Hankkeen sivu: tarjoukset, sopimukset, päätökset ja liitteet

Jokaisella korjaushankkeella on oma sivunsa. Sinne kootaan kaikki, mitä hankkeesta tiedetään: tarjoukset, sopimukset, päätökset, tehtävät, kuvat ja liitteet. Sivun yläosassa näkyvät hankkeen vaihe ja kustannusseuranta.

Hankkeen sivulle pääset Kunnossapito-sivulta valitsemalla hankkeen ja sitten Avaa täydet tiedot.

Perustiedot

Sivun yläosassa ovat hankkeen nimi, kuvaus, tila ja tiedot, kuten kategoria, vuosi, prioriteetti, merkittävyys ja vastuuorganisaatio. Yksittäistä kenttää voi muokata napsauttamalla sitä. Tallenna painamalla Ctrl + Enter (Macissa ⌘ + Enter) tai peru muutos Esc-näppäimellä. Muokkaa kaikkia avaa koko lomakkeen kerralla.

Kustannusseuranta

Kustannusseuranta näyttää rinnakkain neljä lukua:

• Budjetti eli hankkeen kustannusarvio
• Paras tarjous eli tarjous, jonka hallitus on merkinnyt parhaaksi
• Budjettivara eli budjetin ja parhaan tarjouksen erotus
• Sopimukset eli allekirjoitettujen ja voimassa olevien sopimusten summa.

Kun hanke on valmis, näkyvissä on myös toteutunut kustannus.

Tarjoukset

1. Valitse + Lisää tarjous.
2. Kirjoita yrityksen nimi ja hinta. Lisää halutessasi otsikko, kuvaus, jättöpäivä, voimassaoloaika ja yhteyshenkilön tiedot.
3. Liitä tarjousdokumentti PDF- tai kuvatiedostona.
4. Valitse Tallenna.

Jos yritystä ei vielä ole Organisaatiot-rekisterissä, se lisätään sinne tallennettaessa.

Tarjouskortin painikkeilla voit merkitä tarjouksen parhaaksi (★), hylätä sen (✕), muokata tai poistaa sen. Parhaaksi merkitty tarjous näkyy kustannusseurannassa, ja sitä verrataan budjettiin. Hylätyt tarjoukset siirtyvät omaan listaansa, josta ne voi edelleen avata.

Tarjoukset näkyvät hallitukselle, isännöitsijälle ja tilintarkastajalle. Osakkaat eivät näe tarjouksia.

Sopimukset

Kun urakoitsija on valittu, kirjaa sopimus kohtaan Sopimukset. Anna sopimuskumppani, tila, sopimussumma, alkamis- ja päättymispäivä ja yhteyshenkilö. Jos sopimus perustuu tarjoukseen, valitse se kohdasta Liittyy tarjoukseen, niin sovittu ja tarjottu hinta näkyvät rinnakkain. Sopimusasiakirja tallennetaan dokumenttiarkistoon ja liitetään hankkeeseen.

Päätökset

Kohdassa Päätökset pidetään kirjaa siitä, mitä hankkeesta on päätetty. Valitse Kirjaa päätös ja kirjoita päätös, perustelut ja päätöspäivä. Voit samalla siirtää hankkeen uuteen tilaan, esimerkiksi hyväksytyksi, kun yhtiökokous on päättänyt hankkeesta.

Asiakirjoista poimitut päätökset näkyvät samassa listassa merkinnällä Luettu dokumentista.

Tehtävät

Hankkeen tehtävät ovat samoja tehtäviä kuin Tehtävät-sivulla, mutta tässä näkyvät vain tähän hankkeeseen liittyvät. Lisää tehtävä, anna vastuuhenkilö, määräpäivä, tila ja prioriteetti. Myöhässä olevat tehtävät on merkitty erikseen. Katso Tehtävät.

Kuvat ja liitteet

• Kuvat: lisää työmaakuvia PNG- tai JPEG-muodossa. Kuvalle voi antaa otsikon ja kuvauksen, jotta sen myöhemmin tunnistaa. Kuvista ei lueta tietoja tekoälyllä.
• Liitetyt dokumentit: lisää muita hankkeen asiakirjoja, kuten suunnitelmia, pöytäkirjoja tai tarkastusraportteja. Kun Lue tiedot automaattisesti on valittuna, tarjouksesta tai sopimuksesta poimitaan urakoitsija ja hinta hankkeen tietoihin.

Kaikki kuvat ja liitteet tallennetaan myös taloyhtiön dokumenttiarkistoon.

Takuuaika

Kun hankkeelle on kirjattu takuun päättymispäivä, sivulla näkyy muistutus, kun takuuaikaa on jäljellä alle kolme kuukautta. Muistutus kehottaa ilmoittamaan havaitut puutteet urakoitsijalle ennen takuuajan päättymistä. Takuutarkastus kannattaa lisätä myös tehtäväksi.

Tapahtumaloki

Sivun alaosassa on hankkeen tapahtumaloki, jossa näkyvät hankkeeseen liittyvät merkinnät taloyhtiökirjasta, kuten huollot, tarkastukset ja työmaakäynnit.