Tehtävät: hallituksen tehtävälista

Tehtävät-sivu on hallituksen yhteinen tehtävälista. Siihen kirjataan kaikki, mikä pitää hoitaa: tarjouspyynnöt, yhtiökokouksen valmistelu, tilinpäätöksen allekirjoitus ja hankkeiden työvaiheet. Jokaisella tehtävällä voi olla vastuuhenkilö, määräaika ja prioriteetti.

Sivu löytyy valikosta kohdasta Tehtävät.

Tehtävän luominen

1. Valitse + Lisää tehtävä.
2. Valitse Tehtävätyyppi. Tyyppi täyttää lomakkeeseen valmiin pohjan, jota voit muokata vapaasti.
3. Kirjoita tehtävän nimi ja tarvittaessa kuvaus.
4. Valitse tila, prioriteetti (korkea, normaali tai matala), vastuuhenkilö ja määräaika.
5. Valitse tarvittaessa toisto ja hanke, johon tehtävä liittyy.
6. Valitse Lisää tehtävä.

Tehtävätyyppejä on viisi:

Yhtiökokouksen ja tilinpäätöksen pohjissa on muistutus lakisääteisestä määräajasta. Yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden ja tilinpäätös laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Aseta määräaika oman tilikautenne mukaan.

Tehtävän tilat

Tila vaihdetaan tehtävän tiedoista painamalla haluttua tilaa. Tarkistettavana-tila sopii esimerkiksi tilanteeseen, jossa isännöitsijä on laatinut talousarvioehdotuksen ja hallituksen pitää vielä hyväksyä se.

Tehtävälistan suodattaminen

Sivun yläosassa ovat tunnusluvut: avoimet, myöhässä olevat, tarkistettavana olevat ja valmiit tehtävät. Listaa voi rajata välilehdillä Kaikki, Avoimet, Myöhässä, Tarkistettavana ja Valmiit sekä vastuuhenkilön ja tehtävätyypin mukaan. Tyhjennä suodattimet palauttaa koko listan.

Valitse tehtävä listalta, niin sen tiedot aukeavat viereen. Tiedoista voit vaihtaa tilan, siirtää määräaikaa (Siirrä), muokata tai poistaa tehtävän.

Toistuvat tehtävät

Tehtävä voi toistua kuukausittain, joka toinen kuukausi, neljännesvuosittain, puolivuosittain tai vuosittain. Kun toistuva tehtävä merkitään valmiiksi, seuraava tehtävä syntyy automaattisesti. Uusi määräaika lasketaan edellisestä määräajasta eikä valmistumispäivästä. Näin myöhässä pidetty yhtiökokous ei siirrä seuraavan vuoden kokousta myöhemmäksi.

Peruttu tehtävä ei tuota uutta tehtävää.

Hallituksen kokouksen muistutus

Listalla on aina avoin tehtävä seuraavan hallituksen kokouksen kutsumisesta. Kun merkitset sen valmiiksi, uusi muistutus ilmestyy 30 päivän kuluttua. Näin hallitus ei unohda kokoontua.

Vuosikellon tehtävät

Jos taloyhtiö on ottanut vuosikellon käyttöön, sen hallituksen tehtävät ilmestyvät listalle muutamaa viikkoa ennen määräaikaa. Ne on merkitty tunnuksella Vuosikello, ja niitä käsitellään kuten muitakin tehtäviä. Katso Vuosikello.

Vastuuhenkilö

Tehtävän voi osoittaa kenelle tahansa taloyhtiön jäsenelle. Tehtävälistaa näkevät kuitenkin vain hallitus, isännöitsijä ja huoltoyhtiö sekä toimittajat, joille on annettu siihen oikeus. Jos valitset vastuuhenkilöksi jonkun, joka ei näe tehtävälistaa, valinnan vieressä lukee "ei näe tehtävälistaa". Vastuuhenkilö saa tehtävästä ilmoituksen.

Tehtävät hankkeella ja etusivulla

Korjaushankkeen sivulla näkyvät vain siihen liittyvät tehtävät. Ne ovat samoja tehtäviä kuin Tehtävät-sivulla. Taloyhtiön etusivulla näkyvät muutama lähin avoin tehtävä, ja niistä pääsee suoraan tehtävän tietoihin.