Pikaopas: Hausmanin käytön aloitus

Tämä pikaopas vie sinut tyhjästä tilistä siihen, että taloyhtiön tiedot ovat Hausmanissa ja hallitus pääsee töihin. Koko kierrokseen menee yleensä yksi ilta. Kaiken voi tehdä myöhemminkin, joten mikään vaihe ei lukitse sinua.

1. Luo tili

Avaa kirjautumissivu ja valitse Luo ilmainen tili. Voit luoda tilin kolmella tavalla:

• sähköpostiosoitteella ja salasanalla
• Google-tilillä (Jatka Google-tilillä)
• sähköpostiin tulevalla kertakäyttöisellä linkillä (Jatka sähköpostilinkillä), jolloin salasanaa ei tarvita lainkaan.

Kokeilu on 14 päivää maksuton, eikä luottokorttia kysytä. Jos sait kutsun sähköpostiin, älä luo tiliä erikseen: avaa kutsun linkki, niin tili syntyy ja liittyy oikeaan taloyhtiöön samalla. Lisää kirjautumisesta kerrotaan ohjeessa Tili ja kirjautuminen.

2. Lisää taloyhtiö

Uuden tilin jälkeen Hausman kysyy, miten haluat aloittaa. Vaihtoehtoja on kaksi.

Syötä tiedot käsin. Kirjoitat taloyhtiön nimen, katuosoitteen, Y-tunnuksen sekä huoneistojen ja osakkeiden määrän. Vain nimi on välttämätön, loput voi täydentää myöhemmin.

Luo dokumentista. Lataat yhtiökokouksen pöytäkirjan PDF-tiedostona, ja tekoäly poimii siitä taloyhtiön perustiedot, rakennustiedot ja hallituksen kokoonpanon. Analyysi kestää yleensä 15–30 sekuntia. Sen jälkeen näet Tarkista tiedot -sivun, jolla korjaat ja täydennät poimitut kentät. Hallituksen jäsenille voit samalla kirjoittaa sähköpostiosoitteen ja kutsua heidät mukaan. Lopuksi valitse Vahvista ja jatka dashboardiin.

Hallituksen puheenjohtajaksi merkitään se, joka taloyhtiön lisää. Roolin voi vaihtaa myöhemmin Jäsenet-sivulla.

3. Ota vuosikello käyttöön

Käsin aloittaessa toinen vaihe on Taloyhtiön vuosikello. Kerro, missä kuussa tilikausi päättyy ja milloin yhtiökokous yleensä pidetään, ja valitse, hoitaako kiinteistönhoidon huoltoyhtiö vai hallitus talkoilla. Hausman ehdottaa valmiin listan hallituksen vuoden tehtävistä. Rastita pois ne, joita ette tarvitse.

Hallituksen tehtävät ilmestyvät tehtävälistalle muutamaa viikkoa ennen määräaikaa. Voit ohittaa vaiheen ja palata siihen myöhemmin Vuosikello-sivulla. Katso Vuosikello.

4. Lataa vanhat dokumentit

Kolmannessa vaiheessa voit ladata taloyhtiön asiakirjoja. Hyödyllisimmät ovat:

• yhtiöjärjestys, josta syntyy osakerekisteri eli huoneistot, osakenumerot ja pinta-alat
• tilinpäätös ja talousarvio, joista syntyvät budjetti, toteuma ja lainatiedot
• yhtiökokouksen kutsu ja pöytäkirjat, joista poimitaan päätökset ja hankkeet
• kunnossapitotarveselvitys tai PTS, josta poimitaan tulevat korjaushankkeet.

Tekoäly lukee tiedostot taustalla. Voit jatkaa muuta työtä sillä aikaa, ja tulokset näkyvät dokumenttiarkistossa muutamassa minuutissa. Tarkista ne ennen kuin luotat niihin, sillä tekoäly voi lukea väärin. Ohjeet: Dokumenttiarkisto ja Tekoälyn tulosten tarkistus.

5. Kutsu hallitus mukaan

Hausman on hyödyllisimmillään, kun koko hallitus käyttää sitä. Avaa Jäsenet-sivu ja kutsu hallituksen jäsenet ja isännöitsijä. Jos tekoäly löysi hallituksen nimet pöytäkirjasta, he näkyvät jo listalla, ja riittää että lisäät sähköpostiosoitteen. Osakkaat kutsutaan Osakerekisteristä huoneiston kohdalta. Katso Jäsenet ja kutsut.

Näin Hausman on järjestetty

Kirjautumisen jälkeen näet listan taloyhtiöistä, joihin sinulla on pääsy. Kun avaat taloyhtiön, vasemmassa reunassa on valikko kolmessa osassa. Puhelimessa valikko aukeaa yläkulman painikkeesta.

Valikossa näkyvät vain ne sivut, joihin roolisi antaa pääsyn. Osakas näkee siksi lyhyemmän valikon kuin hallituksen jäsen. Roolit on selitetty ohjeessa Roolit ja käyttöoikeudet.

Koti on taloyhtiön etusivu. Siinä ovat avoimien tehtävien määrä, muutama lähin tehtävä, viimeisimmät dokumentit, kunnossapitohankkeiden tilanne ja taloyhtiön perustiedot. Valikon yläosan taloyhtiökortista pääset takaisin taloyhtiölistaan, ja alareunan painikkeesta vaihdat vaalean ja tumman teeman välillä.