston kohdalla lukee Valmis. Sen jälkeen voit sulkea ikkunan.
Tuetut muodot ovat PDF, PNG ja JPEG, ja yksi tiedosto saa olla enintään 50 megatavua. Tekoäly lukee parhaiten tekstimuotoisia PDF-tiedostoja. Skannattukin asiakirja käy, kunhan teksti on selvää.
Käsittelyn tilat
Jokaisen asiakirjan kohdalla näkyy tila:
| Tila | Merkitys |
|---|---|
| Jonossa | Tiedosto odottaa käsittelyä. |
| Analysoidaan | Tekoäly lukee asiakirjaa. Laaja asiakirja voi viedä muutaman minuutin. |
| Analysoitu | Tiedot on poimittu ja ne voi tarkistaa. |
| Epäonnistui | Tietoja ei saatu poimittua. Tiedosto on silti tallessa arkistossa. |
| Tallennettu | Tiedosto tallennettiin ilman analyysia. |
Analyysi jatkuu taustalla, vaikka sulkisit selaimen. Kun se valmistuu, saat siitä ilmoituksen.
Asiakirjan tiedot ja tulokset
Kun valitset asiakirjan listalta, sivulle aukeaa paneeli. Siinä näkyvät asiakirjan tyyppi, analyysin tila ja se, millaista sisältöä tekoäly löysi, esimerkiksi taloustiedot, kunnossapitotiedot tai kokoustiedot. Paneelista voit:
- avata alkuperäisen tiedoston uuteen välilehteen
- siirtyä tarkistamaan tekoälyn poimimat tiedot (Tarkastele AI-tuloksia)
- poistaa asiakirjan. Poisto pitää vahvistaa painamalla painiketta toisen kerran.
Tulosten tarkistamisesta kerrotaan ohjeessa Tekoälyn tulosten tarkistus.
Asiakirjojen löytäminen
Tekoäly tunnistaa asiakirjan tyypin, ja arkiston yläosan välilehdillä voit rajata listaa tyypin mukaan:
- Yhtiökokouskutsu
- Pöytäkirjat: kokouspöytäkirjat ja kokouskutsut
- Sopimukset & tarjoukset
- PTS: kunnossapitosuunnitelmat ja kuntoarviot
- Talous: talousarviot, tilinpäätökset ja laskut
- Muut: osakasluettelot, yhtiöjärjestys ja muut asiakirjat.
Arkistoon päätyy myös tiedostoja muualta palvelusta. Hankkeelle liitetyt tarjoukset, sopimukset ja työmaakuvat tallennetaan arkistoon ja liitetään samalla hankkeeseen.
Kuka näkee asiakirjat
Hallitus, isännöitsijä ja tilintarkastaja näkevät kaikki asiakirjat. Osakas näkee vain asiakirjat, joihin osakkaalla on oikeus: yhtiöjärjestyksen, talousarviot, tilinpäätökset, yhtiökokousten ja kokousten asiakirjat, kunnossapitosuunnitelmat, kuntoarviot ja energiatodistuksen. Sopimukset, tarjoukset, laskut ja osakasluettelot eivät näy osakkaalle. Toimittaja näkee asiakirjat vain, jos hallitus on antanut hänelle siihen oikeuden.
Tiedostot säilytetään Suomessa. Tekoäly käsittelee asiakirjat EU:n alueella, eikä aineistoa käytetä tekoälyn kouluttamiseen.
Puuttuuko ohjeesta jotain tai toimiiko palvelu eri tavalla kuin tässä kerrotaan? Kirjoita meille: tuki@hausman.fi