Taloyhtiön hallinto-ohjelma: selkeä opas hallitukselle

Miksi hallinto-ohjelmaa tarvitaan, kun tieto on hajallaan?

Kokouksessa sovitaan, että yksi jäsen selvittää tarjouksen ja toinen kokoaa seuraavan kokouksen aineiston. Muistiinpanot jäävät sähköpostiin, tehtävä pöytäkirjaan ja asiakirja kansioon, jonka sijaintia kaikki eivät tunne. Viikkojen päästä hallituksen pitää ensin selvittää, mitä sovittiin ja kuka jatkaa. Kuormitus ei synny pelkästään tehtävien määrästä. Se syntyy siitä, että kokonaiskuvan kokoaminen jää jäsenille.

Taloyhtiön hallinto-ohjelma kokoaa kokoukset, tehtävät, talouden ja asiakirjat samaan palveluun. Tieto ei jää yksittäisten sähköpostiketjujen tai jäsenten muistin varaan. Päätökset tekee silti hallitus.

Mitä hajallaan oleva tieto vaikeuttaa?

• Hallitus ei näe, mikä odottaa päätöstä ja mikä on jo sovittu.
• Tehtävä unohtuu tai sama asia selvitetään kahdesti.
• Kokoukseen valmistautuminen vie aikaa, koska aineisto pitää koota ensin.
• Hallituksen vaihtuessa osa tiedosta katoaa.

Yhteinen tilannekuva auttaa myös jäseniä, jotka eivät ehdi seurata jokaista keskustelua. Tarkemmin tiedon kokoamisesta kerromme artikkelissa taloyhtiön tiedot yhteen paikkaan.

Mitä hallinto-ohjelma voi koota yhteen?

Työkalut kannattaa hahmottaa neljänä ryhmänä, jotka täydentävät toisiaan:

• Talous: budjetti, lainat ja pitkän tähtäimen suunnitelma (PTS) antavat hallitukselle talousnäkymän. Kirjanpidon korvaajaksi niistä ei ole.
• Kokoukset: esityslista, kannanotot, pöytäkirja ja jatkotoimet pysyvät samassa paikassa.
• Tehtävät ja hankkeet: korjaukset ja muut hankkeet jaetaan tehtäviin, joilla on vastuuhenkilö ja määräaika.
• Asiakirjat: pöytäkirjat, tilinpäätökset ja sopimukset löytyvät arkistosta. Lisäksi saatavilla on esimerkiksi isännöitsijäntodistus ja vastuunjakotaulukko.

Kaikki ominaisuudet on koottu ominaisuussivulle. Kaikkea ei tarvitse ottaa käyttöön kerralla. Valitkaa ne osat, jotka vastaavat hallituksen tämänhetkistä tarvetta.

Korvaako hallinto-ohjelma isännöitsijän?

Ei korvaa. Hallinto-ohjelma on työkalu. Isännöinti on ammattilaisen tekemää työtä ja asiantuntemusta. Ohjelma järjestää tietoa ja yhteistä työtä, mutta ei tee päätöksiä taloyhtiön puolesta eikä hoida isännöitsijän lakisääteisiä tehtäviä.

Itseisännöidyn taloyhtiön tarpeet

Kun hallitus hoitaa isännöinnin itse, tehtävät on jaettava selvästi. Yhteinen ohjelmisto kokoaa sovitut asiat ja näyttää niiden etenemisen. Jatkuvuus on tässä mallissa tärkeää, koska ei ole ammattilaista, joka muistaisi aiemmat vaiheet. Riskeistä ja niiden hallinnasta kerromme artikkelissa itseisännöinnin riskit.

Ammatti-isännöidyn taloyhtiön tarpeet

Ammatti-isännöidyssäkin yhtiössä hallitus tekee omaa työtään: valmistelee kokouksia, seuraa hankkeita ja arvioi taloutta. Ohjelmisto tukee tätä työtä eikä muuta hallituksen ja isännöitsijän työnjakoa. Siitä sovitaan edelleen yhtiön ja isännöitsijän kesken.

