Taloyhtiökirja: taloyhtiön tapahtumahistoria

Taloyhtiökirja on taloyhtiön historia aikajanana. Sinne kirjataan päätökset, huollot, tarkastukset, reklamaatiot ja työmaakäynnit. Kun hallitus vaihtuu, uudet jäsenet näkevät yhdestä paikasta, mitä taloyhtiössä on tehty ja päätetty.

Sivu löytyy valikosta kohdasta Taloyhtiökirja.

Mistä merkinnät tulevat

Suuri osa merkinnöistä syntyy itsestään:

• Asiakirjoista. Kun lataat pöytäkirjoja ja muita asiakirjoja, tekoäly poimii niistä päätökset ja tapahtumat. Saman päivän päätökset ryhmitellään yhden kokouksen alle, ja jo kirjattuja tapahtumia ei lisätä toiseen kertaan.
• Muualta palvelusta. Esimerkiksi kunnossapitosuunnitelman hyväksyminen kirjataan taloyhtiökirjaan.

Merkinnän voi myös lisätä käsin.

Merkinnän lisääminen

1. Valitse + Uusi merkintä.
2. Valitse tapahtuman tyyppi: huolto tehty, tarkastus, reklamaatio, päätös, työmaakäynti tai muu tapahtuma.
3. Kirjoita otsikko ja tarvittaessa kuvaus.
4. Valitse päivämäärä.
5. Valitse Tallenna.

Merkinnän Muokkaa-painike avaa sen muokattavaksi, ja Poista poistaa sen.

Merkintöjen selaaminen

Merkinnät näkyvät aikajärjestyksessä vuosittain, uusimmat ensin. Yläosan välilehdillä rajaat listaa tyypin mukaan: Kaikki, Huolto, Reklamaatio, Päätös ja Tapahtuma.

Hankkeeseen liittyvät merkinnät näkyvät myös hankkeen sivun tapahtumalokissa.

Hyviä käytäntöjä

• Kirjaa huollot ja tarkastukset heti, kun ne on tehty. Kirjaus auttaa myöhemmin, kun selvitetään esimerkiksi, milloin viemärit on viimeksi kuvattu.
• Kirjaa reklamaatiot päivämäärineen. Jos asia etenee riidaksi, aikajanasta näkee, milloin urakoitsijalle on ilmoitettu.
• Lataa kokouspöytäkirjat dokumenttiarkistoon, niin päätökset tulevat aikajanalle itsestään.

Kuka voi muokata

Hallitus, isännöitsijä ja huoltoyhtiö voivat lisätä ja muokata merkintöjä. Huoltoyhtiö kirjaa tyypillisesti tekemänsä huollot. Tilintarkastaja voi lukea taloyhtiökirjaa. Toimittaja näkee sen, jos hallitus on antanut siihen oikeuden.