Tekoälyn poimimien tietojen tarkistus
Mitä tekoäly poimii mistäkin asiakirjasta, miten tulokset tarkistetaan ja mitä tehdä, jos analyysi epäonnistuu.
Hausman lukee taloyhtiön asiakirjat tekoälyllä ja kokoaa niistä tiedot palvelun eri sivuille. Tekoäly säästää tunteja näppäilyä, mutta se voi lukea väärin. Siksi poimitut tiedot kannattaa aina tarkistaa ennen kuin niihin luottaa esimerkiksi yhtiökokouksessa.
Mitä tekoäly poimii
Tekoäly tunnistaa ensin, millainen asiakirja on kyseessä, ja poimii siitä siihen sopivat tiedot.
| Asiakirja | Mitä siitä poimitaan |
|---|---|
| Yhtiöjärjestys | Huoneistot, osakenumerot, osakemäärät, pinta-alat ja vastikeperusteet osakerekisteriin |
| Tilinpäätös | Tuloslaskelman rivit toteumaksi, lainat, vastiketilit ja kertynyt hoitojäämä |
| Talousarvio ja yhtiökokouskutsu | Talousarvion rivit, vastiketaso, hankkeet ja ehdotetut päätökset |
| Kokouspöytäkirja | Päätökset, valtuutukset, hallituksen kokoonpano ja tapahtumat taloyhtiökirjaan |
| Kunnossapitotarveselvitys ja PTS | Tulevat korjaushankkeet vuosineen ja kustannusarvioineen |
| Tarjous ja sopimus | Urakoitsija, hinta ja sopimuksen tiedot hankkeelle |
Lisäksi tekoäly kirjaa asiakirjoissa mainitut yhteistyökumppanit, kuten isännöintitoimiston, huoltoyhtiön ja vakuutusyhtiön, Organisaatiot-rekisteriin.
Näin tarkistat tulokset
- Avaa Dokumentit ja valitse asiakirja, jonka tila on Analysoitu.
- Valitse paneelista Tarkastele AI-tuloksia.
- Käy läpi poimitut kohdat. Tulossivulla ne on ryhmitelty otsikoiden alle: Päätösmatriisi, Lainat, Talousarvio / Tilinpäätös, Hankkeet, Tapahtumahistoria ja Organisaatiot. Jokaisen otsikon vieressä näkyy, montako kohtaa löytyi.
- Korjaa virheet. Hankkeita voi muokata suoraan tulossivulla Muokkaa-painikkeella. Muut tiedot korjataan niiden omilla sivuilla, esimerkiksi lainat Lainat-sivulla ja huoneistot Osakerekisterissä.
Monen kohdan vieressä on Lähde-merkintä, joka kertoo, mistä kohtaa asiakirjaa tieto on poimittu. Sen avulla on nopea tarkistaa luku alkuperäisestä tiedostosta.
Budjetin aktivointi tuloksista
Tilinpäätöksestä tai talousarviosta poimittu tilikausi tallentuu luonnokseksi. Kun olet tarkistanut luvut, valitse tilikauden kohdalla Aktivoi budjetti. Aktiivinen budjetti näkyy Budjetti-sivulla taloyhtiön voimassa olevana talousarviona. Katso Budjetti ja talousarvio.
Tekoäly ei päätä mitään
Tekoäly kokoaa tietoja ja tekee ehdotuksia, mutta mikään ei muutu hallituksen päätökseksi itsestään. Alkuperäinen tekoälyn tulkinta säilyy tallessa, vaikka korjaisit tietoja, joten myöhemmin näkee, mitä tekoäly luki ja mitä ihminen muutti.
Jos analyysi kestää tai epäonnistuu
- Analyysi kestää kauan. Laajan asiakirjan lukeminen voi viedä muutaman minuutin. Voit sulkea välilehden, sillä analyysi jatkuu taustalla ja saat ilmoituksen, kun se valmistuu.
- Analyysi epäonnistui. Tiedosto on silti tallessa arkistossa. Yleisin syy on huonolaatuinen skannaus tai asiakirja, josta ei löydy rakenteellista tietoa. Kokeile ladata selkeämpi versio tai syötä tiedot käsin.
- Tietoja puuttuu. Kaikista asiakirjoista ei löydy kaikkea. Esimerkiksi yhtiöjärjestyksessä ei ole omistajien nimiä, joten ne täydennetään Osakerekisteriin käsin.
Puuttuuko ohjeesta jotain tai toimiiko palvelu eri tavalla kuin tässä kerrotaan? Kirjoita meille: tuki@hausman.fi