Miten ohjelma otetaan osaksi hallituksen arkea?

Aloittakaa siitä, mikä toistuu ja vie aikaa. Kokousten valmistelu, tehtävien seuranta ja talouden tarkastelu ovat hyviä lähtökohtia. Erottakaa heti helpotusta kaipaavat asiat pidemmän aikavälin kehityskohteista.

1. Tunnistakaa tarve. Valitkaa muutama toistuva tehtävä, jota haluatte selkeyttää.
2. Sopikaa yhteinen tapa. Kuka kirjaa asiat, kuka seuraa niitä ja milloin hallitus palaa niihin?
3. Ottakaa käyttöön rajatusti. Aloittakaa valituista tehtävistä ja laajentakaa sen jälkeen.
4. Arvioikaa kokemus. Löytyivätkö asiat ja tiesivätkö jäsenet seuraavan tehtävän? Muokatkaa käytäntöä tarpeen mukaan.

Käyttöönotto-oppaassa näet, miten ensimmäinen ilta etenee. Hausmanissa tekoäly lukee vanhat asiakirjat ja kokoaa niistä tiedot hallituksen tarkistettaviksi, joten aloitus ei vaadi käsin syöttämistä. Lue lisää tekoälyn toiminnasta.

Mitä Hausmanin työkaluihin kuuluu?

Hausman on pilvipohjainen hallinto-ohjelma taloyhtiön hallitukselle. Se sopii sekä itseisännöidylle että ammatti-isännöidylle taloyhtiölle. Palveluun kuuluvat budjetti ja PTS, vuosikello, tehtävät, hallituksen sähköpostikokous, dokumenttiarkisto ja isännöitsijäntodistus. Tiedot säilytetään Suomessa, ja tietoturvasta kerrotaan avoimesti. Hausman ei ole isännöinti-, kirjanpito- tai kiinteistöhuoltopalvelu.

Jos hallituksen haaste on talouden seuranta, aloittakaa budjetista. Jos kokousten valmistelu tuntuu hajanaiselta, aloittakaa kokouksista. Hinnat ja kokeiluehdot löytyvät hinnoittelusivulta.

Usein kysyttyä

Mitä hallinto-ohjelma tekee käytännössä?

Se tarjoaa digitaalisen työtilan hallituksen tehtäville ja tiedoille. Sillä valmistellaan kokousasioita, seurataan taloutta ja jäsennetään hankkeita. Päätökset tekee hallitus.

Sopiiko ohjelma sekä itseisännöityyn että ammatti-isännöityyn yhtiöön?

Sopii. Itseisännöinnissä se on hallituksen työtila. Ammatti-isännöinnissä se tukee hallituksen omaa työtä ja yhteistyötä isännöitsijän kanssa.

Voiko hallitus hoitaa isännöinnin itse ohjelman avulla?

Ohjelma auttaa järjestämään työn, mutta ei tuo osaamista eikä aikaa. Arvioikaa, riittääkö jäsenten aika valmisteluun ja seurantaan. Kirjanpito ja isot hankkeet kannattaa usein ostaa ammattilaiselta.

Miten ohjelma käsittelee henkilötietoja?

Tiedot löytyvät tietosuojaselosteesta. Taloyhtiön kannattaa tallentaa vain tarpeelliset henkilötiedot ja rajata näkyvyys tehtävän mukaan.

Mitä kannattaa selvittää ennen käyttöönottoa?

Listatkaa tärkeimmät tarpeet ja ihmiset, jotka niitä hoitavat. Sopikaa, kuka ylläpitää tietoja ja miten hallitus palaa keskeneräisiin asioihin. Arvioikaa myös, miten palvelu sopii nykyiseen isännöintimalliin.

Valitkaa ensimmäinen askel

Kysykää hallitukselta, mikä arjessa kaipaa eniten selkeyttä juuri nyt. Kirjatkaa vastaus ylös ja arvioikaa sen jälkeen, tukeeko hallinto-ohjelma tätä tarvetta. Yksi selkeä lähtökohta riittää. Katso myös, miten hallinto-ohjelmisto selkeyttää hallituksen arkea.