Viestit: huoltopyynnöt, vahinkoilmoitukset ja muut lomakkeet

Viestit-sivulta osakkaat, asukkaat ja hallitus lähettävät taloyhtiölle huoltopyynnöt, ilmoitukset ja tilaukset valmiilla lomakkeilla. Lomake menee hallituksen saapuneisiin viesteihin ja sähköpostilla niille, jotka asian hoitavat, kuten huoltoyhtiölle ja isännöitsijälle. Lähettäjä näkee koko ajan, missä vaiheessa asia on.

Sivu löytyy valikosta kohdasta Viestit. Se näkyy kaikille taloyhtiön jäsenille.

Lomakkeet

Viestin lähettäminen

1. Avaa Viestit ja valitse + Uusi viesti.
2. Valitse, mitä asia koskee.
3. Täytä lomake. Kentät riippuvat lomakkeesta. Huoltopyynnössä kerrotaan esimerkiksi, missä vika on, kuinka kiireellinen se on, saako huolto mennä asuntoon yleisavaimella ja onko asunnossa lemmikkejä. Muutostyöilmoituksessa kerrotaan työlajit, aikataulu, urakoitsija ja se, kohdistuuko työ märkätilaan tai kantaviin rakenteisiin.
4. Valitse huoneisto, jota asia koskee. Muutostyöilmoitus, isännöitsijäntodistus ja avaintilaus koskevat aina tiettyä huoneistoa.
5. Kirjoita viesti ja valitse Lähetä.

Otsikon voi jättää tyhjäksi, jolloin se muodostetaan lomakkeen ja huoneiston perusteella.

Huoneiston tunnistaminen

Hausman tarkistaa osakerekisteristä, mikä huoneisto sinulle kuuluu, ja liittää tiedon viestiin. Lähettäjän tiedot ja omistus tallennetaan viestiin sellaisina kuin ne olivat lähetyshetkellä, joten viesti kertoo myöhemminkin, kuka sen lähetti ja mistä huoneistosta.

Jos osakerekisteri ei tunne sinulle huoneistoa, valitse huoneisto listalta tai kirjoita se itse. Viesti lähtee silti. Hallitus voi täydentää omistajatiedot osakerekisteriin, jolloin seuraavat viestisi tunnistavat huoneiston itse.

Kenelle lomake lähtee

Jokainen lomake tallentuu hallituksen saapuneisiin viesteihin, ja hallitus saa siitä ilmoituksen. Lisäksi lomake lähtee sähköpostina sille, joka asian hoitaa. Oletuksena:

Sähköpostissa on koko lomake, lähettäjän nimi, huoneisto ja puhelinnumero, joten vastaanottajan ei tarvitse kirjautua Hausmaniin. Kun vastaanottaja vastaa sähköpostiin, vastaus menee suoraan lähettäjälle.

Huoltoyhtiön ja isännöitsijän osoitteet haetaan jäsenistä ja Organisaatiot-rekisteristä. Huoltoyhtiöllä ei usein ole Hausman-tunnusta, joten kirjaa sen sähköpostiosoite Organisaatiot-rekisteriin. Jos jollekin vastaanottajalle ei löydy osoitetta, viesti lähtee kopion saajille, jotta joku huomaa sen. Vastaanottajia voi muuttaa asetuksista. Katso Ilmoitukset ja asetukset.

Viestin käsittely

Hallitus näkee Viestit-sivulla kaikki taloyhtiön viestit. Listaa voi rajata tilan ja lomakkeen mukaan. Sivun yläosassa näkyy, montako viestiä odottaa käsittelyä, ja sama luku näkyy valikossa Viestit-kohdan vieressä.

Valitse viesti, niin sen tiedot aukeavat: lomakkeen tiedot, lähettäjä, omistus lähetyshetkellä ja huoneisto, jota viesti koskee. Kohdassa Käsittely:

1. Vaihda viestin tila: Uusi, Käsittelyssä, Valmis tai Peruttu.
2. Kirjoita käsittelymerkintä eli mitä on tehty tai sovittu. Merkintä näkyy myös lähettäjälle.
3. Valitse Tallenna käsittely.

Lähettäjä saa ilmoituksen aina, kun viestin tila muuttuu tai siihen kirjataan merkintä. Jos taloyhtiö on sallinut sen asetuksissa, hän saa tiedon myös sähköpostiin.

Omat viestit

Osakas ja muut jäsenet, jotka eivät käsittele viestejä, näkevät Viestit-sivulla vain omat viestinsä ja niiden käsittelyn. Viestin voi perua (Peru viesti) niin kauan kuin sen tila on Uusi. Kun hallitus on ottanut viestin käsittelyyn, pyydä peruminen hallitukselta.