Taloyhtiön hallinto-ohjelmisto selkeyttää hallituksen arkea

Mitä taloyhtiön hallinto-ohjelmisto on?

Hallituksen työssä tieto on usein monessa paikassa. Kokousmuistio on sähköpostissa, budjetin luvut omassa tiedostossaan ja remontin tilanne keskusteluketjussa. Kun hallinnon tehtäviä hoidetaan muun arjen lomassa, kokonaiskuvan kokoaminen vie aikaa, ja uuden jäsenen on vaikea hahmottaa, mitä on jo sovittu.

Taloyhtiön hallinto-ohjelmisto on digitaalinen palvelu, joka kokoaa hallinnon tiedot ja työkalut yhteiseen paikkaan ja auttaa hallitusta pitämään työnsä järjestyksessä.

Ohjelmisto ei tee päätöksiä hallituksen puolesta. Se tekee näkyväksi, missä vaiheessa asiat ovat, kuka niitä hoitaa ja mihin aiempi päätös perustui. Taloyhtiön hallinnon perusteista voit lukea lisää esimerkiksi Wikipedian asunto-osakeyhtiöartikkelista.

Mihin hallituksen arjen ongelmiin ohjelmisto vastaa?

Tyypillinen ongelma ei ole tiedon puute. Tieto ei vain löydy oikealla hetkellä. Kuvitellaan hallituksen jäsen, joka työpäivän jälkeen huomaa viestin tulevasta kokouksesta. Hän etsii viimeisimmän muistion, selvittää, mitä korjaushankkeesta sovittiin, ja yrittää päätellä, kuka kokoaa aineiston seuraavaan kokoukseen. Jos asiakirjat ja tehtävien tilanne löytyvät yhdestä paikasta, vanhojen viestien penkomiseen ei kulu iltaa.

Yhteinen työtila tuo hallintotyöhön jatkuvuutta:

• Tieto ei jää yhden jäsenen sähköpostiin tai muistiin.
• Aiemmin sovittuun on helppo palata.
• Uusi jäsen näkee, mitä on tehty ja mitä on vielä kesken.

Jatkuvuus korostuu hallituksen vaihtuessa. Aiheesta kerromme tarkemmin artikkelissa taloyhtiön tiedot yhteen paikkaan.

Miten hallinnon työkalut tukevat toisiaan?

Työkalut ovat hyödyllisimmillään, kun ne katsovat samaa kokonaisuutta eri suunnista. Kokous nostaa esiin päätettävän asian, tehtävälista pitää sovitut jatkotoimet näkyvillä ja budjetti kertoo, mitä asia maksaa. Kun nämä ovat samassa palvelussa, hallitus ei käsittele jokaista asiaa irrallisena.

Kokoukset, tehtävät ja päätökset

Hallituksen sähköpostikokouksessa jokaisella esityslistan asialla on oma ehdotuksensa, kannanotot ja keskustelunsa. Kun puheenjohtaja päättää kokouksen, pöytäkirja syntyy käsitellyistä asioista. Sovitut jatkotoimet voi viedä tehtäviin, joissa on vastuuhenkilö ja määräaika. Näin päätöksestä päästään seuraavaan askeleeseen ilman, että kukaan muistaa asian vain päänsä sisällä.

Talous ja korjaukset

Budjetti ja pitkän tähtäimen suunnitelma (PTS) tuovat taloudellisen näkökulman samaan työtilaan kuin kokoukset. Hallitus näkee, miten tulevat korjaukset vaikuttavat vastikkeeseen ja lainojen hoitoon. Budjetin seuranta tukee hallituksen omaa tilannekuvaa, mutta se ei korvaa kirjanpitoa. Tilinpäätöksen lukemiseen löydät apua tarkistuslistasta.

Asiakirjat ja vuosikello

Pöytäkirjat, yhtiöjärjestys, tilinpäätökset ja sopimukset kuuluvat samaan arkistoon, josta ne löytyvät hakemalla. Hallituksen vuosikello muistuttaa vuoden kiintopisteistä, kuten tilinpäätöksestä ja yhtiökokouksesta. Lisäksi ohjelmisto voi koota esimerkiksi isännöitsijäntodistuksen ja vastuunjakotaulukon valmiiksi.

Sopiiko ohjelmisto itseisännöintiin ja ammatti-isännöinnin rinnalle?

Kyllä, molempiin. Tarpeet ovat kuitenkin erilaiset.

Itseisännöinnin vaatimuksista ja riskeistä kerromme artikkelissa itseisännöinnin riskit. Lue myös, miten Hausman toimii ilman isännöitsijää.

Näin otat ohjelmiston käyttöön ilman suurta muutosta

Uuden palvelun ei tarvitse muuttaa kaikkia toimintatapoja kerralla. Hyvä alku on ratkaista yksi näkyvä ongelma.

1. Valitkaa tarve. Mikä hallituksen arjessa aiheuttaa eniten epäselvyyttä: kokousten valmistelu, tehtävien seuranta vai asiakirjojen löytäminen?
2. Sopikaa käyttäjät ja vastuut. Kuka kirjaa tehtävät, kuka ylläpitää asiakirjoja ja miten etenemisestä kerrotaan muille?
3. Siirtäkää olennaiset tiedot. Aloittakaa asiakirjoista, joita tarvitsette nykyisessä työssä. Hausmanissa tekoäly lukee vanhat paperit ja ehdottaa niistä tiedot hallituksen tarkistettaviksi.
4. Arvioikaa kokemus. Löytyikö tieto silloin, kun sitä tarvittiin? Muuttakaa käytäntöä, jos ei.

Henkilötietoja kannattaa tallentaa vain sen verran kuin tehtävä edellyttää, ja käyttöoikeudet on hyvä käydä läpi aina hallituksen vaihtuessa.

Usein kysyttyä

Onko hallinto-ohjelmisto sama asia kuin isännöintipalvelu?

Ei. Ohjelmisto on työväline tietojen ja tehtävien järjestämiseen. Isännöintipalvelu on ammattilaisen tekemää työtä. Ohjelmisto tukee hallitusta, mutta ei hoida isännöitsijän tehtäviä.

Sopiiko ohjelmisto pienelle taloyhtiölle?

Sopii, jos hallitus tarvitsee yhteistä paikkaa tiedoille ja tehtäville. Pienessäkin yhtiössä hallituksen jäsenet vaihtuvat, ja tieto katoaa helposti. Käyttöön voi ottaa vain ne osat, joita tarvitsette. Hinnat näet hinnoittelusivulta.

Mitä tapahtuu tiedoille hallituksen vaihtuessa?

Tiedot pysyvät taloyhtiön tilillä. Uusi jäsen kutsutaan mukaan, ja poistuvan jäsenen käyttöoikeus päätetään. Kuka päivittää mitäkin kannattaa silti sopia etukäteen.

Voiko ohjelmisto korvata kirjanpidon?

Ei voi. Budjetin seuranta auttaa hallitusta ymmärtämään talouden tilanteen, mutta kirjanpito tehdään omassa järjestelmässään.

Aloita yhdestä muutoksesta

Kysykää seuraavassa hallituksen kokouksessa, mikä yhteisessä työssä on tällä hetkellä sekavinta. Valitkaa siihen yksi yhteinen toimintatapa ja kokeilkaa sitä kuukausi. Hausmanin voi ottaa käyttöön yhden illan aikana, katso käyttöönotto-ohje. Kokeilu on 14 päivää maksuton, eikä se vaadi luottokorttia.